曲艺家协会道具采购验收实施细则

曲艺家协会道具采购验收实施细则

一、总则（一）目的为规范本曲艺家协会道具采购验收工作流程，确保所采购道具的质量、数量、规格等符合协会演出及活动需求，保障协会工作的顺利开展，特制定本实施细则。（二）适用范围本细则适用于协会所有因演出、培训、活动等工作需要而进行的道具采购验收活动。（三）职责分工1.采购部门：负责按照协会需求进行道具的采购工作，选择合格供应商，签订采购合同，跟进采购进度，并及时通知验收部门进行验收。2.验收部门：组建验收小组，依据采购合同、相关标准及要求对采购的道具进行全面验收，出具验收报告，对验收结果负责。3.使用部门：提出道具采购需求，参与验收过程，对道具的适用性、功能性等方面提供专业意见。二、采购流程规范（一）需求申报1.使用部门根据演出、培训或活动计划，详细填写《道具采购需求申请表》，明确道具名称、规格、数量、用途、质量要求、预算等信息。2.将申请表提交部门负责人审核，审核通过后报送协会分管领导审批。（二）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估。2.优先选择具有良好口碑、生产能力强、产品质量可靠且价格合理的供应商。必要时，可组织实地考察供应商。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就道具的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。2.合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、完整、具有可操作性。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给验收部门和使用部门。三、验收准备（一）验收小组组建1.验收部门根据采购道具的种类、性质和复杂程度，组建验收小组。验收小组通常由验收部门负责人、使用部门专业人员、技术专家等组成。2.明确验收小组成员的职责分工，确保验收工作有序进行。（二）验收文件准备1.验收小组收集与采购道具相关的文件资料，包括采购合同、技术规格说明书、产品样本、检验报告等。2.依据采购合同和相关标准，制定详细的验收方案，明确验收项目、验收方法、验收标准和验收流程。（三）验收场地与工具准备1.确定合适的验收场地，确保场地具备足够的空间、良好的照明和通风条件，便于道具的摆放、检验和测试。2.准备必要的验收工具和设备，如量具、检测仪器、测试平台等，并确保工具和设备经过校准，精度满足验收要求。四、验收内容与标准（一）外观检查1.检查道具的外观是否有损坏、变形、划痕、污渍等缺陷。2.核对道具的颜色、材质、表面处理等是否符合采购合同要求。（二）数量核对按照采购合同和送货清单，仔细核对道具的数量，确保数量准确无误。对于数量较多的道具，可采用抽样核对的方法，但抽样比例应符合相关标准或双方约定。（三）规格尺寸检验使用量具对道具的关键规格尺寸进行测量，与采购合同规定的尺寸进行对比，偏差应在允许范围内。（四）质量性能检测1.依据采购合同和相关标准，对道具的质量性能进行检测。如道具的强度、韧性、稳定性、功能性等方面的测试。2.对于需要进行功能测试的道具，应在规定的条件下进行实际操作，检查其功能是否正常，是否满足使用要求。（五）包装检查检查道具的包装是否完好，包装标识是否清晰、准确，包括道具名称、规格、型号、数量、生产日期、生产厂家等信息。（六）资质文件审查要求供应商提供道具的质量合格证明、检验报告、说明书等相关资质文件，并进行审查，确保文件真实、有效、完整。五、验收流程（一）初步检查1.供应商送货到达验收场地后，验收人员首先检查送货清单与采购合同的一致性，包括道具名称、规格、数量等信息。2.对道具的包装外观进行初步检查，如发现包装有破损或异常情况，应及时记录并与供应商沟通。（二）详细验收1.验收小组按照验收方案，对道具进行外观检查、数量核对、规格尺寸检验、质量性能检测、包装检查等详细验收工作。2.在验收过程中，对每个验收项目的结果进行详细记录，填写《道具验收记录表》，记录内容应包括验收项目、验收标准、实际检测结果、是否合格等信息。（三）问题记录与沟通1.若在验收过程中发现道具存在质量问题、规格不符、数量短缺等情况，验收人员应及时记录问题详情，并拍照留存证据。2.验收小组与供应商代表进行沟通，向其说明问题情况，要求供应商对问题进行解释或提出解决方案。（四）验收结果判定1.验收小组根据验收记录和供应商的反馈，对验收结果进行综合判定。若所有验收项目均符合采购合同要求，则判定验收合格；若存在严重质量问题或关键项目不符合要求，则判定验收不合格。2.对于存在一般问题但不影响道具正常使用的情况，验收小组可与供应商协商，要求其在规定时间内进行整改，整改完成后重新进行验收。（五）验收报告出具1.验收工作完成后，验收小组根据验收结果出具《道具验收报告》，报告应包括验收基本信息（采购项目名称、供应商名称、验收日期等）、验收依据、验收过程、验收结果、问题描述及处理建议等内容。2.验收报告由验收小组成员签字确认，并加盖验收部门公章。验收报告一式多份，分别报送协会领导、采购部门、使用部门和财务部门等存档。六、不合格处理（一）退货处理1.若验收判定为不合格且问题严重无法整改，或整改后仍不符合要求，采购部门应及时通知供应商办理退货手续。2.退货过程中，采购部门应确保道具安全、完整地返回供应商，同时跟进退款事宜，保障协会利益。（二）换货处理对于因规格不符或部分质量问题可通过换货解决的情况，采购部门与供应商协商换货事宜。供应商应在规定时间内提供合格的道具，并承担换货产生的运输等费用。（三）扣款处理若道具存在一些轻微质量问题，但不影响正常使用，且供应商同意在价格上给予一定补偿，采购部门可根据协商结果，在支付货款时进行相应扣款处理。（四）整改跟进对于要求供应商整改的情况，采购部门负责跟进整改进度，确保供应商在规定时间内完成整改并重新提交验收。整改合格后方可办理后续手续。七、验收资料归档（一）资料收集验收工作结束后，验收部门负责收集整理与验收相关的所有资料，包括采购合同、验收方案、验收记录表、验收报告、供应商资质文件、问题沟通记录、处理结果文件等。（二）资料整理与归档1.对收集到的资料进行分类整理，确保资料的完整性和准确性。2.将整理好的资料按照档案管理规定进行归档保存，便于日后查阅和追溯。档案保存期限应根据协会档案管理制度执行。八、附则（一）解释权本实