行政采购流程及供应商选择清单

行政采购流程及供应商选择通用工具模板类指南一、适用范围与典型场景本工具模板适用于各类企业、事业单位、机关等组织的行政类采购活动，涵盖办公设备（如电脑、打印机）、办公耗材（如纸张、墨盒）、后勤服务（如保洁、维修）、会议服务（如场地租赁、物料准备）等非生产性物资及服务的采购场景。无论是常规月度采购、临时应急采购，还是年度框架协议采购，均可通过本模板规范流程、明确责任，保证采购合规、高效、经济。二、行政采购全流程操作指南行政采购需遵循“需求导向、合规优先、性价比最优”原则，分为以下9个核心步骤，各环节需明确责任人与输出成果，保证流程可追溯、风险可控制。（一）需求确认与申请操作目标：明确采购需求的真实性、必要性与合理性，避免盲目采购。责任主体：需求部门（如行政部、市场部）负责人、采购专员。操作步骤：需求部门填写《行政采购需求申请表》（详见模板1），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货时间、预算金额等关键信息，并附上相关依据（如旧设备报废说明、活动方案等）。需求部门负责人*对需求的必要性进行审核，重点确认“是否必须采购”“是否有替代方案（如内部调配、租赁）”等。采购专员*对需求部门的预算进行初步核对，保证申请金额符合部门预算上限。输出成果：《行政采购需求申请表》（需求部门负责人签字、采购专员确认）。（二）采购计划制定与审批操作目标：汇总需求、统筹资源，形成可执行的采购计划，保证采购活动有序开展。责任主体：采购专员、财务审核、分管领导*。操作步骤：采购专员*汇总各部门提交的《行政采购需求申请表》，按采购类型（办公设备、耗材、服务等）分类整理，形成《月度/季度行政采购计划表》，明确采购时间、责任人、预算总额等。财务审核*对采购计划的预算合理性进行审核，重点检查“是否存在超预算”“同类物品是否合并采购以降低成本”等。分管领导*对采购计划进行最终审批，审批通过后启动采购执行流程。输出成果：《月度/季度行政采购计划表》（财务审核签字、分管领导审批）。（三）供应商寻源与信息收集操作目标：建立合格供应商池，保证供应商资源充足、渠道可靠。责任主体：采购专员、供应商管理员。操作步骤：根据采购物品/服务的类型，通过以下渠道收集供应商信息：公开渠道：采购买家官网、行业招标平台（如中国采购网）、企业官网公开信息；推荐渠道：行业协会、同行企业推荐、供应商自荐；历史合作：梳理过往合作供应商的履约记录，优先选择表现良好的供应商。采购专员*将收集到的供应商信息录入《供应商信息登记表》（详见模板2），包括供应商名称、所属行业、主营产品/服务、联系人、地址、成立时间、注册资本等基础信息。输出成果：《供应商信息登记表》（至少收集3-5家同类型供应商信息）。（四）供应商资质审核操作目标：筛选具备合法经营资质和履约能力的供应商，规避合作风险。责任主体：采购专员、法务专员（如无专职法务，可由分管领导*兼任）。操作步骤：采购专员*向候选供应商索取资质证明文件，包括：营业执照（复印件加盖公章，需在有效期内）；相关经营许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据采购类型确定）；质量体系认证（如ISO9001认证，适用于设备类采购）；过往合作案例（如合同复印件、客户评价，需体现与本次采购相关的经验）；财务状况证明（如近1年财务报表、银行资信证明，评估供应商履约稳定性）。法务专员*对资质文件的合法性、真实性进行审核，重点检查“营业执照经营范围是否涵盖本次采购内容”“许可证是否在有效期内”“是否存在法律纠纷记录”等。采购专员*根据资质审核结果，筛选出2-3家合格供应商，进入下一环节。输出成果：《供应商资质审核表》（详见模板3，法务专员*签字确认）。（五）询价/招标与比选操作目标：通过公平竞争获取最优价格与服务，保证采购性价比。责任主体：采购专员、需求部门代表、财务代表、监督人员（如内审专员）。操作步骤：确定采购方式：根据采购金额、物品/服务特性选择方式：询价：适用于金额较小（如低于5万元）、规格标准化的物品（如办公耗材），向3家及以上合格供应商发出《询价函》（详见模板4），要求其在规定时间内提供报价单（需包含单价、总价、交货期、质保期等）。招标：适用于金额较大（如5万元以上）或复杂的采购项目（如会议服务、设备采购），编制招标文件（包括采购需求、评标标准、合同条款等），通过公开招标或邀请招标方式征集供应商。组织比选：成立比选小组（成员包括采购专员、需求部门代表、财务代表、监督人员），根据以下标准对供应商进行评分：价格（占比40%-60%）：取报价最低者为基准，其他供应商报价与之对比，计算价格得分；服务质量（占比20%-30%）：评估供应商的交货期、质保期、售后响应速度、技术支持能力等；资质与经验（占比10%-20%）：参考供应商资质审核结果、过往案例完成情况；信誉（占比10%）：考察供应商是否存在不良记录（如行政处罚、诉讼等）。确定候选供应商：综合评分最高的供应商为第一候选人，次高者为第二候选人（备选）。输出成果：《询价/招标比选表》（详见模板5，比选小组全体成员签字）。（六）确定供应商与合同洽谈操作目标：明确双方权利义务，保证采购条款清晰、无歧义。责任主体：采购专员、法务专员、供应商对接人。操作步骤：采购专员*向第一候选人发出《中标通知书》或《成交通知书》，明确采购内容、金额、交货期等核心条款。双方就合同细节进行洽谈，重点约定：交付时间与地点：明确“分批交付/一次性交付”“送货上门/自提”等；质量标准：符合国家/行业标准或双方约定的技术参数；验收方式：验收标准、验收流程、验收责任主体；付款方式：预付款比例（通常不超过30%）、尾款支付条件（如验收合格后30天内付清）；售后服务：质保期、故障响应时间（如24小时内上门维修）、维修费用承担；违约责任：逾期交货、质量不达标等情况的赔偿标准。法务专员*审核合同条款，保证合法合规，避免法律风险。输出成果：《行政采购合同》（详见模板6框架，双方签字盖章）。（七）采购执行与过程监督操作目标：保证供应商按合同约定履约，采购过程透明可控。责任主体：采购专员、需求部门负责人、监督人员*。操作步骤：采购专员*向供应商下达《采购订单》，作为交付依据，并跟踪生产/备货进度，保证按时交付。供应商交付物品/服务后，需求部门负责人*组织验收，对照合同约定的质量标准、数量、规格等进行核对，并填写《采购验收单》（详见模板7）：物品类采购：检查外观、功能、配件是否完好，随机文件（如说明书、合格证）是否齐全；服务类采购：评估服务效果是否符合预期（如会议场地布置是否符合方案、保洁服务是否达标）。监督人员*对验收过程进行监督，保证验收结果真实、公正，避免“走过场”。输出成果：《采购验收单》（需求部门负责人、验收人员、监督人员*签字）。（八）付款与结算操作目标：规范资金支付流程，保证财务合规。责任主体：采购专员、财务审核、分管领导*。操作步骤：采购专员*收集付款资料，包括：《采购合同》《采购验收单》、供应商开具的合规发票（增值税专用发票/普通发票）。财务审核*对付款资料的完整性、合规性进行审核，重点检查“发票抬头与合同主体是否一致”“验收单是否签字齐全”“金额是否与合同约定一致”等。审核通过后，按企业财务流程办理付款（如银行转账、支票支付），并保留付款凭证（如银行回单）。输出成果：付款凭证、发票、付款审批单（财务审核、分管领导签字）。（九）采购档案归档与供应商评价操作目标：实现采购全程可追溯，优化供应商管理。责任主体：采购专员、档案管理员。操作步骤：档案管理员*将采购全流程资料整理归档，包括：《采购需求申请表》《采购计划表》《供应商资质审核表》《询价/招标比选表》《采购合同》《采购验收单》《付款凭证》等，按“单次采购”建立档案，保存期限不少于3年（重要项目建议保存5年以上）。采购专员*在供应商履约结束后30日内，组织《供应商履约评价表》（详见模板8）填写，由需求部门、财务部门、采购部门分别对供应商的“价格合理性”“交付及时性”“服务质量”“配合度”等进行评分（满分100分），并给出“优秀（90分以上）”“合格（60-89分）”“不合格（60分以下）”评级。评价结果录入《供应商管理台账》，作为后续合作的重要依据：优秀供应商可优先纳入长期合作名单，不合格供应商暂停合作或淘汰。输出成果：采购档案、供应商履约评价报告、《供应商管理台账》。三、核心模板工具清单以下为行政采购流程中的关键模板，可根据企业实际情况调整字段内容，保证模板的实用性与合规性。模板1：行政采购需求申请表申请部门申请日期需求部门负责人*联系电话采购物品/服务名称规格型号/服务要求数量单位预算单价（元）预算总价（元）期望到货时间用途说明替代方案说明（如有）□无□有（请说明）：_________________________附件清单（如旧设备报废说明、活动方案等）1._________________2._________________需求部门审核意见负责人签字：_________日期：______采购专员审核意见审核人签字：_________日期：______分管领导审批意见审批人签字：_________日期：______模板2：供应商信息登记表供应商名称统一社会信用代码所属行业主营产品/服务成立时间注册资本联系人职务联系电话地址邮编电子邮箱合作案例（近2年）1._________________2._________________信息收集渠道□公开渠道□推荐渠道□历史合作□其他：______登记人*登记日期最近更新日期模板3：供应商资质审核表供应商名称审核日期审核人*资质文件清单□营业执照□经营许可证□质量体系认证□财务证明□其他：______文件审核情况1.营业执照：□有效□过期□经营范围不符（说明：_________）2.经营许可证：□有效□过期□无（说明：_________）3.质量体系认证：□有效□无（说明：_________）4.财务证明：□良好□一般□较差（说明：_________）过往合作评价□优秀□合格□不合格（说明：_________）综合审核结论□通过□不通过（说明：_________）审核人签字：_________日期：______模板4：询价函（模板框架）致：[供应商名称]我司因[采购需求说明，如“办公设备采购”]，现向贵司发出询价，请按要求提供报价：采购物品清单：物品名称规格型号数量单位技术要求报价要求：报价包含：货物价格、运输费、税费、安装费（如需要）等一切费用；报价有效期：自报价提交日起30天内有效；交货期：合同签订后______天内交付；付款方式：_________________________。报价截止时间：______年_月_日____时前；报价提交方式：纸质版（加盖公章）+电子版（发送至邮箱：_________）；联系人：采购专员*联系方式：_________。[公司名称]（盖章）______年_月_日模板5：询价/招标比选表供应商名称报价总价（元）价格得分（40%）服务质量得分（30%）资质与经验得分（20%）信誉得分（10%）总分排名评分标准价格最低者得满分，其他按比例折算交货期≤约定时间得15分，质保期≥约定标准得15分资质齐全得10分，案例相关性强得10分无不良记录得10分，有负面评价不得分比选小组意见成员签字：_________、_________、_________日期：______模板6：行政采购合同（框架条款）合同编号：[-]甲方（采购方）：[公司名称]地址：[公司地址]联系人：*电话：[联系电话]乙方（供应商）：[供应商名称]地址：[供应商地址]联系人：*电话：[联系电话]根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方经平等协商，就甲方采购乙方物品/服务事宜，达成如下协议：采购内容：物品/服务名称规格型号数量单价（元）总价（元）交付时间交付地点质量标准：乙方保证所提供物品/服务符合[国家标准/行业标准/双方约定标准]，附《技术参数清单》作为合同附件。验收：甲方应在收到物品/服务后______个工作日内完成验收，验收合格后签署《验收单》；验收不合格的，乙方应在______日内更换或整改，由此产生的费用由乙方承担。付款方式：甲方在合同签订后______日内支付预付款______%；验收合格后______日内支付尾款______%。售后服务：质保期为______年，质保期内非人为损坏的，乙方免费维修/更换；响应时间≤______小时，维修时间≤______小时。违约责任：乙方逾期交货的，每逾期1日按合同总额的______%支付违约金；逾期超过______日的，甲方有权解除合同。甲方逾期付款的，按日万分之五支付违约金。争议解决：本合同发生争议，双方协商解决；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。其他：_________________________。甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：日期：______乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：日期：______模板7：采购验收单采购合同编号验收日期验收地点供应商名称验收部门验收人员*物品/服务名称规格型号数量验收标准□合同约定标准□样品标准□其他：______验收情况记录1.物品类：□外观完好□功能正常□配件齐全□随机文件齐全□其他问题：_________2.服务类：□符合方案要求□服务流程规范□客户满意度______（1-5分）□其他问题：_________验收结论□合格□不合格（整改意见：_________）需求部门负责人签字：_________验收人员签字：_________监督人员签字：_________日期：______模板8：供应商履约评价表供应商名称合同编号评价日期评价周期评价维度评价指标评分标准得分（满分100）价格合理性（20分）价格与市场平均水平对比低于市场平均5%以上得20分，持平得15分，高于5%以内得10分，高于5%以上得0分交付及时性（25分）按时交付率100%交付得25分，逾期1-3天得15分，逾期4-7天得5分，逾期7天以上得0分服务质量（30分）物品质量/服务效果完全符合要求得30分，轻微瑕疵得20分，影响使用得10分，严重不合格得0分配合度（15分）响应速度、沟通态度响应及时、态度积极得15分，响应一般得10分，响应迟缓得5分售后服务（10分）质保期内维修/服务情况免费及时维修得10分，收费维修得5分，无法维修得0分总分综合评级□优秀（90分以上）□合格（60-89分）□不合格（60分以下）评价部门意见采购部门：_________需求部门：_________财务部门：_________（签字）后续措施