合同管理风险控制模板含审批流程

合同管理风险控制全流程管理模板一、适用范围与应用场景本模板适用于各类企业（含中小企业、大型集团）、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的风险控制需求，尤其适用于以下场景：常规业务合同：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等；重大专项合同：如合作开发合同、知识产权许可合同、建设工程合同等；跨部门协作合同：涉及多个业务部门或分支机构协同履行的合同；合同争议处理：针对合同履行中的纠纷、变更或终止场景的风险管控。二、合同管理全流程操作指引合同管理风险控制需覆盖“起草-审批-签署-履行-归档”全流程，每个环节需明确责任主体与风险控制点，具体操作（一）合同起草：明确核心要素，规避基础风险操作步骤：确定合同类型与需求：由业务部门根据合作需求（如采购标的、服务内容、合作期限等），明确合同类型，参照国家示范文本（如《民法典》合同编相关示范条款）或企业标准模板起草初稿。填写关键信息：保证合同包含以下核心要素，避免遗漏或模糊表述：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）；合同标的（名称、规格、型号、数量等，需明确唯一性）；权利义务（双方主要权利、履行方式、地点、期限）；金额与支付方式（合同总金额、计价标准、支付节点、账户信息）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决条款）；生效条件（签字盖章、审批通过等）。内部初审：业务部门负责人对合同内容的真实性、完整性进行审核，重点核对需求与合同条款的一致性（如采购合同需与采购订单、需求申请单匹配）。（二）合同审批：分级分类管控，严控流程风险操作步骤：发起审批流程：业务部门通过企业OA系统或审批工具提交合同审批，附合同初稿、需求说明、相关附件（如对方资质文件、技术规格书）。分级审批节点：根据合同金额、风险等级设置审批权限，示例：低风险合同（金额≤5万元，常规业务）：业务部门负责人→法务岗（可选）→财务岗→分管副总；中风险合同（5万元＜金额≤50万元，重要业务）：业务部门负责人→法务岗→财务岗→法务负责人→分管副总→总经理；高风险合同（金额＞50万元或涉及重大权益/战略合作）：业务部门负责人→法务岗→财务岗→风控岗→法务负责人→分管副总→总经理→董事会（如需）。专项审核要点：法务审核：重点审查条款合法性（如是否存在无效情形）、权利义务对等性、违约责任合理性、争议解决方式（优先约定企业所在地法院或仲裁机构）；财务审核：重点审查金额准确性、支付方式与资金安全（如预付款比例、质保金条款）、税务处理合规性；业务部门复核：确认审核意见是否影响核心需求，必要时与对方沟通调整条款。审批闭环：所有审批节点通过后，形成《合同审批表》（见模板1），由审批负责人签字确认，最终版本锁定，禁止未经审批擅自修改。（三）合同签署：规范用印程序，防范主体风险操作步骤：主体资格审查：签署前，法务或业务部门需核实对方主体资格：企业：提供加盖公章的营业执照复印件、法定代表人身份证明（如授权签署，需提供授权委托书及授权代表身份证明）；自然人：提供身份证复印件及联系方式，确认其完全民事行为能力。文本核对：将最终审批版本与签署文本逐页核对，保证内容一致（包括附件、补充协议），防止“阴阳合同”或条款篡改。签署与用印：企业法定代表人或授权代表签字，骑缝章、合同章/公章加盖清晰（骑缝章需覆盖合同封面、封底及所有页缝）；对方签署后，及时收回合同原件，扫描存档并同步至财务、业务、法务部门。（四）合同履行：动态跟踪监控，降低履约风险操作步骤：履行责任分工：业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪进度（如交付时间、验收标准）；财务部门负责款项支付与发票审核；法务部门负责监督违约情形处理。履约跟踪记录：建立《合同履行跟踪表》（见模板2），定期记录：履行节点（如预付款支付、货物交付、验收时间）；双方沟通记录（如邮件、函件、会议纪要）；异常情况（如延迟履行、质量瑕疵）及处理措施。风险预警与应对：发觉对方可能违约（如延迟交货），业务部门需3个工作日内发出《履约催告函》，并抄送法务、财务部门；出现违约情形后，法务部门牵头评估损失，制定应对方案（如协商解除、索赔、诉讼），并报总经理审批。（五）合同变更与终止：规范程序，避免后续纠纷操作步骤：变更流程：因政策变化、需求调整等需变更合同，由双方协商一致，签订《合同变更协议》（需明确变更内容、生效条件）；变更协议需履行原审批流程，重大变更需重新进行法律审核。终止流程：合同到期自然终止，业务部门提前30日确认是否续签；协商终止需签订《终止协议》，明确终止日期、已履行部分结算、违约责任处理等；单方终止需符合法定或约定情形，书面通知对方并留存证据（如对方违约证明）。（六）合同归档：集中管理，保证可追溯操作步骤：归档范围：合同正本、审批表、变更/终止协议、签署资质文件、履行过程中的往来函件、验收报告、付款凭证等。归档要求：合同签署后10个工作日内，由业务部门将原件移交档案管理部门，填写《合同归档登记表》；电子档案同步存储至企业合同管理系统，分类编号（如“年份-合同类型-编号”），设置查阅权限。保管期限：一般合同保管不少于10年，重大合同（如涉及不动产、知识产权）保管不少于20年，保管期满按档案管理规定销毁。三、核心管理工具模板模板1：合同审批表合同基本信息合同名称合同编号甲方（我方）乙方（对方）合同金额大写：_________________小写：￥_______履行期限合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他________业务部门审批节点审批人审批意见审批日期业务部门负责人法务岗审核财务岗审核分管副总总经理（如需）附件清单□合同初稿□对方资质□需求说明□其他________备注：审批意见需明确“同意”“修改后同意”“不同意”及具体修改理由。模板2：合同履行跟踪表合同基本信息合同编号合同名称对方单位履行期限履行节点计划日期实际日期责任人履行情况说明附件预付款支付货物/服务交付验收合格质保金支付异常记录发生日期问题描述处理措施处理结果更新记录更新人更新日期审核人审核日期四、风险控制关键注意事项（一）合同签订前：严把“入口关”主体真实性审查：避免与无资质主体（如超越经营范围、被吊销营业执照）或分支机构（无法人资格）签订合同，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”核实对方信用状况。条款“陷阱”规避：警惕“霸王条款”（如“最终解释权归甲方所有”）、模糊表述（如“合理期限”“其他情形”），违约责任需对等（如我方延迟付款承担违约金，对方延迟交付也需对应约定）。（二）合同审批中：严控“流程关”禁止“倒签审批”：合同需先审批后签署，严禁因业务紧急等原因先签署后补审批，确需“先签后批”的，需经总经理书面特批，并在3个工作日内完成补批。交叉审核责任：法务、财务等部门需在2个工作日内完成审核，因审核疏漏导致企业损失的，追究审核人员责任。（三）合同履行中：严守“监控关”证据留存意识：履行过程中的所有沟通（如邮件）、交付凭证（如签收单、验收报告）、付款记录（如银行回单）需书面化或截图存档，避免口头约定。定期履约报告：重大合同实行“月度履约报告制”，业务部门每月5日前向法务、财务部门提交《履行情况说明》，保证风险早发觉、早处理。（四）合同归档后：严管“追溯关”档案保密管理：合同档案涉及商业秘密的，需设置查阅权限，仅业务、法务、财务部门相关人员因工作需要可查阅，复制需经部门负责人及分管领导审批。定期审计监督：企业内审部门每年至少开展1次合同管理专项审计，重点检查审批流程合规性、履行跟