工程造价技术档案管理制度

工程造价技术档案管理制度一、总则（一）目的规范工程造价技术档案的收集、整理、归档、保管、利用及销毁全流程管理，确保档案真实反映项目造价管控过程，为项目结算、审计、纠纷处理及后续类似项目造价参考提供依据，保障工程造价管理工作的规范性与可追溯性。（二）适用范围本制度适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目的工程造价技术档案管理，涵盖项目决策阶段（投资估算）、设计阶段（设计概算）、招投标阶段（工程量清单、招标控制价）、施工阶段（变更签证、进度款审核）、竣工阶段（竣工结算、决算）等全生命周期的造价相关资料。（三）管理原则完整性原则：确保各阶段造价资料无缺失、无遗漏，完整反映造价形成过程；准确性原则：档案内容需真实、准确，数据计算无误，签字盖章手续齐全；及时性原则：各阶段造价资料需在完成后15个工作日内完成收集整理，竣工后3个月内完成归档；保密性原则：涉及项目商业机密（如中标价、成本分析）的档案，需严格管控查阅权限，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）造价管理部门负责项目各阶段工程造价资料（如估算书、概算书、清单、签证、结算书等）的收集、审核与初步整理；按档案分类标准对资料进行编号、组卷，确保卷内资料逻辑清晰；配合档案管理部门完成档案归档验收，提供档案编制说明及相关技术支持；提出造价档案查阅需求，按流程办理查阅手续，负责档案利用后的反馈记录。（二）档案管理部门制定工程造价技术档案分类标准、归档范围及保管期限表，统一档案管理规范；负责档案的最终验收、编号、入库保管，建立档案电子台账与检索系统；定期检查档案保管状况，做好防潮、防火、防虫、防磁等防护工作；审核档案查阅、借阅申请，监督档案使用过程，确保档案不丢失、不损坏；按规定流程组织到期档案的鉴定与销毁工作。（三）项目实施部门（工程部、项目部等）配合造价管理部门收集施工阶段的造价相关资料（如变更签证、现场计量记录、材料认价单等），确保资料签字确认手续齐全；及时移交项目实施过程中产生的造价影响文件（如施工组织设计调整、工期延误证明等），避免资料积压。（四）财务部门提供项目资金支付凭证（如进度款支付单、材料款发票等），作为造价结算的辅助依据；配合档案管理部门归档项目竣工决算相关财务资料，确保造价与财务数据一致。三、档案归档范围与分类（一）归档范围（核心资料清单）项目阶段核心归档资料责任部门决策阶段项目可行性研究报告（含投资估算）、估算审核意见、投资决策批复文件造价管理部+企划部设计阶段设计概算书（含编制说明、工程量计算书）、概算审核报告、设计图纸（含图纸会审纪要）造价管理部+设计部招投标阶段工程量清单、招标控制价（含编制依据、定额套用说明）、招标文件（含商务条款）、中标通知书、施工合同（含造价相关条款）造价管理部+招投标部施工阶段现场签证单（含工程量确认、价格核定）、设计变更造价调整文件、材料/设备认价单、进度款支付审核表（含工程量计量报告）、现场计量照片/视频记录造价管理部+项目部竣工阶段竣工结算书（含分部分项工程量清单、综合单价分析表）、结算审核报告（第三方/内部审核）、竣工图纸、竣工决算报告、审计报告造价管理部+财务部其他造价纠纷处理文件（如签证争议协商记录、仲裁/诉讼文书）、类似项目造价指标分析报告造价管理部（二）档案分类标准采用“项目编号-阶段编号-资料类型编号”三级分类法，示例如下：项目编号：按公司项目编码规则（如“XM-2025-001”，代表2025年第1个项目）；阶段编号：决策阶段（JC）、设计阶段（SJ）、招投标阶段（ZT）、施工阶段（SG）、竣工阶段（JJ）；资料类型编号：如施工阶段签证单（SG-001）、变更文件（SG-002）。最终档案编号示例：“XM-2025-001-SG-001-003”（2025年第1个项目施工阶段第3份签证单）。四、档案收集与整理流程（一）收集要求及时性：各阶段资料完成后，责任部门需在15个工作日内移交至造价管理部门；竣工结算完成后，造价管理部门需在1个月内完成所有资料的汇总；完整性：需收集资料的原件（重要资料需留存复印件并注明“与原件一致”），签字盖章手续不全的资料需退回补全后再收集；准确性：造价数据需与现场实际、合同条款一致，工程量计算书需附详细计算过程，避免数据矛盾。（二）整理规范组卷要求：按项目阶段组卷，每卷厚度不超过4cm，卷内资料按“批复文件-编制文件-审核文件-支撑材料”的顺序排列；装订要求：采用左侧装订，使用档案专用装订线，封面注明项目名称、卷名、卷号、编制单位、编制日期；编目要求：每卷需编制《卷内文件目录》，包含序号、文件名称、编号、日期、页数、备注等信息；档案盒侧面需粘贴标签，注明项目编号、阶段、卷号、保管期限。五、档案归档与保管（一）归档验收造价管理部门完成资料整理后，向档案管理部门提交归档申请，并附《工程造价档案归档清单》；档案管理部门对照归档范围与整理规范进行验收，重点检查资料完整性、签字手续、组卷质量，验收合格后双方签字确认，办理归档手续；验收不合格的，需出具整改意见，限期整改后重新验收。（二）保管要求存放环境：档案库房需保持温度14-24℃、相对湿度45%-60%，配备空调、除湿机、灭火器、防虫药剂等设备，严禁存放易燃易爆物品；载体管理：纸质档案需存放在档案柜中，避免阳光直射；电子档案（如造价软件文件、扫描件）需存储在专用服务器，定期备份（每月1次全量备份，每周1次增量备份），备份介质异地存放；保管期限：永久保管：竣工结算书、审计报告、施工合同、重大造价纠纷处理文件；长期保管（20年）：设计概算、招标控制价、工程量清单、变更签证；短期保管（5年）：进度款支付审核表、材料认价单（非核心）、日常造价计算草稿。六、档案查阅与利用（一）查阅流程内部人员查阅：填写《工程造价档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案编号、使用期限，经部门负责人签字后，报档案管理部门审批；查阅涉密档案（如成本分析）需经公司分管领导审批；外部人员查阅（如审计机构、业主方）：需提供单位介绍信及经办人身份证明，经公司法务部门审核、分管领导批准后，在档案管理部门指定场所查阅，严禁带出库房；查阅登记：档案管理部门需记录《档案查阅登记簿》，注明查阅人、查阅时间、档案信息、归还时间，查阅人需签字确认。（二）利用要求查阅人员不得涂改、勾画、抽取档案内容，不得复制涉密档案（经批准的除外）；电子档案仅可在公司内部系统查看，严禁下载、拷贝；确需使用电子档的，需经审批后生成水印版本（标注“仅限XX用途使用”）；档案利用后需及时归还，档案管理部门核对档案完整性后，在登记簿上注明归还情况。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定流程档案保管期满前6个月，档案管理部门会同造价管理部门、法务部门成立“档案鉴定小组”，对到期档案进行鉴定；鉴定小组根据档案价值、项目后续需求（如质保期、审计追溯期），出具《档案鉴定意见书》，明确“继续保管”“销毁”或“降期保管”意见；需继续保管的档案，重新确定保管期限并更新台账。（二）销毁流程对确定销毁的档案，编制《工程造价档案销毁清单》，报公司分管领导审批；销毁时需由档案管理部门、造价管理部门、纪检部门共同监督，现场清点档案数量，核对无误后进行销毁（纸质档案采用粉碎方式，电子档案彻底删除并销毁备份介质）；销毁后填写《档案销毁记录表》，注明销毁时间、地点、参与人员、销毁方式，参与人员签字确认，销毁记录永久保存。八、责任追究对未按规定收集、移交档案，导致资料缺失的，追究责任部门负责人及经办人责任，情节严重的给予通报批评；对档案保管不当（如受潮、丢失、泄密），造成公司经济损失或声誉影响的，追究档案管理部门及相关人员责任，按公司奖惩制度处理；对擅自涂改、复制、销毁档案，或查阅后不归还的，视情节轻重给予行