建设单位安全记录与档案管理制度

建设单位安全记录与档案管理制度一、总则（一）制度宗旨为规范建设单位安全生产记录与档案的管理，确保安全记录真实、完整、可追溯，档案存放有序、查阅便捷，为安全生产决策、隐患排查、事故调查及责任追溯提供依据，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程安全生产管理条例》及建设单位《安全生产文明施工管理制度》，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于建设单位投资项目全周期（立项、勘察设计、施工准备、施工过程、竣工验收及保修阶段）产生的所有安全生产相关记录与档案，涵盖建设单位内部各部门、施工单位、监理单位、勘察设计单位等参建方提交的安全管理资料，涉及纸质档案与电子档案两类载体。（三）核心原则全程管控原则：覆盖安全记录从生成、收集、审核、归档到保管、利用、销毁的全流程，确保每个环节责任明确、操作规范；真实完整原则：安全记录需如实反映安全生产管理实际情况，档案需完整收集相关佐证材料，不得伪造、篡改或遗漏；分类归档原则：按项目阶段、资料类型、重要程度对安全档案进行分类整理，便于检索与利用；安全保密原则：对涉及项目核心安全数据、参建人员隐私的档案，严格控制查阅权限，防止信息泄露。二、安全记录与档案的分类（一）按项目阶段分类立项与勘察设计阶段：安全风险评估报告（含第三方专项评估报告）、项目安全风险防控清单；勘察安全评估报告、勘察现场记录（如地质勘察日志、地下管线探测记录）；设计文件安全审查记录、安全技术交底记录（设计单位向施工/监理单位交底）；图纸会审纪要（含安全隐患整改意见及确认记录）。施工准备阶段：施工单位安全生产资质文件（安全生产许可证、专职安全员证书、特种作业人员资质证书复印件）；施工现场临时设施安全验收记录（如宿舍、办公室、仓库验收表）；临时用电专项方案审批记录、用电设备安全检测报告；消防设施配置清单及验收记录（灭火器、消防水带、应急照明等）。施工过程阶段：安全检查记录（日常巡查记录、专项检查报告、联合检查纪要）；隐患整改记录（安全隐患整改通知书、整改回复、复查验收记录）；高风险作业管理资料（深基坑/高支模/起重吊装专项方案审批记录、旁站监督记录、作业安全交底记录）；特种设备管理资料（设备合格证、检测报告、维护保养记录、使用登记证复印件）；安全教育培训记录（培训签到表、培训课件、考核试卷及成绩）；应急管理资料（应急预案、应急演练方案、演练记录、演练评估报告）；安全生产月报/季报（施工单位上报的安全统计数据、监理单位安全监理报告）。竣工验收与保修阶段：安全生产专项验收报告（如消防验收报告、防雷接地检测报告、电梯安全验收报告）；安全管理资料核查记录（竣工验收时对安全档案的审核意见）；保修阶段维修作业安全方案、维修现场安全监督记录；项目安全生产总结报告（含全周期安全事故统计、安全投入明细）。（二）按资料类型分类管理类档案：安全生产管理制度、责任分工文件、合同中安全条款约定、考核奖惩记录；技术类档案：安全专项方案、技术交底记录、检测报告、验收记录；记录类档案：检查记录、整改记录、培训记录、演练记录、设备运行记录；事故类档案：生产安全事故报告、事故调查记录、事故处理决定、整改防范措施记录。三、安全记录的生成与收集（一）记录生成要求填写规范：安全记录需使用建设单位统一制定的表格模板（如《安全巡查记录表》《隐患整改通知书》），内容需填写完整、字迹清晰（电子记录需录入准确、无错别字）；记录需注明生成日期、记录人、审核人，涉及多方确认的需相关责任人签字（如隐患整改记录需整改单位负责人、复查人签字）；数据类记录（如PM10扬尘监测数据、特种设备维护周期）需真实准确，不得编造，必要时附佐证材料（如监测截图、维护照片）。生成时限：日常安全巡查记录需当日生成，当日提交至安全管理部门；专项检查报告需在检查结束后3个工作日内完成；隐患整改通知书需在发现隐患后24小时内下达，整改单位需在整改期限届满前提交整改回复；应急演练记录需在演练结束后1周内完成整理，包含演练照片、视频、参与人员签到表。（二）记录收集责任建设单位内部责任：安全管理部门：牵头收集所有安全记录，重点收集检查记录、整改记录、应急管理资料；工程部：收集技术类记录（如专项方案、交底记录、检测报告），并提交至安全管理部门归档；成本部：收集安全投入明细、安全费用支付记录，提交至安全管理部门；各部门指定专人负责本部门安全记录的生成与提交，每月5日前汇总上月记录至安全管理部门。参建方责任：施工单位：每月25日前提交当月《安全生产月报》《隐患整改完成情况表》，项目竣工后1个月内提交全套施工安全管理资料；监理单位：每月30日前提交《安全监理月报》，对高风险作业的旁站记录需在作业完成后3个工作日内提交；勘察设计单位：在勘察/设计工作完成后15日内提交勘察/设计阶段安全资料，涉及设计变更的需在变更审批后5日内提交变更相关安全记录。四、安全档案的归档与保管（一）归档流程整理排序：安全管理部门收到记录后，按“项目阶段→资料类型→生成时间”的顺序整理，对纸质资料编写页码，对电子资料建立文件夹分类存储；审核确认：档案管理员对收集的资料进行审核，确认内容完整、签字齐全、格式规范，审核不合格的退回提交单位补充完善；编号归档：纸质档案：按“项目编号-阶段编号-类型编号-顺序号”编制档案编号（如“XM2025-03-JL-001”，其中“03”代表施工过程阶段，“JL”代表记录类档案），填写《档案归档登记表》，存入档案柜；电子档案：在建设单位档案管理系统中按相同编号规则建立电子档案目录，上传电子资料（扫描件需清晰，分辨率不低于300dpi），并关联对应的纸质档案编号，便于双向追溯。归档时限：日常记录（如巡查记录、培训记录）按月归档，每月10日前完成上月记录的归档；阶段性资料（如专项方案、验收报告）在阶段工作完成后15日内归档；项目竣工后3个月内完成全周期安全档案的汇总归档，形成完整的项目安全档案册。（二）保管要求纸质档案保管：存储环境：档案柜放置在干燥、通风、避光的房间，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备除湿机、防虫药剂（如樟脑丸）；防护措施：纸质档案采用牛皮纸档案盒装订，盒内放置防潮纸，档案柜上锁，钥匙由档案管理员专人保管；定期检查：每季度对纸质档案进行一次检查，查看是否有霉变、虫蛀、破损，发现问题及时处理（如霉变档案需烘干后修复，破损档案需修补）。电子档案保管：存储备份：电子档案存储在建设单位专用服务器，同时进行异地备份（如拷贝至移动硬盘，存放于另一场所），每月进行一次备份数据校验，确保数据可恢复；安全防护：档案管理系统设置访问权限（管理员、部门负责人、普通员工分级授权），开启日志记录功能，跟踪用户查阅、修改操作；格式兼容：电子档案采用通用格式存储（如文档用PDF格式，图片用JPG格式，视频用MP4格式），避免因软件版本问题导致无法打开。保管期限：一般安全记录（如日常巡查记录、培训签到表）保管期限不少于5年；重要技术档案（如专项方案、验收报告、检测报告）保管期限不少于10年；事故类档案、项目竣工验收安全档案需永久保管；保管期限从档案归档完成的次年1月1日起计算。四、安全档案的查阅与利用（一）查阅权限建设单位内部：管理员权限（安全管理部门档案管理员）：可查阅所有档案，负责档案的归档、保管、销毁；部门负责人权限：可查阅本部门职责相关的档案（如工程部负责人可查阅技术类档案，成本部负责人可查阅安全费用记录）；普通员工权限：需经部门负责人批准，方可查阅与工作相关的特定档案（如施工管理人员查阅高风险作业交底记录）。外部单位：行业主管部门、应急管理部门因监管需要查阅档案的，需出具单位介绍信，由建设单位主要负责人批准后，在档案管理员陪同下查阅；参建方（施工/监理/勘察/设计单位）因工作需要查阅档案的，需提交查阅申请（注明查阅用途、档案名称及编号），经建设单位对应部门负责人批准后查阅；司法机关因案件调查需要查阅档案的，需出具法律文书（如调查令、传票），建设单位需配合提供。（二）查阅流程内部查阅：申请人填写《安全档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、编号、用途、查阅方式（现场查阅/复印）；部门负责人审核签字，涉及重要档案（如事故档案、永久保管档案）需报建设单位主要负责人审批；档案管理员核对审批意见，提供档案查阅服务，现场查阅需在指定区域进行，不得带出档案存放室；查阅结束后，申请人在《档案查阅登记册》上签字确认，注明查阅日期、归还时间。外部查阅：外部单位提交查阅申请及相关证明材料（介绍信、法律文书）；建设单位安全管理部门负责人审核，报主要负责人批准；档案管理员陪同查阅，对查阅过程进行记录，如需复印档案，需在复印件上加盖“档案复印件专用章”，注明用途及有效期；查阅结束后，收回所有档案，核对无误后在《外部单位查阅登记册》上记录。（三）档案利用用于安全生产管理：通过查阅历史检查记录、隐患整改记录，分析常见安全问题，优化安全管控措施；用于考核奖惩：依据档案中的培训记录、考核记录、隐患整改情况，对参建方及内部部门进行安全考核；用于事故调查：事故发生后，调取相关档案（如作业记录、设备维护记录、隐患整改记录），查明事故原因，界定责任；用于项目复盘：项目竣工后，通过分析安全档案，总结安全生产管理经验，为后续项目提供参考。五、安全档案的销毁（一）销毁条件档案保管期限届满，且无继续保存价值（如已超过保管期限的日常巡查记录，无后续查考需求）；档案内容已过时（如依据旧法规制定的安全制度，与现行法规冲突，且无历史查考价值）；电子档案已完成永久备份，纸质档案无保存必要（如电子档案已异地备份且可正常读取，纸质档案可销毁）。（二）销毁流程提出申请：档案管理员对保管期限届满的档案进行梳理，填写《安全档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁理由；审核审批：安全管理部门负责人对销毁申请进行初审，确认档案无继续保存价值；建设单位档案管理委员会（由主要负责人、安全管理部门、法务部门组成）进行复审，对永久保管档案、事故档案的销毁需特别审议；审批通过后，形成《档案销毁审批表》，存档备查。组织销毁：档案管理员组织销毁工作，至少2人在场监督销毁过程（如纸质档案送至指定销毁机构，电子档案通过专业软件彻底删除）；销毁前核对档案数量、编号，确保与《销毁申请表》一致；销毁后，监督人员在《档案销毁记录表》上签字确认，注明销毁日期、销毁方式、销毁地点。档案留存：《档案销毁申请表》《销毁审批表》《销毁记录表》需永久保存，作为档案销毁的依据。六、监督与责任追究（一）监督机制日常监督：建设单位安全管理部门每月检查档案管理情况，重点检查记录收集的及时性、档案归档的完整性、保管环境的合规性；定期审计：每年年末由建设单位档案管理委员会对安全档案管理进行审计，评估档案的真实性、完整性、安全性，出具审计报告；责任落实：将档案管理工作纳入部门及个人绩效考核，考核指标包括记录收集率、归档及时率、档案完好率。（二）责任追究对未按规定生成安全记录（如伪造记录、遗漏重要内容）的责任人，给予警告、通报批评，情节严重的扣减绩效工资；对未按时收集、归档档案，导致档案丢失或损坏的，追究相关部门负责人及档案管理员责任，给予记过处分，造成重大损失的（如事故调查因档案缺失无法界定责任），按公司规定严肃处理；对未经批准擅自查阅、复制、销毁档案，或泄露档案内容的，给予降级处分，情节严重的解除劳动合同，构成违法的（如泄露商业秘密、隐私），依法追究法律责任；对因档案保管不当（如未做好防潮、防虫措施，导致档案霉变、虫