房地产中介公司档案管理质量办法

房地产中介公司档案管理质量办法

一、总则1.目的：为加强本房地产中介公司档案管理，提高档案管理质量，确保档案的完整性、准确性和安全性，有效支持公司各项业务的开展，特制定本办法。2.适用范围：本办法适用于公司总部及各分支机构的所有档案管理活动，涵盖各类业务档案、行政档案、财务档案等。3.基本原则：档案管理遵循集中统一、分类管理、规范操作、安全保密的原则，以实现档案管理的科学化、规范化和信息化。二、档案管理组织与职责1.档案管理部门：公司设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司的档案管理工作。其主要职责包括制定和完善档案管理制度，组织档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，开展档案管理人员培训等。2.各部门职责：各部门负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，并按照规定及时向档案管理部门移交档案。同时，协助档案管理部门开展档案的查询、借阅等利用工作。3.档案管理人员：档案管理人员应具备良好的职业道德和专业素养，熟悉档案管理业务，严格执行档案管理制度，确保档案管理工作的规范有序进行。三、档案的分类与编号1.档案分类：根据档案的来源、内容和性质，将档案分为业务档案（如客户信息档案、房源档案、交易合同档案等）、行政档案（如公司文件、会议记录、人事档案等）、财务档案（如会计凭证、财务报表等）等几大类。每一大类再进一步细分若干小类。2.编号规则：为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用层次码结构，由大类代码、小类代码、年份代码、顺序号等组成。具体编号规则由档案管理部门制定并公布。四、档案的收集与整理1.收集范围：明确各类档案的收集范围，确保应归档的文件材料齐全完整。包括公司在各项活动中形成的具有保存价值的纸质文件、电子文件、照片、录音录像等资料。2.收集时间：各部门应定期将本部门形成的档案材料收集整理，一般按季度或年度向档案管理部门移交。对于重要紧急的档案，应及时移交。3.整理要求：档案整理应遵循档案形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限和密级。纸质档案应进行分类、编号、编目、装订等工作；电子档案应进行数据转换、存储备份等处理。五、档案的归档1.归档流程：档案管理部门对各部门移交的档案进行审核，符合要求的予以接收归档。归档时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.归档存储：将归档后的档案按照分类和编号顺序，存放在专门的档案库房或存储设备中。档案库房应配备必要的保管设施，如档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。六、档案的保管与维护1.库房管理：档案库房应保持整洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等良好环境。定期对库房进行检查和维护，确保档案保管条件符合要求。2.定期盘点：档案管理部门应定期对档案进行盘点清查，核对档案数量、完整性和存储状态。发现问题及时记录并采取措施解决。3.数字化维护：对于电子档案，应定期进行数据备份和存储设备检查，防止数据丢失或损坏。同时，随着技术发展，适时进行档案数字化升级转换工作。七、档案的利用1.利用申请：公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、数量等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理手续。2.利用方式：档案查阅一般在档案阅览室进行，如需借阅，应按照规定的借阅期限归还。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复制等。3.外部利用：如有外部单位或个人需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并按照相关规定办理手续。涉及商业机密的档案，应严格控制利用范围。八、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作：档案管理部门定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值、保管期限等因素，确定档案是否需要继续保存或销毁。鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成的鉴定小组共同进行。2.销毁程序：对确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，经公司领导审批后，按照规定的方式进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案信息的安全保密。九、档案管理的监督与考核1.监督检查：档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档情况，档案保管条件，档案利用情况等。对发现的问题及时提出整改意见。2.考核机制：建立档案管理工作考核制度，将档案管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系。对档案管理工作表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反档案管理制度的行为，按照公司规定进行处罚。十、附则1.