企业内部培训档案管理制度

企业内部培训档案管理制度一、总则为规范企业内部培训档案的管理工作，确保培训档案的真实性、完整性、安全性与可利用性，为企业人才培养、培训效果评估及战略发展提供可靠依据，根据国家档案管理相关法律法规，结合企业实际运营需求，特制定本制度。本制度适用于企业各部门、各层级员工的培训档案管理，涵盖新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力提升培训、外部进修等各类培训活动产生的档案资料。培训档案管理遵循“统一领导、分级负责、规范管理、高效利用”的原则，既要保障档案信息的安全保密，又要便于企业内部合理调用，助力培训工作的优化与人才发展决策的制定。二、管理职责（一）档案管理部门职责企业人力资源部（或指定行政部门）作为培训档案的主管部门，统筹规划培训档案管理工作：制定并完善培训档案管理制度及操作细则，明确档案管理流程与标准；指导各部门开展培训档案的收集、整理工作，定期检查档案管理执行情况；负责培训档案的集中保管、借阅审批、安全防护及定期鉴定、销毁等工作；推动培训档案管理的信息化建设，运用数字化手段提升档案管理效率与利用价值。（二）各部门职责企业各职能部门、业务单元需配合做好培训档案管理相关工作：按要求及时提交本部门培训活动产生的档案资料，确保资料真实、完整；协助档案管理部门开展培训档案的核对、补充工作，对档案内容的准确性负责；结合部门业务需求，合理利用培训档案资源，为员工培训规划、岗位调整等提供参考。（三）档案管理员职责档案管理员作为培训档案管理的直接执行者，需履行以下职责：负责培训档案的日常收集、整理、分类、编号及归档工作，确保档案资料规范有序；建立档案管理台账，详细记录档案的接收、借阅、归还、销毁等情况；定期检查档案保管环境，做好防潮、防火、防虫、防盗等防护工作，保障档案实体安全；严格执行档案借阅、查阅制度，对档案利用情况进行跟踪与反馈。三、培训档案内容培训档案分为员工个人培训档案与企业培训项目档案两类，具体内容如下：（一）员工个人培训档案培训记录类：新员工入职培训签到表、岗位技能培训考勤记录、外部培训报名回执及参与证明等；考核评估类：培训课程考试试卷、实操考核结果、培训满意度自评/他评表、培训效果评估报告（含岗位能力提升对比分析）；成果证明类：培训结业证书、职业资格证书（含继续教育证明）、培训期间发表的学习心得、案例分析报告等；发展关联类：基于培训结果的岗位调整建议、晋升评估参考资料、员工个人培训需求与发展规划。（二）企业培训项目档案规划方案类：年度培训计划、专项培训方案（如新产品上线培训、管理层领导力培训）、培训预算明细表；实施执行类：培训教材（含课件、讲义、视频资料）、师资信息（含内部讲师简历、外部培训机构合作协议）、培训现场影像资料（照片、视频）；评估总结类：培训效果评估报告（含学员反馈、绩效关联分析）、培训项目复盘报告（总结经验、优化建议）、培训费用结算凭证；制度规范类：培训管理办法、讲师管理制度、培训合作单位服务评价记录。四、档案管理流程（一）档案收集日常收集：各部门在培训活动结束后5个工作日内，将相关档案资料提交至档案管理部门；员工个人培训资料由本人或部门负责人协助提交，确保资料完整无遗漏。定期归集：档案管理员每月末对当月产生的培训档案进行集中归集，核对资料完整性，对缺失资料及时追溯补全。（二）档案整理分类编码：按“培训类型（如入职培训、技能培训）-年份-部门/人员”的逻辑对档案进行分类，编制唯一档案编号，便于检索与管理。装订归档：对纸质档案进行整理、装订，加装档案封面与目录；电子档案按格式（如PDF、Word、视频）分类存储，建立电子目录与检索标签。（三）档案更新员工参与新的培训活动后，档案管理员需在10个工作日内更新其个人培训档案，补充相关资料；企业开展新的培训项目或优化培训制度时，同步更新企业培训项目档案，确保档案内容与实际情况一致。（四）档案鉴定与销毁档案管理部门每3年组织一次档案鉴定工作，结合档案的利用价值、保密级别及保管期限，确定是否继续保管或销毁；需销毁的档案需填写《培训档案销毁申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，由两人以上监督销毁，销毁过程需记录存档。五、档案保管与利用（一）档案保管实体保管：纸质档案存放于专用档案柜，档案柜需具备防潮、防火、防虫功能，存放环境保持通风干燥，温度、湿度符合档案保管要求；电子档案存储于企业专用服务器或加密云盘，定期进行数据备份。安全检查：档案管理员每月对纸质档案进行一次抽查，每季度对电子档案进行一次完整性、安全性检查，发现问题及时处理并记录。（二）档案利用内部借阅：企业内部员工因工作需要借阅培训档案，需填写《培训档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续；借阅期限一般不超过7个工作日，逾期需办理续借手续。查阅与复制：员工可在档案管理部门指定场所查阅档案，如需复制档案资料，需说明用途并经审批，复制件需加盖档案管理部门公章方为有效。利用范围：培训档案主要用于员工培训效果评估、人才发展规划制定、培训体系优化、内部经验传承等工作，禁止用于与企业利益无关的活动。六、安全与保密（一）涉密档案管理涉及企业核心技术、战略规划、高管培训等涉密培训档案，需单独标注“机密”字样，存放于加密档案柜或加密服务器，仅限经授权的管理人员查阅；涉密档案的借阅、复制需经企业分管领导审批，且需签订保密协议，明确保密责任与违约后果。（二）责任追究若发生档案丢失、损毁、泄露等情况，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、绩效扣分、岗