采购过程与采购合同管理

回忆：采购程序

采购程序是指从提出和接受材料请购单起至到货验收与核付货款止

的一系列采购业务活动。

采购程序包括如下流程：申购人提出申请f部门主管或部长审核、签

批一大额向财务提出用款申请和采购清单一会计主审、查询库存一财务主

管或部长审核、签批一总经理（或财务副总）同意一签订采购供货协议一

采购人领取支票汇票f实行采购、运送到库f有关方会同物料质量检查一

不合格办理退货或索赔；合格办理入库手续、搬运堆码。

以上是大额采购的程序，对于小额或易耗品采购，一般不需要这样繁

琐的程序，一般申购人提出申请送交部门主管或部长审核、签批后，就可

以直送采购部主办询价或比价，进行采购活动。

一、要购

要购就是需要购置。

I、采购需求分析

在采购的初始阶段进行需求分析，确定采购需求。老式措施是采购部门搜集的采购需求计划表和

请购单，然后进行分类整顿。还可以使用需求分析法，根据历史数据和生产计划找出其中的规律，根据

需求规律预测客户未来的需求品种和数量，作为采购计划的根据。

2、编制采购计划

根据需求分析先要确定采购量及采购规格。采购规格可以根据行业或国家的原则来确认。采购计

划是企业进行采购的基本根据，企业要根据采购需求、资金状况等来编制采购计划，并严格执行计划。

采购计划可以控制盲目采购，做好现金流量图的一种有效措施。

3、提出采购需求

(1)、规格、图样和采购文献。这些东西可以精确地对所采购的产品做出规定，同步让供应商能

精确理解采购方所做出的产品的有关规定。

(2)、对采购产品的规定。精确规定产品的类别、形式和等级，建立产品检查的流程和规范，选

定质量体系原则(IS09000.Qs9000、as9000)

QS9000是“QS9000质量体系规定”的简称，它是由美国三大，汽车企业克来斯勒、福特和通用于

1994年8月制定的对其供方的原则质量规定。QS900是以IS09001为基础，增长了汽车行业的特殊规定。

ISO是一种国际原则化组织,其组员由来自世界上100多个国家的国标化团体构成,代表中国参与

ISO的国家机构是中国国家技术监督局(CSBTS)。原则的内容波及广泛，从基础的紧固件、轴承多种原材

料到半成品和成品，其技术领域波及信息技术、交通运送、农业、保健和环境等。

(3)、明确重要控制环节。对规格、图样和采购文献的编制、审批、发放的环节。

(4)、提出完整的采购文献。合格的采购协议、图样、原则、样品和技术协议书等。

二、定购

指供应商调查、选择供应商、进行采购谈判，签订采购协议，并进行采购订单的管理。定购过程要

监督供应商与否按照合约暗示供货，对供应商的延期供货要及时催货，对供应商的质量问题要及时提出

和处理，以防止给生产导致重大影响。

1、供应商的调查：初步供应商调查一一资源市场调查一一深入供应商调查

2、供应商选择：

(1)、是分包还是总包。

总包一一把整个任务交给一种供应商。

分包一一把任务提成几种部分，分别交给不一样的供应商，由采购方进行协调。

(2)、付款方式。

固定价格、一次付款一一采购方会规定供应商必须在预定的时间内完毕工作，同步以固定的价格

一次性付款。

长处：①采购方确切地理解供应商的财务状况。

②由于供应商承担了所有风险，因此工作完毕之后没有结算的必要。

③具有严格的竣工H期。

缺陷：①采购方假如不熟悉供应商的成木分析，就会出现采购价格偏高的状况。

②需要足够的实践准备购货订单阐明书，并进行正式招投标程序。

③事先不能估计那一种是理想的供应商。

采用成本赔偿法一一将要完毕的工作特性和范围是实现不能确定的，采购方规定采用事先确定的

单位时间内的费率来计算酬劳，或预先安排的比例来冲消管理费。

长处：①采购方理解整个工作的成本构成。

②采购方可以事先理解供应商，自由地选择供应商。

映陷：①没有事先确定的固定价格,采购方对财务成果不能肖.定。

②由于供应商是按工时计价.因此他就没有加紧工作的动力，由丁•厌恶还可以向采购方收取费用。

③完毕日期无法确定。

用于某些非重要的产品采购以及需要维修保养的活动。

（3）、实行招投标采购或询价采购等采购方式。招投标采购，按照招投标的原则程序执行。询价采购

在供应商中挑选3〜5家，收到报价单后，组织专家评估及分析，选择一种最适合本企业的供应商并与

之谈判。

3、签订采购协议

不一样的行业，协议的内容、条件及附加条款有所不一样。

协议具有法律效力，协议上规定签约者应履行和应获得的权利和义务（不能列入与法律相抵触的条

软），受到国家法律的承认、维护和监督，违反时要受到法律的制裁。因此，签订协议既是一种经济活

动，同步也是一种法律行为，经济协议制是管理经济的一种有效的经济措施，也是一种根据法律办事的

法律措施。

签约双方之间到达的一致意见的各项条款构成经济协议的内容。经济协议的内容一般包括：协议的

标的，标的数量和质量，价款和酬金，履行的地点、期限和方式，违约责任，协议附则与签订等。因此,

零售企业采购协议的条款，应当在力争详细明确，便于执行，防止不必要纠纷的前提下，具有如下重要

条款：

（1）、交货价格和条件

采购方乐意采用固定的价格，这个固定价格是通过采购方和供应商谈判到达的，是双方都可以接受

的。对协议运作过程中也许出现的多种风险在协议里要有明确的规定.

固定价格加奖励：供货及时、质量优良，用奖金的形式奖励。

成本加利润

成本赔偿协议：以设备或人匚的固定计时.匚资为根据。

价风格整协议。

（2）商品的品种、规格和数量

商品的品种应详细，防止使用琮合品名：商品的规格应详细规定颜色、式样、尺码和牌号等：商品

的数量多少应按国家统一的计量单位标出；必要时可附上商品品和I现格、数量明细表。

（3）商品的质量和包装

协议中应规定商品所应符合的质量原则，注明是国家或部颁原则：无国家和部颁原则的应由双方协

商或凭样订（交）货：对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其原则；对实行保换、保修、保退措施

的商品，应写明详细条款：对商品包装的措施，使用的包装材料，包装式样、规格、体积，重量、标志、

及包装物的处理等，均应有详细规定。

（4）商品的价格和结算方式

协议中对商品的价格要作详细的规定，规定作价的措施和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣

价措施：规定结算方式和结算程序，

（5）交货期限、地点和发送方式。

交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际状况、商品特点和交通运送条件等确定。

同步，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。

（6）、付款条件

以供应商履行协议的状况为基础。例如：当工作完毕25%时，付总货款的20%。而最终的

的货款在可定设施可以正常运转的状况下，供应商的工作完全满足采购方的需求后财进行支付。

以银行担保的方式抵补。有助于供应商履行承诺。

（7）、罚款条款和保证条件

协议中规定供应商提供的货品必须满足三个方面的规定：

1、产品的质量优良，和协议中的规定以致，可以使用。

2、产品必须是全新的，无缺陷，产品的制造必须使用合适的原材料和良好的技术和管理。

3、产品要满足供应商所在国的法律法规，产品的使用不会对人员、财产和环境导致任何的影响和

损失。

产品的保质期12个月，规定开始生效时间--是货品投入使用的H期，获交货期。还要保证维修和

梃供备用件。

假如没有到达协议中的规定，苜先考虑纠正措施，不齐作用的时侯采用罚款措施，规定供应商赔偿

采购方的成本损失。或者退货。

(8)违约责任

签约•方不履行协议，必将影响另方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受

的损失。在签订协议步，应明确规定，供应者有如下三种状况时应付违约金或赔偿金；

1.不按协议规定的商品数量、品种、规格供应商品。

2.不按协议中所规定商品质量原则交货：

3.逾期发送商品。购置者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。

(9)协议的变更和解除的条件

协议中应规定，在什么状况下可变更或解除协议，什么状况下不可变更或解除协议，通过什么手续

来变更或解除协议等。

此外，采购协议应视实际状况,增长若干详细的补充规定，使签；I的协议更切实际，行之有效。

4、其他协议

包括保险和安全规则，权利和义务的转移，向第三方转包，交货条件等。

(4)、定购和发出订单

采购协议就是购货订单。

采购订单分两种：一种按照老式采购方式，发放采购订单。另一种企业假如使用ERP或MRP系统

会根据产量、库存量确定一种需要量，制定物料需求计划，提出什么忖候定什么货，订多少。

订货单上要有：订单编号、产品简要阐明、单价、需求数量、交货时间、交货地址等。

(5)、采购完毕

<1>、供应商跟踪管理

供货过程中，对供应商跟踪管理很重要。实际执行过程中还是会出现质量不合格、交货不及时、数

量差错等问题，这些问题供应商不会重视，因此采购部门要采用对应的措施。对过程中的问题要积极的

向供应商提出，采用补货、退货、扣款等对应措施。

跟踪和催货的措施有：

订单跟催一安订单预定的日期提前一段时间进行跟催。有联单法，安日期拍理好•，提前一定的时间跟催;

记录法，奖订单记录成报表；跟催箱，30格的箱子，安日期次序排放，每天跟踪对应的订单。

定期跟催一固定期间内，奖跟催的订单整顿好，打印呈报表跟催。

物料要是落后于进度，采购人员虽然采用措施：与供应商联络，得到确定的进货时间，告知物料

控制人员，告知精确的供货时间；与技术人员和无聊控制人员商议，找替代品；变化生产计划。

重要供应商常常出现问题，则要考察供应商的生产状况，甚至重新审核供应商。

《2》、进货验收

收获时必须进行验收。

设备验收：装运之前的供应商的生产现场进行的验收测试：交货后在采购方的安装现场的验收测

试：设备第一次投入运行之前的验收测试。

产品验收：免检一某种物料的质量长期幼稚稳定。全检一交错很高和关键的物料：抽检一前提是

生产过程稳定，从整批产品中随即抽取的某些样本，根据膜本的状况来判断整批产品的质量状况。

需要合格的检查人员，合适的检查工具。（检查文献一重要一句，包括物料的名称、规格、型号、

计量单位、抽样方案等；若通过IS09000的认证，所有原材料的检查汇报嗾使质量记录。）

付款并结清票据。付款是供应商关怀的问题。是财务部门的工作，采购部门也要协助。结算和支

付工具是票据，包括汇票、本票和支票，以汇票为祝。支付的方式有：汇付、托收和信用证。付款方式

有：预付、活到付款和月结30天笔。

第二节采购表格

一、请购单

产品名称生产数量生产bl期

材料原则库存本批采请购同意

字号规格备注

名称用量数量购数量数年nu.

2、订购单

厂商名称厂商编号

一商地址电话/传真

品名交货数量及口

序号料号单位数量单价金额

规格叫

仟佰拾万仟佰拾

合计

元角分

交货方式交货地点

采购部门要协助使用部门进行物料需求预测。使用部门应及时、精确尽早提供需求预测，尽量少采

用某些紧急订单和特殊订单。

订购单要对采购的产品有精确的描述，此外还包括交易的条款，如交货期、质量、不良品处理、以

及其他有关人员的签名等。

在交给供应商之前，采购部门要进行最终的审核。

3.其他辅助性单据

上旬中旬下旬

品名规合用产库存订购

料号生产生产生产单

格品用量用量用量量量

单号单号号

包括：采购计划表、进料验收单，外协加工成本核算。

第三节采购的监管与控制

控制好企业的采购环节是实现企业经营计划目的的重要手段，也可以说，控制好企业的采购环节就

等于控制住了企业生产的起点和源头。采购活动是一项很重要的工作，做得好与坏影响企业各项工作的

正常进行，因此有必要对采购的全过程进行监督和控制，以此来减少采购风险。

一、采购监控的内容

目的：保证明现采购的目的和完毕采购计划。

根据：采购计划。在采购过程中，实际工作和采购计划往往会出现偏差。

内容：采购人员的控制、采购流程的控制、采购资金的控制、采购信息的搜集与使用以及采购绩效的考

核。

1、采购人员的控制

采购人员必须具有与工作复杂性相适应的素质和能力，要通过专业化的工作和能力培训到达甚至超

过与企业和市场规定相适应的水平,

作为现代企业来讲，好的采购人员应当具有品德、知识、能力三个方面的素质。

(1)＞品德方面

正直、不贪婪，具有道德素养

职场论坛上有一篇贴子，写的是老板在招聘员工时使出的种种试金石”，其目的是测试员工在

专业技能之外的职业操守，其中排在第一位的便是采购。

根据网友的交流内容，腐败大多出习前采购与销售环节，几乎所有在大企业里做营销和采购的人都对拿

回扣的行为见怪不怪。商业界时不时上演经理人因个人职业发展而离职的乔段，采购部门走马灯似的换

将，美国国会颁布的《反海外腐败法》也没法保证美国企业的中国业务部门独善其身。为此，某些企业

甚至还列出了某些土规矩，例如把业务人员薪酬收入的百分之多少当作职业道德保证金暂扣，无违规行

为年终统一发放。由此可见，职业道德已成为企业考核员工的重要原则。

在采购经理所有的必备素质中，很高的道德素养是被排在第一位的。某些在行业中做得顶尖的采购经理

大多具有很高的道德素养以及严谨的工作态度。这包括：保持对企业的忠诚；不带个人偏见，在考虑所

有原因的基础上，从提供最佳价值的供应商处采购；坚持以诚信作为工作和行为的基础；规避一切也许

危害商业交易的供应商，以及其他与自己有生意来往的对象；拒绝接受供应商的赠礼；不停努力提高自

己在方式措施、材料、和影响采购工作的作业流程上的知识；在交易中采用和坚持良好的商业准则等。)

具有敬业精神

虚心、诚心、耐心。

(2)、知识方面：

采购管理专业知识(实际采购技术能力。采购人员应当是精通采购技术的专家。采购人员应当掌握

一定的采购原理，在实际工作中纯熟运用多种的采购方式和程序。尤其是编制采购计划和制作招标文献，

组织评标或主持采购谈判的技术。

市场分析与判断能力。采购人员应当具有对市场调查、分析和判断的能力，可以及时掌握国际、国

内市场的变化的特性及发展趋势。采购人员明确政府采购的需求定位，广泛搜集市场变化信息，研究和

分析产品价格的变动趋向，善于进疔采购价格和采购成本的核算，对多种不一样产品成本进行科学的估

算，以实现采购的物有所值。

缔约与履约验收的能力。采购人员可以制作协议文本，充足理解协议条款的含义，明确双方的权利

和义务。在协议履行过程中懂得全面合适履行协议，僮得行使协议履行的抗辩权。及时理解采购的货品、

工程、服务的履约状况，掌握商品质量与技术监督方面的知识和技能。

采购管理能力。采购管理是对整个采购过程的组织、协调、监督与控制的过程，它贯穿于整个采购

过程之中。采购人员应当懂得政府采购的管理知识与技术，具有采购过程管理能力。）

财务管理知识、有关法律、掌握特定语言、信息系统、采购物品有关知识。

（3）、能力方面

价值分析能力（一位著名的采购专家提出，一次优秀的采购并不是只强调物品的成本，假如花50

美分买的笔用两天就坏，那倒不如买5美元一支但可以用上好几种月的笔，采购人员最重要的是要学到

关注采购行为的总成本，而不是某个商品的价格。

看似简朴的道理实行起来却并不轻易。要买到真正物美价廉还适合的商品，除了规定采购经理的谈

判水平外，对于其眼光、对商品成本构成的理解以及采购方略都提出了不低的规定。目前，不管是松下、

通用汽车等老牌企业，还是戴尔、惠普等新兴企业，都打造了强大的采购部门和完善精密的采购制度，

目的就是把采购部门也打导致一种利润中心。）、

逻辑思维能力、决策能力、预测能力、个人能力、灵活性与敏捷性、

团体精神（有一则寓言以地狱和天堂的比方来阐明了协作的重要性。

有人和上帝谈论天堂和地狱的词题，上帝决定分别带他到这两个地方看看。他们先去看地狱。这是

一种房间，屋里有一群人围着一大铜肉汤，每个人看起来都营养不良，饥饿又绝望。他们每个人均有一

只可以够到锅子的汤匙，但汤匙的柄足足有两米长，自己没法把汤送到嘴来。他们看上去那么悲苦。上

帝接着让这个人去看了天堂，同样的房间，同样的一锅汤，同样的长柄汤匙，也有一群人，可是他们看

起来精神焕发，大家都在快乐的唱着歌。“为何会这样？”这个人不解地问。上帝微笑着回答：“其实

很简朴，天堂里的人会用自己的汤匙喂给他人，而地狱里的人不会这样做。”

互相协作是衡量团体精神的重要指标之一，也是在供应徒致胜时代企业立足市场争取优势地位的不

二法门。实践证明，采购人员要在次行采购中最大程度的节省成本，不仅要考虑到价格原因，还要理解

供应链各个环节的操作，明确采购在各个环节中的不一样特点、作用及意义。）、

沟通与交流的技巧、

市场把握能力及供应商关系处理。（从几种著名企业的案例中我们可以看出采购人员为了减少成本

所做的努力及使用的技巧。

福特汽车的采购经理把开发新供应商当成自己每年的常规工作。每次招标都规定有新面孔出现，重

要商品、材料的供货商至少有3家，并且每年应至少再发展一家。这样做是为了营造供应商之间的竞争

局面，保证供货质量和减少成本。

与沃尔玛打交道的供货商大多对活尔玛又爱又恨。爱的是商品进了活尔玛一定好销，恨的是活尔玛

的采购人员通过先进的信息系统对供货商的成本了如指掌，他们的利润率被压在一种较低的水平上。因

此，理解了供货商的成本构成才能问他们要利润，这是谈判时的重要武器。

全球微波炉冠军格兰仕企业非常重视与供货商的共赢关系，其采购人员在供应商中以最不乐意与供

货商“搞关系”闻名。不仅如此，物资部门的人员还与供应商一起探讨减少零部件成本的措施，朝着更

高品质、更低成本的目的共同努力，与供货商的共赢关系有助于提高企业利润。

和记黄埔建有采购成本数据库，包括众多厂商同类产品的市场价、成本构成等，由审计专家进行维

护。所有的采购都通过招标进行，和记黄埔规定：所有采购都要通过招标进行。3000元以上的采购必须

有3家以上的竞标，5000元以上的采购必须有5家以上，招标比价后来，采购员可以初步定价，由审计

专审计通过。招标比价使成本控制有章可循。此外，如今采购经理中比较流行的另一种技巧是，规定投

标方在投标书上列出单项成本，而不只是一种总价，以以便他们看出其中的水分。）

采购人员岗位规定:

职位描述：负责准备、制定和发出采购订单。罪囚最低采购总成本，在价值最大化的同步，识别和

发展合格的供应商。假如发生供应中断要恰当的加以协调。管理所有产品和服务的采购，与2〜50个供

应商保持联络。处理多种不确定的任务，保证谈判成功。一般规定是工商管理专业大专以上学历，良好

的沟通技巧、分析能力。

案例一：在委置业，商品进店环节上的采购是腐败的多发地带，儿乎令所有企业都头痛不已。如在

之前推行“单店作战”放权模式的家乐福，由于从口底课长、处长、店长等环节都不一样程度拥有订货等

权力，出现了大大小小的蛀虫。而其他企业的采购"大贪”也时有出现。

不过在沃尔玛,采购员是谈"腐"色变。在沃尔玛总部的资产保护部内设有一种专门的调查小组，如

"秘密特工”一般调查企业内部采购等环节的腐败。

“秘密特工"：一只无形的手

在沃尔玛，采购人员均有一种共同的意识是“不要使自己处在被怀疑的边缘”。

一位沃尔玛原采购高层告诉记者，在新员工入职的时候，企业就开始给员工制造一种紧张的气氛。

如企业会告诉你在总部资产保护部有一种专门调查腐败的小组，有诸多“秘密特工”，平时在企业是不露

面的，谁都不懂得是哪些人，不过他们也许正监视着你。

这就出现“此处无形胜有形”的效果，在诸多企业，采购人员与客户吃饭是很平常的事，不过在沃尔

玛员工都会自动防止在企业外与他逾接触。

如上述原沃尔玛采购高层就碰到过一次尴尬的事。有一次，他请沃尔玛在职的一种高级采购经理吃

饭，同步他也请了一位供应商朋友，不过与沃尔玛并没有业务往来。成果这位采购经理得知对方是供应

商身份后，中途就找个借口匆匆离开了，由于柏引起"秘密特口的怀疑。

据记者理解，“秘密特工”会采用多种手段监控采购人员。他们会冒充沃尔玛的采购员去向供应商买

东西，然后对比采购人员谈的价格，看与否存在回扣的空间。他们还会直接向供应商问询，采购人员有

无拿回扣，几乎所有的采购员都会被这样调查。此外尚有阶段性的跟踪。如在采购人员下班后，也许会

艰踪一段时间，理解你私下有无与供应商接触等。他们会调查采购人员与供应商的关系。

此外，沃尔玛还会动用特殊手段，如通迅设备监控。听说沃尔玛有在公安局申请立案，员工的通话

可以被监听。

一旦发现内部腐败行为，"秘密特工"就会去调查，情节严重的移交公安。据上述原沃尔玛采购高层

透露，有一次，沃尔玛工程部•种员工被发既有收受供应商贿赂的行为，“秘密特工”就让供应商协助调

查，条件是假如供应商协助就减轻惩罚，否则加重。听说当时他们设了一种局让受贿的员工"现形"，供

应商拿了钱与那个采购人员接头，“秘密特工”就藏在隐秘处，就在他门交易的时候当场抓住该员工。

"'秘密特工’组织如同一只无形的手，给采购人员导致巨大的心理压力，这是监控腐败的高境界。”

一位业内人士如是评价。

与供应商签订反腐协议：从外部制约

除了“秘密特工”组织外，沃尔玛还通过向合作伙伴一一供应商们宣传企业的廉洁政策，从外部来制

约腐败行为的发生。

最关键的是，沃尔玛会与供应商签订反腐协议，采购人员也要签字。其中供应商的条款有：保证不

贿赂企业的员工，包括现金、实物、票证等多种形式的馈赠：假如供应商行贿被企业发现，将自行承担

后果，包括解除叮沃尔玛的合作，以及其他形式的惩罚等；假如有采购人员索贿的话，要向企业汇报等。

实际上，沃尔玛通过这个协议也对供应商的行为进行了规范，并通过解除合作等严重的惩罚作为威

并且在防腐问题上，沃尔玛的原则是“在诚实问题上不能有任何折扣“，对再细小的问题也不会睁一

只眼闭一只眼。如逢年过节，供应商送挂历、文具等小礼品,沃尔玛的员工都一概不能收。有一次在沃

尔玛东莞•家门店，有收银员被发现用的笔是由供应商提供的，成果7个有关系的收银员都被开除了。

尚有就是采购人员到供应商工厂考察，由供应商接送、请吃饭在诸多企业是正常的。不过在沃尔玛,

采购人员去的路费、食宿费均有企业承担。当然，供应商也逐渐适应了这种方式。

各个环节监控：在管理流程上控制腐败

实际上，沃尔玛防腐比较有效的另一种关键原因是，在各个管理流程上不给腐败留下空间。

在供应商样品管理上，每个送达的样品都要贴上标签，包括样品名、送达时间、价值、采购人员等;

在样品看完后，让供应商带走或者交到企业的样品管理处，假如采购人员卜次要看样品就必须填写样品

借记单；样品看完后必须偿还样品管理处，不容许私自动用。而在诸多企业样品管理是相称松散的，虽

然是仓库的货品丢失也不少。

尚有令上述原沃尔玛采购高层印象深刻的是，沃尔玛原则上是不容许用企业电话打长途的，每月防

损部（目前更名为资产保护部）的人就会把每个员工的电话清单拿过来，让你写打给了谁。假如员工忘

了打给了谁，会被规定再打一遍确认。防损部的人员还会根据你提供的清单抽查，看提供的状况与否属

实。"这重要是调查员工有无乱打史话，从而看有无侵占企业资源。”他补充道。

通过“秘密特工”调查小组给员工制造一种紧张的气冗，使员工自动防止处在“瓜III李下、并通过与

供应商签订反腐协议以及严密的内部流程控制来防腐。

2、采购流程控制

采购流程既整个采购过程。对重要的流程进行控制。

如下：采购计划的制定：采购文献的准备：采购文献的基本内容和规定；采购文献的审批：向合格

的供应商提交采购文献：采购协议的审批；采购协议的签订：向供应商提供的采购文献；向供应商反馈

采购物资的质量状况：在供应商处特证采购产品；对供应商提供的产品进行验证：采购文献的保管。

在采购流程的控制中简介两个比较重要的环节。

（1）、采购招标监督

招标是指由招标人发出招标公告和告知，邀请潜在的投标商进行投标，最终由招标人通过对各投

标人所提出的价格、质量、交货期跟和该投标人的技术水平、财务状况等原因进行综合比较，确定其中

最佳的投标人为中标人并与之最终芨订协议的过程。

与招标相对应的一种概念就是投标。投标是指投标人接到招标告知后，根据招标告知的规定填写

招标文献（也成标书），并将其送交给招标人的行为。可见，从狭义上讲，招标与投标是一种过程的两

个方面，分别代表了采购方和供应方的交易行为。

招投标方式：采购的基本措施，也是防止不合法交易的手段。总体来看，目前世界各国和有关国

际组织的有关采购法律，规则都是规定了公开招标、邀请招标、议标等三种招标投标方式。

1、公开招标

公开招标又叫竞争性招标，既由招标人在报刊、电子网络或其他媒体上刊登招标公告，吸引众多企

业单位参与投标竞争，招标人从中择优选择中标单位的招标方式。按照竞争程度，公开招标可分为国际

竞争性招标和国内竞争性招标。

国际竞争性招标一一在世界范围内进行招标，国内外合格的投标商均可投标，讨规定制作完整的英

文标书，在轨迹上通过个中宣传媒介刊登招标公告。

国内竞争性招标一一在国内进行的招标，可用本国语言编写标书，只在国内的媒体上等处广告，公

开发售标书，公开开标。同常用于协议金额较小（世界银行规定，一股50万美元如下）、采购品种比

较分散、分批交货时间较长、劳动密集型、商品成本较低而运费较高者，当地价格明显地区国际市场等

类型的采购。

2、邀请招标

邀请招标也称有限竞争性招标或选择性招标，既由招标单位选择一定数目的企业，向其发出投标邀

请书，邀请它们参与招标竞争。•般选择3〜10家企业参与较为合适，当然要视详细的招标项目的规模

大小而定。山于被邀请参与的招标的竞争者有限，不仅可以节省招标费用，并且提高了每个投标者的中

标机会。然而，由于邀请招标限制了充足的竞争，因此招投标法规一般都规定招标人应尽量采用公开招

标方式。

特点：（1）、邀请投标不合用公开的公告形式。

（2）、接受邀请的单位才是合格投标人。

（3）、投标人的数量有限。

邀请招标与公开招标相比，由于不用刊登招标公告，招标文献只送几家，招标有效期大大缩短，这

对采购那些价格波动较大的商品是非常必要的，可以减少投标风险和减少投标价格。

3、议标

议标又称谈判招标或限制性招标，既通过谈判来确定中标者。中标者是通过谈判产生的，不便于公

众监督，轻易导致非法交易，因此我国机电设备照规定，严禁采用这种方式。他的重要方式有如下几种：

（1）、直接邀请议标方式。选择中标的单位不是通过公开或邀请招标，而由招标人或其代理人直

接邀请某一企业进行单独协商，到达协议后签订采购协议。假如与一家协商不成，可以邀请另一家，指

导协议到达为止。

（2）、比价议标方式。“比价”是兼有邀请招标和协商特点的一种招标方式，一般使用于规模不

大、内容简朴的工程和货品采购。一•般的做法是由招标人讲采购的有关规定送交选定的几家企业，就工

期、造价、质量条件等细节进行协商，从而到达协议，签订协议。

（3）、方案竞赛议标方式。它是选择工程规划设计任务的常用方式。一般公开组织竞赛，也可邀

请经预先选择的规划设计机构参与竞赛。一般的做法是由招标人提出规划设计的基本规定和投资控制数

额，并提供可行性研究汇报或设计任务树、场地平面图、有关场地条件和环境状况的阐明，以及规划、

设计管理部么好农的有关规定等基础资料，参与竞争的大内据此提出自己的规划或设计的初步方啊，论

述方案的长处和长处，并提出该项规划或设计任务的重要人员配置、完毕任务的时间和进度安排、总投

资估算和设计等，•并报送招标人.然后由招标人邀请有关专家构成的评比委员会选出优胜单位、招标

人与优胜者签订协议，而对为选中的参审单位予以一定的赔偿。

对采购招标的筹办管理，包括资格预审、准备招标文献、公布招标通告、发售招标文献等过程，对

投标、开标、评标的管理也是很重要的过程。在此不做讲解。

（2）、物料质量的监督

物料质量的监督是指确定物料质量方针、目的和职责并在物料质量体系中通过诸如质量筹划、质量

控制、质量保证和质量改善使其实行的所有监督管理职能的所有活动.

1、物料质量检查的措施

物料质量检查的措施诸多，一股有感官检查、理化检查和实用性检查三种措施。这些检查措施在实

际工作中，常常按照商品的不一样质量特性进行选择和互相配合使用.

（1）全数检查与抽样检查

全数检查是看待检查产品成批100%检查。

抽样检查按照数理记录原理预先设计的抽样方案，从待检总体（一批产品、一种生产过程等）获

得一种随机样本，对样本中的每个个体逐一进行检查，获得质量特性值的样本记录值，并和对应原则比

按，从而对总体质量作出判断。

（2）、计数检查与计量:检查

计数检查的计数质量数据不能持续取值，如不合格数、癖点数、缺陷数等。

计量你的计量值质量数据可以持续取值，如长度、容枳、重量、浓度、温度、强度等。计量值类型的质

量特性值的记录规律可以用正态分布等持续性随机分布规律来描述。

（3）、感官检查

在一定的条件下，运用人的感觉器官对商品的感官质量特性做出判断的评价和检杳措施。它简便易

行、迅速灵活、成本低，尤其合用于目前还不能用其他检查措施检查E勺商品，某些质量指标和不具有组

织其他检查措施的状况。其波及的商品诸多，如食品、、纺织品、化妆品、家用电器和化工商品等。但

也存在局限性，它受检查人员的生理、健康状况、技能、工作经验及客观环境等原因的影响，检查效果

带有一定的主观性，难以用确切的数据表达其成果。

（4）、理化检查

理化检查法是在•定的环境下,运用多种•起设备和化学试剂来测定和分析商品质量的措施。它重

要用于商品内在质量的检查分析，如对商品成分、构造、物理性质、叱学性质、安全性、生物学性质、

微生物检查、机械性能、卫牛.性以及对环境的污染和破坏性等。它比感官检查客观、精确、技术性强，

能用品体数据定量阐明商品的检查成果。但对检查设备和条件规定严格，刻检查人员的素质规定较高。

（5）、固定检查

固定检查就是集中检查，是指在生产单位内设置固定的检查站，各工作地上的产品加工后来送到

检查站集中检查。

（6）、流动检查

由检查人员直接去工作地检查。

（7）、验收检查

广泛存在于生产全过程，如原材料、外购件、外协件及配套件的进货检查，半成品的入库检查，

产成品的出厂检查等。

（8）、监控检查

也叫过程检查，目的是检定生产过程与否处在受控状态，以防止由于系统性质量原因的出现而导

致的不合格品的大量出现。

2、检查的实行

供货商实际的检查活动可分为三种类型，即进货检查、供需检查和竣工检查。

（1）、进货检查

进货检查是对外购品的质量验证，即对采购的原材料、辅料、外购件及配套件等入库前的接受检

查。进货检查有首件样品检查和成批进货检查两种形式。

（2）、工序检查

工序检查有时称为过程检查或阶段检查。工序检查的目的是在加工过程中防止出现大批不合格

品，防止不合格品流入下道工序。

工序检查•般有首件检查、巡回检查、末件检查三种形式。

①首件检查

所谓首件，是指每个生产版次:刚开始加工的第一种工件，或加工过程中因换人、换料、换班以及

换工装、调整设备等变化工序条件后加工的第一种工件。对于大批量生产，首件往往是指一定数量的样

品。首件检查一般采用“三检制”的措施，即先山操作者自检，再由班组长或质量组员复检，最终由检

查员专检。无论在何种状况下，首件未经检查合格，不得继续加工或作业。检查人员必须对首件的错检、

海检所导致的成果负责。

②巡回检查

巡回检查规定检查人员在生产现场对制造匚序进行巡回质量检查。检查人员应按照检查指导出规

定的检杳频次和数量进行，并做好记录。工序质量控制点应是巡回检杳的重点，检查人员应把检杳成果

标志在工序控制图上。

③末件检查

末件检查重要是指重要靠模具、工装保证质量的零件加工场所。当批量加工完毕后，对最终加工

的一件或几件进行检查验证、末件检查应由检查人员和操作人员共同进行。检查合格后双方应在“末件

检查卡”上签字。

（3）竣工检查

竣工检查又称最终检查，是全面考核半成品或成品质量与否满足设计规范原则的重要手段。竣工

检杳可以是全数检查，也可以是抽样检查，应当视产品特点及工序检杳状况而定。

戴明环（采购质量的流程控制）

戴明环是在国内得到广泛应用的一种管理工作措施，它是由美国卷名的质量管理专家E戴明博士（Dr.

V.E.Deining）提出的。

戴明环的关键思想是PDCA循环，P、D、C、A分别是英文的Plan（计划）、Do（执行）、Check

（检查）、Action（处理）四个单词的第•种字母，PDCA循环认为质量管理工作必须次序通过的四个

阶段：

计划（P）阶段,明确所耍处珥的问题或所要实现的目的,并提由实现目的的措旅或措旅：计划是

科学工作措施的第一步。无论你做什么，首先要制定工作计划，计划可以是周计划、月计划、年计划……

也可以是日计划，也可以针对某项目，某件I：作制定详细的计划。

第一步：分析现实状况，找出存在的质量问题。

第二步：分析原因和影响原因，针对找出的质量问题，分析产生的原因和影响原因。

第三步：找出重要的影响原因。

第四步：制定改善质量的措施，提出行动计划，并估计效果。进行这一步时，要反复考虑并明确回

答如下问题：

1、为何要制定这些措施？（why）

2、制定这些措施要到达的目的是什么？（what）

3、这些措施在何处既哪个工序、哪个环节或哪个部门执行？（where）

4、什么时候执行？（when）

5、由谁执行？（who）

6、用什么措施完毕？（how）

执行（D）阶段，贯彻贯彻上述措施和措施：有了计划就应当根据计划立即行动，光有计划而不付

诸行动，等于空想。

检查（C）阶段，对照计划方突，检查贯彻贯彻的状况和效果，及时发现问题和总结经验；根据计

划行动起来后，就要把行动的成果与计划进行比较，检查成果与计划之间与否有偏差，分析、查找原因。

处理（A）阶段，把成功的经验加以肯定，变成原则，分析失败的原因，吸取教训。查找出原因，

假如是行动偏离计划，就要修正自己的行动，假如是计划偏离了实际，就要修正计划，返回到第一步，

反复上述四个环节，直到你完毕工作，到达预期目的。

PDCA循环既合用于处理企业整体的问题，又合用于处理企业各部门的问题，也合用于处理班组或

个人的问题。它的四个阶段并不是孤立运行的，而是互相联络的，

处理阶段是关键。由于处理阶段就是处理存在问题、总结经验和吸取教训的阶段。该阶段的重点又

在于修订原则，包括技术原则和管理制度。没有原则化和制度化，就不也许使PDCA循环转动向前。

案例一：解密沃尔玛采购流程

Wal-Mart一般采购短年有两次，一次在春季，一次在秋季。Wal-Mart对于产品有很详细的分类，

每类产品均有不一样的Dcpl负责。在每一季采购前，Wal-Mart的Buyer(在美国的)会根据上一季的市

场销售状况以及未来趋势作一种采购计划，例如未来准备销售什么产品，大体数量等等。然后这份采购

计划回提前给每一种有关的供应商，以家俱为例，大概在采购的前一种月，每一种供应商基本上都会收

到这份计划。然后是供应商们根据自己的状况准备样品。

这样一种月后，Wal-Mart会指定一种地点，给每一家供应商指定一种时间段，例如甲9:00-9:30,

乙9:3070:00等等，供应商会提前和上述地方预定场地，例如某个会议室，提前把样品摆出来，有点

像交易会的样子。这时一般时间都:艮紧，要懂得，采购经理一家一家轮着看，转一圈回来本来的地方也

许有换了一家。这个过程一般是初选，供应商的每个产品上均有一份Wal-Mart格式的报价单，假如初

选通过，采购经理的采办会把选中的报价单带走。初选完后一般要过内三天才是复选，那时基本上是需

要供应商和采购经理或者采办而谈,敲定数量、价格、出货方式、交期等等。这样基本上一次搞定六个

月的订单。

Wal-Marl是个很讲究的企业，一般面谈时都会有一种所谓“防损部”的人员陪伴，以防桌面下的交

易。

一般状况下，Wal-Mart是一次把六个月的单子敲定，因此假如春季没有收获的供应商，基本上也就

只能指望秋季了。

Wal-Marl的中标率是很低的，诸多时候准备数百件样品，中标也只有个位数。

Wal-Mart除了这两季采购之外，中间也会有某些采购动作，但相比Wal-Mart每季的采购量而言，

也只能算是下一点毛毛雨了。例如，也许采购经理通过市场调查，发现某种产品在市场很热销，也会临

时针对某种产品采购，这时一般都是采办负责寻找供应商，这种单子一般很急。

Wal-Mart的每一种供应商均有一种零售商的身份识别(VendorID),一般只有这样的供应商才有

资格和Wal-Mart做生意，而获得VendorID是很难的。

VendorID很有用，Wal-Mart有一种私有的卫星使得Wal-Mart在全美的超市都是联网的（不懂得目

前有无全球联网），Wal-Marl有一种专门对供应商开放的网站，上面有美中产品的销售状况，得益于那

颗私有的卫星，网站的数据基本上每天都会更新。而凭借着VendorID,供应商可以看到自己的产品的

销售状况，例如每周的销量、已经销了多少，还剩多少，退货率等等.

诸多时候Wal-Mart的采购量仅仅是保守估计，例如某种产品卖得比很好甚至断货了，这就会产生

所谓“加单”，而加单对于规模不大的供应商也是不好受的。其实这种状况Wal-Marl是给了供应商防

止的措施的，这就要用到前面提到的VendorID了，用VendorID供应商可以进入•种特殊的网站看到

自己的产品的销售状况,Wal-Mart的订单是有分类的,其中有一类叫做“Everyday”的订单,这通过

31-Mari的订单编号方式可以识别，而所谓“Everyday”的订单也就是平常有销售的产品，例如风扇等

等，在网站上供应商可以看到自己的产品每周的销售记录，例如你出了0台的货用了一种月生产，然后

你从网站上懂得Wal-Mart过去四面已经卖了5000台，平均每周1250台，那你大概可以估计未来的12

周你的产品就会卖光了（假设盛熨），还可以假设至少你的产品还可以卖16周，那至少还应当缺5000台，

而你生产5000台要用1周时间，而产品从大陆到Nal-Marl商场大概要6-8周，那你就可以大体确定至

少未来3周Wal-Mart必须给你5000台的单了才对，这时你就需要及时和深圳的采办联络告知这--状况

给Buyer,以防措手不及。

3、采购监控措施

（1）、建立、健全完善的采购规章制度（采购控制程序、采购规范、采购管理措施、采购作业、

采购作业指导、采购作业规定、外办加工管理措施、物料与采购管理系统、进料验收管理措施、采购争

端处理的规定）。

（2）、实行采购原则化作业（建立原则化采购作业流程、明确采购人员的权限范围，建立请示汇

报制度、建立资金使用制度、建立运送进货控制制度）。

（3）、建立采购评价制度（采购人员的评价、采购部门的评价）。

（4）、及时对采购人员进行奖惩。

二、采购协议的概念

采购进货过程是一种环节多、原因多、风险大的作业过程，因此最佳的控制措施就是采用协议控

制。在协议中，有当事人双方各自货任与义务的详细规定，有违反协议的详细处理措施，有各方及单位

负责人的签字和公章，有的共至尚有公证人的签字和公章。因此协议具有法律效应，受法律保护，有最

大的权威性、约束性和可操作性，可以确定约束控制双方的行为、保护双方的利益。因此我们要充足运

用协议这种形式，进行进货管理控制。

补充内容：

协议是一种重要的约束和控制手段，可以减少风险。一方一旦违约，给另一方导致损失，则可以

根据协议条款，向对方获取赔偿。对方假如不乐意赔偿，则可以提交法院进行裁决处理。

A、协议

广义的协议是指一定债权债务的协议；狭义的协议是双方当事人之间为实现某特定目的而确定、变

更、终止双方债权债务关系的协议，

协议的特点：

1、签订协议的双方当事人法律地位平等。

这是协议作为民事法律关系的一种重要特性。当事人法律地位平等，首先，规定主体双方在平等的

基础上充足协商，自愿签订协议。协议的内容要反应当事人的真实意志，而不容许一方当事人强迫对方

与自己签订协议。另一方面，协议当事人无论是法人、组织还是公民，也无论其所有制和从属关系怎样，

在签订协议同步双方的法律地位都是平等的。再次，法律地位平等海规定协议当事人双方平等地享有权

力承担义务。

2、协议是双方当事人之间意思表达一致的成果。

3、签订协议是一种法律行为，协议的内容必须合法，否则协议自始至终无效。

4、协议具有法律约束力，双方必须全面履行协议随规定的各自义务。协议的法律效力重要表目前

两个方面：一是协议一经依法成立，就受到国家法律的保护，当事人必须全面履行；二是对于依法成立

的协议，当事人人和一方均不得私自变更或解除，否则就要承担违约责任。

8、经济协议

经济协议是法人之间为实现一定的经济目的，明确互相的权利义务关系，而签订的书面契约。经济

协议是商品经济发展到一定阶段的衣物，是商品互换关系使用方法律形式的体现。经济协议的签订是在

交易双方自愿互利基础上签订的，一经签订就具有法律效力，并受法举保护。

经济协议的特点：

1、经济协议的主体重要是法人。法人是具有民事权利能力和民事行为能力的，依法独立享有民事

权力和承担民事义务的组织，这里的法人重要指企业法人。

2、经济协议是为实现一定经济目的而签订的协议，因此，经济协议区别于一般的民事协议。经济

协议是有偿协议。

3、经济协议一般都应采用书面形式。

4、经济协议受到国家经济政策的影响。

（一）、采购协议的更要特性

（4）、采购协议的标的物是工业品生产资料。

采购协议中是以工业品生产资料作为标的物的。工业品生产资料包括原料、材料、机器设备、工具

等。这种协议标的的特定性，与物品的概念和范围是一致的。

（二）、采购协议的种类

采购协议根据主体不一样，分为政府采购协议、国有企业采购协设、非国有企业采购协议等。

1、政府采购协议

所谓政府采购，也称公共采购.是指各级政府为了开展平常政府活动或建设公共工程、为公众提供

公共服务的需要，在财政的监督下，以法定的方式、措施和程序，运用国家财政性资金或政府借款，从

市场购置商品、工程及服务的行为,

政府采购协议是招标采购单位(采购人)与中标或成交供应商签订的协议，它与其他协议的最大区

别在于：政府采购采购协议的确定不仅要符合《协议法》的规定，并且还要符合《政府采购法》的规定。

政府采购的意义

(1).实行政府采购是扩大内需、发展经济的重要途径

(2).政府采购制度是财政制度改革的重要构成部分，加强财政支出管理的中心环节

(3).通过建立政府采购制度，政府得到了价廉物美的商品和服务，大幅度节省支出

(4).可以克制腐败、增进廉政建设

2、国有企业采购协议

老式的国有企业采购制度开始暴露出种种弊端。由于缺乏公开监督和公平竞价，某些企业的物资采

购价高出市场平均价数倍，采购量远远超过企业实际需要量。

3、非国有企业采购协议

特殊的采购协议：

4,分期付款的采购协议

在协议签订之后，卖方把标的物转移给买方占有、使用买方按照协议的约定，分期向卖方支付价

软的协议。分期付款采购协议的特殊性在于，买方不是一次性付清所有货款，而是按照约定的期限分期

付款，增长了卖方的风险。此类协议中都要规定：假如买方不能按期支付货款，卖方将享有保留标的物

所有权并规定支付所有货款等权力.

5、凭样品采购的采购协议

什么是样品？是从-•批商品中抽取出来的，用来代表整批商品质量的少许实物。凭样品采购，既

是以样品表达标的物质量，并以样品作为交货根据的采购关系。采购方应当妥善保管样品后来用来对照,

必要时可以进行样品的公证。同步，也可以用语言文字对样品的质量等状况加以阐明。卖方在交货的时

候，采购方用样品来进行比较，如有不•样样，即构成违约行为。

6、试用的采购协议

这种协议是卖方将标的物交给采购方，山买方在一定期期内试用，买方在

试用期内有权选择购置或退回的一种采购协议。试用采购协议是一种附加停止条件的协议，协议法中规

定，卖方有权确定试用期限，在试用期间内，试用人享有购置或拒绝购置的选择权。假如买方在试用期

满后，对与否购苴试用物未做明确表达的，则推定其同意购置，卖方有权祈求支付货款。

7、招标、投标的采购协议

是我国采购市场大力倡导并广泛试用的一种协议形式，他具有公开、公平、公正的特点，可以提高

采购协议的透明度。

（三）、采购协议的内容和形式

内容：

1、开头的重要内容

（1）协议的名称。

（2）协议编号。

（3）采供双方的企业名称，规定在协议中写明其名称和地址，假如是自然人就应

写明其姓名和住所。

（4）签订地点。

（5）签订时间。

2、协议正文的重要内容

（1）货品名称与规格。

（2）货品数量条款

（3）货品质量条款.

（4）价格条款。

（5）运送方式。

（6）支付条款

（7）交货地点。

（8）检查条款.

（9）保险

（10）违约责任

（11）仲裁

（12）不可抗力

3、协议结尾的重要内容

（1）协议份数及生效日期。

（2）签订人的签名。

（3）采供双方的企业公章。

形式：

（1）口头协议形式

口头协议指双方当事人只是通过语言进行意思表达，而不是用文字等书面