办公室公文撰写规范及结构化模板

办公室公文撰写规范及结构化模板一、适用工作场景本规范及模板适用于各类办公场景中的正式公文撰写，涵盖但不限于以下情况：内部信息传达：如部门工作通知、会议安排、制度发布等；工作汇报与总结：如月度/季度/年度工作报告、专项工作进展汇报等；事项请示与审批：如资源申请、方案报批、人员调配等需上级审批的事项；跨部门沟通协调：如联合发文、协作事项函告、问题协商等；对外公务联络：如单位间往来函件、合作事项对接等（非涉密类）。二、标准化撰写流程公文撰写需遵循“明确目标—规范结构—填充内容—审核校对—定稿印发”的流程，保证内容准确、逻辑清晰、格式统一。步骤一：明确发文目的与受众核心目标：清晰界定公文需解决的核心问题（如告知事项、请求批示、汇报进展等），避免内容发散。受众分析：根据接收对象（上级领导、平行部门、下级单位或外部单位）调整语言风格与内容详略，例如对上级请示需侧重“必要性”与“可行性”，对下级通知需明确“执行要求”。步骤二：确定公文类型与结构根据发文目的选择对应公文类型，并遵循标准结构框架：通知：用于发布规章、转发文件、部署工作等，结构为“标题—主送机关—（缘由+事项+要求）—落款—日期”；请示：用于请求上级指示或批准，结构为“标题—主送机关—（请示缘由+请示事项+请示要求）—附件（可选）—落款—日期”；报告：用于向上级汇报工作或反映情况，结构为“标题—主送机关—（概况+进展/问题+总结/建议）—附件（可选）—落款—日期”；函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，结构为“标题—主送机关—（事由+事项+希望/要求）—落款—日期”；纪要：用于记载会议主要情况和议定事项，结构为“标题—会议时间/地点/参会人员—（议题+讨论情况+决议事项+后续分工）—落款—日期”。步骤三：收集与整理材料材料筛选：围绕核心目标收集支撑材料（数据、政策依据、背景信息等），剔除冗余信息；逻辑梳理：按“背景—现状—问题—方案—要求”或“总—分—总”逻辑整理材料，保证层次分明。步骤四：填写模板内容参照“结构化模板示例”填写公文要素，注意：标题需简明扼要，一般不超过20字，如“关于召开2024年度工作总结会议的通知”；主送机关顶格写，后加冒号，如“各部门：”；段落首行缩进2字符，层次序号按“一、（一）1.（1）”规范使用；附件说明在下空1行左空2字写“附件：”，后加冒号注明附件名称及份数。步骤五：审核与校对初审：由拟稿人自查内容完整性（要素是否齐全）、数据准确性（数字、日期、名称等）、逻辑一致性（前后是否矛盾）；复审：由部门负责人审核内容合规性（是否符合政策规定、是否与单位制度冲突）及必要性；终审：根据公文重要性由分管领导或单位主要领导审批签发，正式文件需加盖公章。三、结构化模板示例（一）通知类模板要素填写规范标题“关于+事由+的+文种”，如“关于加强节前安全检查的通知”主送机关顶格写，多个机关用逗号分隔，如“各部门、各分支机构：”缘由简述发文背景与目的，如“为落实安全生产要求，保证节日期间各项工作正常运转，现就安全检查事项通知”事项分条列明具体内容，如“一、检查范围：办公区域、生产车间、仓库等；二、检查重点：用电安全、消防设施、应急预案等；三、时间安排：X月X日至X月X日。”要求提出执行标准及时限，如“请各部门于X月X日前完成自查并提交报告，由综合部统一汇总。”落款发文单位全称（如“公司综合管理部”），右对齐日期发文年月日（如“2024年X月X日”），右对齐，用阿拉伯数字（二）请示类模板要素填写规范标题“关于+请求事项+的+文种”，如“关于采购办公设备的请示”主送机关顶格写，只写一个直接上级机关，如“总经理：”缘由说明请示原因及依据，如“因现有办公设备使用年限超5年，故障频发，影响工作效率，根据《公司固定资产管理办法》第X条规定，拟采购一批新设备。”事项明确具体请求，如“一、采购清单：电脑10台、打印机2台，预算合计X万元；二、资金来源：从2024年度办公经费中列支。”要求提出希望上级明确的事项，如“恳请领导批准采购方案及预算，以便尽快组织实施。”附件如有支撑材料，注明“附件：1.办公设备采购清单；2.市场询价报告。”落款发文部门或个人（如“行政部”或“X”），右对齐日期发文年月日，右对齐（三）报告类模板要素填写规范标题“关于+汇报事项+的+文种”，如“关于2024年第三季度工作进展的报告”主送机关顶格写，如“分管副总经理：”概况简述工作背景与总体目标，如“第三季度，本部门围绕年度重点工作任务，推进项目实施，现将进展情况汇报”进展/问题分点说明工作完成情况（含数据、成果）及存在问题，如“一、完成情况：1.项目完成进度达80%，超计划5%；2.培训开展3场，覆盖120人次。二、存在问题：1.人员配置不足，影响部分环节推进；2.跨部门协作效率待提升。”总结/建议提出下一步计划或改进建议，如“下一步将增派人员，优化协作流程，保证年底前完成项目目标；建议建立跨部门周例会机制。”附件可选，如“附件：第三季度工作数据统计表”落款发文部门，右对齐日期发文年月日，右对齐（四）函类模板要素填写规范标题“关于+商洽/询问事项+的+文种”，如“关于商请协助开展培训的函”主送机关顶格写，不相隶属机关全称，如“市人才服务中心：”事由说明发函目的，如“为提升员工专业技能，我司拟于X月X日至X日开展专题培训，需贵中心提供师资支持，特致函商请。”事项明确具体请求，如“一、培训主题：技能提升；二、所需师资：2名具备资质的讲师；三、时间要求：X月X日前确认讲师信息。”希望/要求提出回复要求，如“恳请贵中心于X月X日前给予回复，以便我司及时完善培训方案。”落款发文单位全称，右对齐日期发文年月日，右对齐（五）纪要类模板要素填写规范标题“会议名称+纪要”，如“公司2024年度第X次办公会纪要”会议基本信息顶格分行注明“会议时间：2024年X月X日X时X分；会议地点：X楼会议室；参会人员：X、X、X；缺席人员：X（事由）；记录人：X。”议题分点列明会议议题，如“一、审议《公司考勤管理制度（修订稿）》；二、部署Q4市场推广工作。”讨论情况简要记录各参会人员意见，如“关于议题一，X建议增加‘远程办公考勤条款’，X表示同意。”决议事项用“会议决定”“会议要求”等表述明确议定结果，如“会议决定：1.通过《公司考勤管理制度（修订稿）》，自X月X日起执行；2.Q4市场推广预算核定为X万元，由市场部负责制定具体方案。”后续分工明确责任部门及完成时限，如“责任分工：1.行政部于X月X日前完成制度印发；2.市场部于X月X日前提交推广方案；3.财务部配合预算拨付。”落款发文部门（如“综合管理部”），右对齐日期发文年月日，右对齐四、关键执行要点格式规范：字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；行距：行距设置为固定值28磅，段前段后间距0行；页码：页码位于页脚居中，用阿拉伯数字标注（如“-1-”）。语言要求：使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“安排”等）；表述准确，避免歧义（如“尽快完成”改为“X月X日前完成”）；简洁凝练，每段内容聚焦一个核心点，避免冗长描述。逻辑与细节：层次序号统一使用“一、（一）1.（1）”，不得混用（如“1.”后接“（二）”）；涉及时间、金额、数量等关键信息需反复核对，保证与原始材料一致；人名、部门名、单位名需使用全称或规范简称（首次出现时注明简称，