企业内部通讯录管理规范及模板

企业内部通讯录管理规范及模板企业内部通讯录是组织协作的信息枢纽，其管理质量直接影响沟通效率、数据安全与合规性。为建立标准化、安全化的通讯录管理机制，结合企业实际运营需求与《个人信息保护法》《数据安全法》等法规要求，现梳理通讯录管理规范及配套模板，供各部门参照执行。一、管理规范（一）制定原则1.合规性：严格遵循国家数据安全、个人信息保护相关法规，确保信息采集、存储、使用全流程合法合规。2.实用性：信息字段以“工作必需”为核心，避免冗余采集，兼顾沟通效率与管理需求。3.动态性：建立实时更新机制，确保人员变动、信息变更时通讯录同步更新，杜绝“僵尸信息”。4.分级性：根据信息敏感程度设置访问权限，平衡信息共享与隐私保护。（二）信息采集规范1.采集范围基础信息：姓名、所属部门、岗位名称、办公固定电话、企业邮箱（必填）。可选信息：紧急联系人姓名及联系电话（员工自愿填写，用于突发情况联络）。禁止采集：与工作无关的隐私信息（如家庭住址、私人手机号、身份证号等）。2.采集方式新员工入职时，通过《员工信息登记表》书面采集（需员工签字确认）；在职员工信息变更时，通过OA系统提交《信息变更申请单》，经部门负责人审核后更新。（三）动态更新机制1.触发条件新增：员工入职当日完成信息录入；变更：调岗、晋升、联系方式变更等情况发生后3个工作日内更新；移除：员工离职/退休手续办结后1个工作日内移除或标记“离职”状态。2.更新流程员工/部门提交申请（OA系统或纸质表单）→部门负责人审核→行政/HR部门更新通讯录→同步通知相关协作部门（如IT、财务部）。3.核查机制每月末开展“信息有效性核查”，由各部门指定专员核对本部门人员信息，提交《通讯录核查表》至行政部；每季度末行政部牵头全公司信息复核，确保数据100%准确。（四）权限管理规范1.全员可见：姓名、部门、岗位、办公固定电话（满足日常跨部门沟通需求）。2.部门内可见：个人企业邮箱、紧急联系人（仅限直属上级、HR、行政人员查看）。3.敏感信息限制：家庭住址、私人手机号等信息，仅限员工本人及HR存档，如需调用需经员工本人同意（如紧急医疗救助）。*权限实现方式*：通过企业微信、钉钉或OA系统的通讯录权限设置，按岗位/部门/职级划分可见范围。（五）安全保障措施1.存储安全电子通讯录采用加密存储（如企业微信通讯录加密、OA系统数据库加密），定期备份至私有云；纸质版通讯录（如有）需存放于带锁文件柜，仅限行政/HR专员查阅。2.使用规范外部协作：因业务需要提供员工信息时，需经部门负责人审批，并对信息脱敏（如隐去电话后4位、邮箱前缀）。3.追责机制违规泄露信息者，视情节轻重给予警告、绩效扣分、解除劳动合同等处罚；造成法律纠纷的，依法追究民事/刑事责任。二、通讯录模板（一）通用模板示例序号姓名部门岗位办公电话企业邮箱紧急联系人备注--------------------------------------------------------------（二）模板使用注意事项1.字段填写：“备注”栏需标注员工状态（在职/离职/调岗中）、特殊说明（如“出差至上海，办公电话临时变更为021-XXXX”）。2.版本管理：行政部需在模板右上角标注“更新日期：2024.XX.XX”，确保全员使用最新版。3.特殊场景：项目组临时通讯录可在通用模板基础上，增加“项目角色”“临时办公电话”等字段，项目结束后归档销毁。三、实施与优化1.推行步骤培训宣贯：组织全员学习《通讯录管理规范》，讲解模板填写与权限使用方法；试运行（1个月）：收集各部门反馈，优化流程与模板；正式推行：纳入员工行为规范考核，行政部每月抽查信息准确性。2.持续优化每半年评估规范与模板的适用性，结合企业架构调整、法规更新迭代内容；开通“通讯录优化建议通道”，鼓励员工反馈使用痛点（如字