供应链管理采购流程标准化手册

供应链管理采购流程标准化手册前言为规范企业采购行为，优化供应链资源配置，保证采购活动的合规性、经济性和高效性，特制定本手册。本手册基于标准化流程设计，涵盖采购需求提报至付款结算全环节，适用于企业各部门采购活动的指导与管控，旨在降低采购成本、防范运营风险，提升供应链整体协同效率。一、适用范围与应用场景（一）适用范围本手册适用于企业各类采购活动，包括但不限于：生产物料采购（原材料、零部件、包装材料等）；固定资产采购（设备、仪器、办公家具等）；办公用品及服务采购（耗材、物流服务、维修服务等）；市场推广类采购（广告、宣传物料等）。（二）应用场景常规采购：月度/季度重复性物料采购，需求明确、规格标准；紧急采购：生产突发断料、设备故障急需的物料或服务采购；新项目采购：新产品研发、产线扩建等项目中的专项采购；战略采购：年度框架协议下的供应商定点采购。二、采购流程标准化操作步骤（一）采购需求提报与审核操作内容：需求部门根据业务计划（如生产排程、项目进度、库存预警等），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、需求日期、预算金额及用途说明，附技术图纸、质量要求等支撑文件。需求部门负责人（*经理）对需求的合理性、必要性及预算准确性进行初审，签字确认后提交至采购部。采购部收到需求后，1个工作日内完成审核：重点核对需求是否符合采购政策、预算是否在部门额度内、规格描述是否清晰、是否存在替代方案等。对审核通过的需求，纳入采购计划；对不通过的需求，反馈需求部门说明原因并补充完善。责任部门/岗位：需求部门、采购部（专员、经理）输出成果：《采购需求申请表》（审批版）（二）供应商寻源与评估操作内容：寻源方式：根据采购金额、物料特性选择合适寻源方式：公开招标：适用于金额≥10万元或战略物料采购，通过企业官网、采购平台发布招标公告；邀请招标：适用于金额5万-10万元或已合作优质供应商，邀请3家及以上供应商参与；询价比价：适用于金额＜5万元或标准化物料，向3家及以上供应商发出询价单，要求提供报价单、产品样本、资质证明等；单一来源：仅限独家代理物料、紧急采购等特殊情况，需经采购总监（*总）审批。供应商评估：采购部组织成立评估小组（含需求部门、质量部、财务部人员），从资质文件（营业执照、相关行业许可证等）、生产能力、供货周期、价格竞争力、质量历史（过往合作不良率≤1%）、售后服务等维度进行评分，形成《供应商评估表》，选择综合得分最高的供应商作为候选对象。责任部门/岗位：采购部（专员、经理）、需求部门、质量部、财务部输出成果：《询价记录表》《供应商评估表》《候选供应商推荐名单》（三）采购订单与审批操作内容：采购部根据确定的供应商及谈判结果，拟定《采购订单》，明确订单号、供应商信息、物料/服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准、违约责任等条款，经采购专员（*专员）核对无误后提交审批。审批权限：金额＜5万元：采购部经理（*经理）审批；5万-20万元：采购部经理+财务部经理（*经理）联合审批；金额≥20万元：采购部经理+财务部经理+采购总监（*总）联合审批。审批通过后，采购部将《采购订单》盖章生效，同步发送至供应商及需求部门、仓库、财务部存档。责任部门/岗位：采购部（专员、经理）、财务部（经理）、采购总监（总）输出成果：《采购订单》（审批版、盖章生效版）（四）订单执行与交付跟踪操作内容：采购部向供应商下达订单后，指定专人（*专员）负责跟踪订单执行进度，每周更新《订单跟踪表》，记录生产备货、发货物流、到货日期等信息，保证供应商按期交付。若供应商无法按期交货，需提前3个工作日书面通知采购部，说明原因及预计交付时间，采购部协调需求部门调整计划或启动备用供应商。物料送达后，供应商需提供送货单、质检报告（如适用）等随货文件，采购部核对送货单与订单信息（物料名称、数量、批次号等）是否一致，确认无误后通知仓库办理入库手续。责任部门/岗位：采购部（*专员）、供应商、仓库输出成果：《订单跟踪表》《送货单》（五）验收入库与质量确认操作内容：仓库根据《采购订单》和送货单，对到货物料进行数量清点和外观检查，确认包装完好、标识清晰后，填写《到货登记表》。质量部接到仓库通知后，按《物料检验规范》（如GB/T19001或企业内控标准）对物料进行抽样检验，重点检测规格参数、功能指标、合格证明等，填写《检验报告》。检验结果分为：合格：仓库办理正式入库手续，《入库单》，更新库存台账；不合格：质量部出具《不合格品处理通知单》，采购部联系供应商办理退换货或索赔，同步记录供应商质量表现。责任部门/岗位：仓库（主管）、质量部（检验员）、采购部（*专员）输出成果：《到货登记表》《检验报告》《入库单》（或《不合格品处理通知单》）（六）付款结算与账务处理操作内容：供应商按合同约定开具合规票据（如增值税专用发票），发票信息需与《采购订单》《入库单》一致（物料名称、金额、规格等），采购部收到发票后3个工作日内完成审核，确认无误后提交财务部。财务部核对发票、入库单、合同审批单等单据，确认应付账款金额无误后，按企业付款流程安排付款：账期≤30天：月度统一付款，每月25日前提交付款申请；账期＞30天：按合同约定节点付款（如预付款、到付款、质保金等）。付款完成后，财务部更新应付账款台账，采购部在ERP系统中同步关闭订单，完成本次采购流程闭环。责任部门/岗位：采购部（专员）、财务部（会计、*经理）输出成果：《付款申请单》《发票》《应付账款台账》三、采购流程常用表单模板（一）采购需求申请表申请部门申请日期订单号（暂定）物料/服务信息名称规格型号单位用途说明技术/质量要求（附图纸或文件名称）审批流程需求部门负责人：______日期：______采购部审核：______日期：______财务部复核：______日期：______总经理（如需）：______日期：______（二）供应商评估表供应商名称评估日期评估小组评估维度权重（%）得分（0-100分）资质文件（营业执照、行业许可证等）20价格竞争力（与市场均价对比）30质量历史（合作不良率、客诉率）25供货周期及履约能力15售后服务响应速度10综合得分100评估结论：□推荐□备选□不通过评估小组签字：______日期：______（三）采购订单订单号PO-______-______签订日期____年__月__日供应商信息名称：____________________地址：____________________联系人：______电话：______采购方信息名称：____________________地址：____________________联系人：______电话：______物料/服务信息名称规格型号单位付款方式□预付__%□到货%□质保金%（__个月后支付）质量标准（如：国标/行标/企业标Q/X-）违约责任逾期交货：每日按逾期金额__%违约金；质量不符：__天内退换货备注审批采购专员：______采购经理：______财务经理：______采购总监：______供应商确认（盖章）经办人：______日期：______（四）验收入库单入库单号RK-______-______入库日期____年__月__日供应商信息名称：____________________订单号：____________________收货仓库______________物料信息名称规格型号批次号备注签字确认仓库管理员：______质量检验员：______采购专员：______供应商送货员：______（五）付款申请单申请部门采购部申请日期____年__月__日供应商信息名称：____________________供应商代码：____________________付款信息付款方式：□电汇□承兑汇票付款金额（大写）：____________________付款金额（小写）：¥____________________订单/入库信息订单号：____________________入库单号：____________________发票号码：____________________发票金额：¥____________________付款事由□货款□预付款□质保金附件清单□采购订单□入库单□发票□合同审批流程采购专员：______采购经理：______财务经理：______总经理：______四、关键控制点与风险提示（一）需求审核环节控制点：需求部门需明确物料用途及技术参数，避免“模糊采购”；采购部需核对预算，杜绝超预算采购。风险提示：需求不明确导致采购错误；预算失控增加成本。（二）供应商评估环节控制点：评估小组需独立客观审核供应商资质，优先选择行业内有良好口碑的供应商；单一来源采购需经高层审批并留存书面说明。风险提示：供应商资质造假导致质量风险；关联交易未披露造成利益输送。（三）订单执行环节控制点：采购专员需全程跟踪订单进度，对延期交货提前预警；合同条款需明确违约责任，保障采购方权益。风险提示：供应商履约不及时影响生产；合同条款漏洞导致纠纷。（四）验收入库环节控制点：仓库与质量部需严格执行“先检验后入库”，不合格品严禁入库并启动退换货流程；入库单信息需与订单、发票一致。风险提示：不合格物料流入生产环节；数量不符导致账实差异。（五）付款结算环