会议记录及任务分配执行模板

会议记录及任务分配执行模板一、适用场景说明二、操作流程详解（一）会前准备阶段明确会议目标与议程：会议发起人需提前确定会议核心目标（如“明确Q3产品迭代计划”“解决项目跨部门协作瓶颈”），并梳理会议议题、讨论顺序及预计时长，形成书面议程。通知参会人员：通过企业通讯工具（如钉钉、企业等）发送会议通知，包含会议时间、地点（线上需附）、议程、参会人员（标注必参与/可选参与）及会前需准备的资料（如“请各部门提前提交Q2工作总结PPT”）。准备会议材料：主持人或记录人需提前整理议程相关背景资料、数据报表、待讨论文档等，并保证会议设备（投影仪、麦克风、视频会议软件）正常运行。（二）会中记录阶段签到与身份确认：会议开始前，记录人负责收集参会人员签到信息（可通过线上工具或纸质签到表），确认实到人员与应到人员的差异，及时反馈给主持人。按议程推进讨论：主持人严格按照议程控制会议节奏，引导参会人员围绕议题发言，记录人需同步记录关键信息：各议题的讨论要点（不同观点、数据支撑、典型案例）；达成的共识或决议（明确“同意方案”“暂缓事项”等结论）；未解决的问题及后续跟进方向。确认任务初步分配：针对决议中需落地执行的事项，现场明确初步任务负责人（如“市场部负责完成活动方案初稿，技术部配合提供技术参数支持”），并记录任务名称、负责人及大致完成时限。（三）会后整理阶段整理会议纪要：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中记录，整理形成正式会议纪要，内容包括：会议基本信息（名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员）；各议题讨论摘要（重点标注分歧点与共识）；会议决议与结论；任务分配清单（含负责人、协作人、截止时间、交付标准）。审核与分发纪要：纪要完成后交由主持人审核确认，保证信息准确、无遗漏；审核通过后，1个工作日内分发至所有参会人员及相关干系人（如项目组、部门负责人），并同步抄送存档。（四）任务跟踪与执行阶段任务责任人确认：任务接收人收到纪要后1个工作日内，需确认任务理解是否与会议一致（如交付标准、截止时间），若有疑问及时与记录人或主持人沟通，避免歧义。定期更新进度：任务执行过程中，责任人需按纪要中约定的频率（如每日/每周）在任务跟踪表中更新进度（如“完成方案框架设计，待评审”），遇到阻碍及时同步至会议发起人或相关负责人协调解决。闭环管理：任务完成后，责任人需提交交付物（如文档、报告、成果演示），并在任务跟踪表中标注“已完成”，同时附上完成说明；记录人需定期（如每周/每月）汇总任务整体完成情况，形成任务执行报告，同步至团队及上级。三、核心模板表格表1：会议基本信息表会议名称会议编号时间地点/线上主持人记录人应到人数实到人数参会人员（姓名）会议主题议程概要1.议题一：2.议题二：3.议题三：表2：议题讨论记录表序号议题名称讨论内容（关键观点、分歧点、数据支撑）决议/结论1Q3产品迭代计划研发部：建议优先优化用户登录功能，数据提升30%；市场部：认为需同步增加社交分享功能，提升拉新效率同步优化登录功能（研发部负责）+增加社交分享功能（市场部负责，8月底前完成）2跨部门协作问题项目组：技术支持响应超时，导致延期；技术部：人力不足，优先级冲突建立跨部门任务优先级评审机制（每周五下午由运营总监牵头），技术部增派1名开发人员（下周一到位）表3：任务分配跟踪表任务编号任务名称任务描述（含交付标准）负责人协作者起止时间优先级当前状态完成情况说明备注T001活动方案初稿包含活动流程、预算、推广渠道，需通过市场部*评审张*李*（设计）2024-07-15至2024-07-20高进行中完成流程框架设计，待设计稿需同步法务*审核合规性T002技术参数支持提供模块接口文档及测试环境王*-2024-07-10至2024-07-12中已完成已提交接口文档至共享文件夹T003用户调研报告样本量≥500，含需求分析与改进建议赵*刘*（数据）2024-07-05至2024-07-18高待开始待确认调研问卷终版7月12日启动调研四、使用注意事项记录客观准确：会议纪要需忠实还原讨论内容，避免主观臆断或个人情绪化表述，对关键数据、决议需经参会人员确认，保证信息无误。任务明确可执行：任务描述需具体（如“完成活动方案初稿”而非“推进活动相关工作”），交付标准、截止时间、责任人需清晰，避免模糊表述导致执行偏差。及时跟进与反馈：任务跟踪需常态化，责任人主动更新进度，记录人或项目负责人定期（如每日站会、周例会）同步整体进展，对延期任务及时预警并协调资源解决。保密与存档管理：会议纪要及任务分配表涉及敏感信息（如未公开的项目计划、数据），需按公司保密规定分级管理，仅向相关人员开放；纸质版需存档于指定文件夹，电子版备份