某企业企业内部培训档案保管与管理规范

[某企业]企业内部培训档案保管与管理规范第一章总则

第一条为有效预防、及时控制和妥善处理[企业/社会/企业]各类突发事件，提高[企业/社会/企业]应急响应和处置能力，健全应急管理体系，最大程度地减少突发事件及其造成的损害，保障[员工/居民/员工]生命安全、财产安全，维护正常的生产、工作秩序，确保[企业/社会/企业]稳定，根据《中华人民共和国突发事件应对法》、《突发公共卫生事件应急条例》、《国家突发公共事件总体应急预案》、《国家突发公共卫生事件应急预案》、《国家突发公共事件医疗卫生救援应急预案》等法律法规及相关规定，结合[企业/企业/企业]实际，制定本规范。

第二条工作原则

1.统一指挥与快速反应机制。企业成立应急管理领导小组（以下简称领导小组），作为培训档案应急管理的统一指挥机构，全面负责培训档案突发事件（以下简称突发事件）的应对处置工作。建立快速反应机制，确保信息接收、评估、决策、响应等环节高效衔接，实现快速响应、精准处置。

2.分级负责与属地管理。遵循“谁主管、谁负责”和“属地管理”原则，明确领导小组、各部门及具体岗位在培训档案保管与管理中的职责。各部门负责人是本部门培训档案应急工作的“第一责任人”，在领导小组统一指挥下，依法依规履行职责。

3.预防为主与及时控制。坚持预防为主、关口前移，建立健全培训档案风险排查、评估和预警机制。定期开展档案安全检查，强化对珍贵、重要档案的日常监管。加强风险研判，做到早发现、早报告、早研判、早处置，将风险隐患消除在萌芽状态，最大限度减少突发事件造成的损失。

4.系统联动与群防群控。建立跨部门、跨层级的培训档案应急联动体系，明确各环节、各岗位的协调配合机制。充分发挥各部门、各层级在信息共享、资源整合、协同处置中的作用，形成全员参与、群防群控的应急处置工作格局。

5.区分性质与依法处置。在应急处置过程中，严格依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国突发事件应对法》等法律法规及本规范，区分培训档案事件的性质和影响程度。依法保护员工在培训档案管理中的合法权益，做到处置程序规范、处置方式得当、处置结果公正，确保应急处置工作合情、合理、合法。

第三条适用范围

本规范所称突发事件，是指突然发生，造成或者可能造成[员工/社会/企业]人员伤亡、财产损失、秩序混乱、声誉损害的事件。此类事件主要包括以下八个类别：

1.社会安全类突发事件。包括：企业内或企业周边发生的涉及[员工/居民/员工]的各种非法集会、游行、示威、请愿以及集体罢工、罢市、罢课等群体性事件；企业内发生的邪教组织非法传教活动、破坏活动；[员工/居民/员工]的非正常死亡、失踪等可能引发影响企业稳定的事件。

2.重大治安刑事类突发事件。发生在企业内、造成一定范围内人员伤亡或重大财产损失的重大治安案件和刑事案件；针对[员工/居民/员工]的各类恐怖袭击事件；破坏企业生产经营秩序的严重违法犯罪行为。

3.事故灾害类突发事件。发生在企业内的建筑物倒塌、火灾、爆炸、危险化学品泄漏等重大安全事故；生产安全事故；企业重大交通安全事故；大型群体活动公共安全事故；重大环境污染和生态破坏事故等。

4.公共卫生类突发事件。突然发生并造成或者可能造成企业[员工/居民/员工]健康严重损害的传染病疫情、群体性不明原因疾病、食品安全和职业健康事件等。包括：在企业内发生的突发公共卫生事件；企业外发生的、可能对企业[员工/居民/员工]健康造成危害的突发公共卫生事件。

5.自然灾害类突发事件。包括：地震、台风、洪水、干旱、暴雪、冰雹、滑坡、泥石流等灾害及由各类自然灾害诱发的各种次生灾害等。

6.网络与信息安全类突发事件。包括：企业信息系统被攻击、破坏或遭受病毒侵害，导致系统瘫痪、数据丢失或泄露；利用企业网络或外部网络、媒体等发布有害信息，进行诽谤、诬告等损害企业名誉、影响企业稳定的活动；窃取企业商业秘密或敏感信息，可能造成严重后果的事件。

7.考试安全类突发事件。在企业组织的内部培训考核、资格认证等考试中，出现的试题泄露、作弊行为、考场秩序严重混乱等事件。

8.其他影响安全稳定的公共事件。

第二章应急组织体系及职责

第四条突发事件应急组织体系

企业成立突发事件处置工作领导小组（以下简称领导小组），作为培训档案应急管理的最高决策指挥机构。领导小组下设办公室，并设立社会安全类、重大治安刑事类、事故灾害类、公共卫生类、自然灾害类、网络与信息安全类、考试安全类、信息等八个专项应急处置工作组。

第五条突发事件处置工作领导小组及主要职责

组长：企业主要负责人

副组长：企业分管档案管理、安全、运营的负责人

成员：办公室、档案管理部、安全保卫部、人力资源部、生产运营部、技术信息部、法务部、财务部、相关业务部门负责人等。

领导小组职责：全面负责企业培训档案突发事件的应急决策、指挥和协调工作；统一部署应急处置行动，审批应急处置方案；根据事件情况，决定启动相应级别的应急预案；下达应急处置指令，协调各方资源；及时向政府相关部门和上级单位报告事件情况和处置进展。

第六条领导小组办公室及主要职责

领导小组办公室设在企业办公室（或档案管理部，根据企业实际情况确定），负责日常应急管理事务和领导小组交办的工作。

领导小组办公室的主要职责：负责收集、整理、分析突发事件相关信息，为领导小组决策提供支持；起草、审核、下达应急处置指令和通知；协调各工作组开展工作；组织信息报送，确保信息传递及时、准确；收集、整理应急处置过程中的各类资料，协助开展事件调查；组织或参与总结评估，提出改进建议；定期开展应急演练，检验预案的实用性和可操作性；对企业内各部门的档案应急工作进行指导和监督。

第七条处置工作组及主要职责

各专项应急处置工作组根据领导小组的统一指挥，开展相应的应急处置工作：

1.社会安全类突发事件应急处置工作组

组长：由领导小组副组长或指定领导担任

副组长：由办公室或安全保卫部负责人担任

成员：由办公室、安全保卫部、人力资源部、事发部门、相关业务部门等负责人组成。

办公室地点：设在办公室或安全保卫部

主要职责：负责应对企业内或周边发生的涉及员工的各种非法集会、游行、示威、请愿等群体性事件；处理可能引发影响企业稳定的员工非正常死亡、失踪等事件；维护现场秩序，防止事态扩大；配合相关部门开展调查处理；启动应急预案，采取有效措施，尽快恢复正常秩序。

2.重大治安刑事类突发事件应急处置工作组

组长：由领导小组副组长或指定领导担任

副组长：由安全保卫部负责人担任

成员：由办公室、安全保卫部、人力资源部、法务部、事发部门、相关业务部门等负责人组成。

办公室地点：设在安全保卫部

主要职责：负责应对发生在企业内、造成一定范围内人员伤亡或重大财产损失的重大治安案件和刑事案件；处理针对员工的各类恐怖袭击事件；开展现场处置，维护现场秩序，保护现场证据；配合公安机关开展侦查破案；启动应急预案，采取有效措施，控制事态发展，减少损失。

3.事故灾害类突发事件应急处置工作组

组长：由领导小组副组长或指定领导担任

副组长：由生产运营部或安全保卫部负责人担任

成员：由办公室、安全保卫部、生产运营部、技术信息部、设备部、财务部、事发部门、相关业务部门等负责人组成。

办公室地点：设在生产运营部或安全保卫部

主要职责：负责应对发生在企业内的建筑物倒塌、火灾、爆炸、危险化学品泄漏、生产安全事故、重大交通安全事故、大型群体活动公共安全事故、重大环境污染和生态破坏事故等；开展抢险救援，疏散人员，控制危险源；开展事故调查，分析事故原因；启动应急预案，采取有效措施，最大限度减少人员伤亡和财产损失。

4.公共卫生类突发事件应急处置工作组

组长：由领导小组副组长或指定领导担任

副组长：由人力资源部或办公室负责人担任

成员：由办公室、人力资源部、安全保卫部、后勤保障部、医疗机构、相关业务部门等负责人组成。

办公室地点：设在人力资源部或办公室

主要职责：负责应对突然发生并造成或者可能造成企业员工健康严重损害的传染病疫情、群体性不明原因疾病、食品安全和职业健康事件等；开展员工健康状况监测，做好人员隔离和医疗救治工作；加强食堂、宿舍等场所的卫生管理；开展健康教育，提高员工自我防护意识；启动应急预案，采取有效措施，控制疫情传播，保障员工身体健康。

5.自然灾害类突发事件应急处置工作组

组长：由领导小组副组长或指定领导担任

副组长：由办公室或生产运营部负责人担任

成员：由办公室、生产运营部、技术信息部、安全保卫部、后勤保障部、设备部、事发部门、相关业务部门等负责人组成。

办公室地点：设在办公室或生产运营部

主要职责：负责应对地震、台风、洪水、干旱、暴雪、冰雹、滑坡、泥石流等自然灾害及由各类自然灾害诱发的各种次生灾害等；开展灾害监测和预警，及时发布灾害信息；组织员工疏散和避险，转移重要档案资料；开展抢险救灾，修复受损设施；启动应急预案，采取有效措施，最大限度减少人员伤亡和财产损失。

6.网络与信息安全类突发事件应急处置工作组

组长：由领导小组副组长或指定领导担任

副组长：由技术信息部负责人担任

成员：由办公室、技术信息部、安全保卫部、档案管理部、相关业务部门等负责人组成。

办公室地点：设在技术信息部

主要职责：负责应对企业信息系统被攻击、破坏或遭受病毒侵害，导致系统瘫痪、数据丢失或泄露等事件；开展网络与信息安全监测和预警，及时发现安全漏洞；采取技术手段进行应急处置，恢复系统运行，保护数据安全；开展网络攻击事件的调查和处置；启动应急预案，采取有效措施，维护企业网络与信息安全。

7.考试安全类突发事件应急处置工作组

组长：由领导小组副组长或指定领导担任

副组长：由人力资源部或档案管理部负责人担任

成员：由办公室、人力资源部、档案管理部、安全保卫部、技术信息部、相关业务部门等负责人组成。

办公室地点：设在人力资源部或档案管理部

主要职责：负责应对在企业组织的内部培训考核、资格认证等考试中，出现的试题泄露、作弊行为、考场秩序严重混乱等事件；开展事件调查，查明事件原因；根据事件情况，采取相应措施，维护考试公平公正；启动应急预案，采取有效措施，控制事态发展，减少事件影响。

8.信息工作组

组长：由领导小组副组长或指定领导担任

副组长：由办公室负责人担任

成员：由办公室、人力资源部、安全保卫部、技术信息部、档案管理部、相关业务部门等负责人组成。

办公室地点：设在办公室

主要职责：负责收集、整理、分析与企业培训档案相关的突发事件信息，为领导小组决策提供支持；负责突发事件信息的报送工作，确保信息传递及时、准确、完整；负责与上级单位、相关部门和媒体的沟通联络工作；负责突发事件应急处置的宣传报道工作，引导舆论；负责建立和维护突发事件信息管理系统，确保信息安全和保密。

第三章预防和预警机制

第八条预防预警信息管理规范

为有效预防和及时处置企业内部培训档案突发事件，确保信息报送的时效性、准确性和完整性，特制定本规范。

1.信息报送核心原则

企业内各部门及员工在发现或接到可能涉及培训档案的突发事件信息后，必须遵循以下核心原则进行报送：

（1）及时性。信息报送必须迅速及时，确保第一时间传递事件信息，为应急处置赢得宝贵时间。

（2）首报意识。最先发现或接到事件信息的单位和个人，负有首报责任，必须第一时间向直接上级或指定部门报告，不得延误。

（3）真实性。报送的信息必须客观真实，准确反映事件的基本情况，严禁虚报、瞒报、漏报或歪曲事实。

（4）完整性。报送的信息应包含应急信息核心要素清单所列内容，确保信息全面、要素齐全，满足应急处置和后续工作的需要。

（5）续报要求。事件信息发生变化或处置进展有重要更新时，必须及时进行续报，直至事件处置结束。

2.[企业内]信息报送流程

建立“部门→办公室→领导小组→上级单位”的[企业内]四级信息报送流程：

（1）部门：最先发现或接到事件信息的部门，应立即向本部门负责人报告，并第一时间将初步信息报告给企业办公室。

（2）办公室：办公室接到信息报告后，应迅速核实信息的基本要素，判断事件性质和级别，立即向领导小组组长或指定副组长汇报。同时，根据事件级别和性质，决定是否以及如何向上级单位报告。

（3）领导小组：领导小组组长或副组长接到信息报告后，应根据事件的严重程度，决定是否启动相应级别的应急预案，并组织相关部门开展处置工作。同时，根据规定向上级单位报告事件信息。

（4）上级单位：根据领导小组的汇报和事件级别，向上级单位（如省委办公厅等）报告事件信息。

3.紧急书面信息报送流程

对于重大突发事件，除按规定进行电话报告外，还必须按照以下流程进行紧急书面信息报送：

（1）部门：最先发现或接到事件信息的部门，应立即将初步信息以书面形式（如电子邮件、内部通讯软件等）报告给企业办公室。

（2）办公室：办公室接到书面报告后，应立即核实信息，并根据领导小组的指示，起草正式的书面报告。

（3）领导小组：领导小组组长或副组长审核同意书面报告后，签发并立即通过机要、加密邮件或专人递送等方式上报至上级单位。

4.应急信息核心要素清单

报送的应急信息必须包含以下核心要素：

（1）时间：事件发生的确切时间，精确到分钟。

（2）地点：事件发生的具体地点，包括详细地址和位置描述。

（3）规模：事件影响的范围和涉及的人员数量。

（4）伤亡：事件造成的人员伤亡情况，包括伤亡人数和伤情等级。

（5）起因：事件发生的原因初步判断，以及可能的诱发因素。

（6）评估：对事件性质、危害程度和可能发展趋势的初步评估。

（7）措施：已经采取的应急处置措施和初步成效。

（8）进展：事件处置的最新进展情况和下一步计划。

（9）报告单位：报送信息的部门或个人名称。

（10）联系方式：报告人的联系电话和通讯地址。

5.特定重大突发事件即时报告要求

下列六类重大突发事件信息，须在事件发生后40分钟内通过电话向省委办公厅口头报告，并在事发后2小时内报送书面报告：

（1）重大自然灾害：如地震、台风、洪水、干旱等造成或可能造成严重影响的自然灾害。

（2）重大事故灾难：如建筑物倒塌、火灾、爆炸、危险化学品泄漏、生产安全事故等造成或可能造成严重人员伤亡、财产损失的事故灾难。

（3）重大公共卫生事件：如传染病疫情、群体性不明原因疾病、食品安全和职业健康事件等造成或可能造成严重危害的公共卫生事件。

（4）涉国防、港澳台、外交领域重要紧急动态：如涉及国家安全、领土主权、重要涉外事务等紧急动态。

（5）重大预警动向：如可能引发重大突发事件的敏感性、预警性、行动性信息或动向。

（6）其他涉国家安全和社会稳定的重要紧急情况：如影响国家安全和社会稳定的其他重要紧急情况。

第九条预防预警行动

在突发事件处置工作领导小组的统一部署和协调下，各专项应急处置工作组及相关部门必须常态化开展以下预防预警行动：

1.加强应急机制日常管理。各工作组及相关部门依据职责分工，在领导小组的指导下，加强应急机制的日常建设和管理，包括信息收集、风险评估、隐患排查、联络协调等，确保应急机制处于良好运行状态。

2.持续完善各类应急预案。定期组织对各类突发事件应急预案的评估和修订，根据企业实际情况、法律法规变化、威胁形势演变以及应急演练经验，及时更新预案内容，确保预案的针对性、实用性和可操作性。

3.加强应急队伍建设。建设专兼职相结合的应急队伍，明确队伍构成、人员职责和培训要求，定期开展队伍建设和管理，提升队伍的专业素质和协同作战能力。

4.定期组织应急培训和模拟演练。定期组织面向全体员工或特定岗位人员的应急知识培训和技能训练，提高员工的应急意识和自救互救能力。定期组织开展不同场景、不同规模的应急模拟演练，检验预案的可行性、队伍的实战能力和各部门的协同效率，并根据演练结果改进预案和处置措施。

5.做好关键应急物资的储备、管理和维护。根据应急预案和实际需求，制定应急物资储备计划，明确储备种类、数量、地点和保管要求。建立应急物资台账，定期检查、维护和更新应急物资，确保应急物资的质量和有效性，保证在突发事件发生时能够充足、及时地供应。

第四章应急响应

第十条按事件等级响应

1.事件等级划分

根据突发事件可能造成的危害程度、影响范围、人员伤亡以及所需资源级别等因素，将事件分为以下四个等级：

（1）I级事件（红色预警，特别重大）：指造成或可能造成30人以上死亡（含失踪），或危及30人以上生命安全，或直接经济损失1亿元以上，或造成企业停产、运营严重受阻，或严重影响企业声誉，或需要上级单位协调解决的重大突发事件。

（2）II级事件（橙色预警，重大）：指造成或可能造成10人以上、29人以下死亡（含失踪），或危及10人以上、29人以下生命安全，或直接经济损失5000万元以上、1亿元以下，或导致企业停产、运营严重受阻，或造成较严重影响企业声誉，或需企业主要负责人协调解决的突发事件。

（3）III级事件（黄色预警，较大）：指造成或可能造成3人以上、9人以下死亡（含失踪），或危及3人以上、9人以下生命安全，或直接经济损失1000万元以上、5000万元以下，或导致企业部分停产、运营受到较大影响，或造成一定影响企业声誉，或需企业分管负责人协调解决的突发事件。

（4）IV级事件（蓝色预警，一般）：指造成或可能造成3人以下死亡（含失踪），或危及3人以下生命安全，或直接经济损失1000万元以下，或导致企业正常生产、工作秩序受到一定影响，或造成较小影响企业声誉，由企业内部协调可解决的突发事件。

2.各级事件应急响应程序

突发事件发生后，应根据事件等级启动相应级别的应急响应程序，具体流程如下：

（1）I级事件（红色预警，特别重大）应急响应

I级事件发生后，事发部门应在20分钟内将初步信息报告至企业办公室，企业办公室在接报后立即向领导小组组长报告，并启动特别重大级别应急预案。领导小组组长立即决定启动I级应急响应，成立现场指挥部，并应在20分钟内将事件信息（包含应急信息核心要素清单内容）以电话形式报告至省委办公厅，并在1小时内报送书面报告。同时，根据领导小组指示，迅速开展现场处置，控制事态发展，并持续上报事件进展情况。

（2）II级事件（橙色预警，重大）应急响应

II级事件发生后，事发部门应在20分钟内将初步信息报告至企业办公室，企业办公室在接报后立即向领导小组组长报告，并启动重大级别应急预案。领导小组组长立即决定启动II级应急响应，成立现场指挥部，并应在20分钟内将事件信息（包含应急信息核心要素清单内容）以电话形式报告至省委办公厅，并在1小时内报送书面报告。同时，根据领导小组指示，迅速开展现场处置，控制事态发展，并持续上报事件进展情况。

（3）III级事件（黄色预警，较大）应急响应

III级事件发生后，事发部门应在20分钟内将初步信息报告至企业办公室，企业办公室在接报后立即向领导小组组长报告，并启动较大级别应急预案。领导小组组长或指定副组长决定启动III级应急响应，成立现场指挥部（可由企业内部相关部门组成），并在20分钟内将事件信息（包含应急信息核心要素清单内容）以书面形式报告至省委办公厅，并在1小时内报送。同时，根据领导小组指示，迅速开展现场处置，控制事态发展，并持续上报事件进展情况。

（4）IV级事件（蓝色预警，一般）应急响应

IV级事件发生后，事发部门应在20分钟内将初步信息报告至企业办公室，企业办公室在接报后立即向领导小组组长报告，并启动一般级别应急预案。领导小组组长或指定副组长决定启动IV级应急响应，由企业办公室或相关主管部门牵头成立现场指挥部（可由企业内部相关部门人员组成），并在20分钟内将事件信息（包含应急信息核心要素清单内容）以书面形式报告至省委办公厅，并在1小时内报送。同时，根据领导小组指示，迅速开展现场处置，控制事态发展，并持续上报事件进展情况。

3.现场指挥部核心任务

现场指挥部作为突发事件应急处置的核心领导机构，其核心任务包括：

（1）控制事态：迅速采取有效措施，防止事件蔓延、扩大，维护现场秩序，保障人员安全，消除或控制危险源，最大限度降低事件造成的影响。

（2）掌握进展：密切关注事件发展态势，及时收集、汇总现场信息，准确评估事件影响，为领导小组决策提供依据。

（3）及时报告：按照规定时限和内容要求，及时向领导小组、上级单位及相关部门报告事件情况、处置进展和需要协调解决的问题。

（4）适时发布信息引导舆论：根据领导小组授权，及时、准确、客观地发布事件信息，回应社会关切，澄清事实真相，引导舆论走向，维护企业声誉和稳定。

第五章应急保障

第十一条通讯与信息保障

[企业]建立覆盖[企业内]的应急通讯与信息保障体系，确保突发事件信息收集、传递、报送、处理各环节机制健全高效。定期检查和维护通讯设备、网络系统，确保传输渠道畅通、设备完好、信号稳定。明确信息报送流程和时限要求，确保信息传递准确、及时、安全。建立健全信息共享机制，确保相关部门能够及时获取所需信息。制定信息安全管理规范，保障信息在传输、存储、使用等环节的安全。配备必要的通讯备份设备，确保在极端情况下应急通讯不中断。

第十二条物资与资金保障

[企业]将应急处置经费纳入年度预算，并根据实际情况进行动态调整，确保资金保障。建立关键应急物资储备制度，明确储备种类、数量、保管要求和管理责任。储备物资包括但不限于医疗急救药品、防护用品、应急照明设备、通讯器材、救援工具、生活必需品等，确保物资充足、完好、有效。指定专人负责应急物资的日常管理、维护和补充，定期检查物资质量和数量，确保随时可用。建立应急物资调用审批流程，确保物资的合理调配和及时供应。特殊应急物资实行专人专管、登记造册，确保物资安全和规范使用。

第十三条人员与技术保障

[企业]组建由各部门骨干力量构成的常备与预备相结合的应急队伍，明确队伍组成部门、人员职责和培训要求。优化队伍结构，提升专业技能和协同作战能力。积极与外部专业机构合作，引进先进技术，为应急处置提供技术支持。建立应急专家库，为复杂事件提供专业咨询。定期组织技术培训，提升队伍的技术水平和应用能力。确保应急处置所需的技术装备、信息系统等保持良好运行状态，并做好日常维护和管理。

第十四条培训与演练保障

[企业]建立常态化的培训与演练保障机制，提升全员应急处置意识和能力。定期组织面向全体员工或特定岗位人员的应急知识、技能培训，内容包括法律法规、应急预案、自救互救、应急处置流程等。制定培训计划，明确培训内容、方式、时间和考核标准。鼓励各部门积极开展应急演练，检验预案的实用性和可操作性。定期组织跨部门、跨领域的应急模拟演练，提高协同作战和快速反应能力。加强与外