合同审查与执行情况跟进记录表

适用场景本工具适用于企业法务部门、项目管理部门、采购部门及业务部门对各类合同（如采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同等）的全生命周期管理。具体场景包括：合同签订前的审查把关、合同履行过程中的进度跟踪、执行异常的及时发觉与处理、合同到期后的归档复盘等，旨在通过标准化记录降低合同风险，保证合同条款有效落地，提升合同管理效率。使用步骤详解第一步：合同信息收集与基础登记在合同签订前或签订后，需收集合同核心信息并录入跟踪表，保证基础数据完整。具体操作获取合同文本：从业务部门或合作方获取最终版合同电子档及纸质版复印件（如有）；登记基础信息：记录合同编号（按企业内部编码规则）、合同名称（需体现合作双方及核心内容，如“公司与科技有限公司软件开发服务合同”）、合同类型（如服务类、采购类、销售类等）、签订日期、合同有效期（起始日期至终止日期）；明确主体信息：填写甲方（委托方/采购方）全称、统一社会信用代码、联系人（经理）、联系电话（虚拟，如138）；乙方（服务方/供应商）全称、统一社会信用代码、联系人（主管）、联系电话（虚拟，如1395678）。第二步：合同审查要点核对由法务部门或指定审查人员对照合同条款逐项核对，保证合同合法合规、条款清晰，重点记录审查结果及修改意见。操作要点：主体资格审查：核对双方营业执照、资质证书（如行业许可证、资质等级证书等）是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同内容，避免无资质履约；核心条款审查：检查合同标的（货物名称/服务内容、规格型号/服务标准）、数量、价款（单价、总价、支付方式、发票类型）、履行期限（交付时间/服务周期、验收节点）、违约责任（违约金比例、赔偿范围）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖法院）等是否明确无歧义；法律风险排查：识别是否存在显失公平条款、无效条款（如违反法律强制性规定），或可能引发纠纷的模糊表述（如“尽快交付”“合理费用”等）；记录审查结果：在“审查意见”栏填写“通过”“需修改后通过”或“不通过”，并注明修改建议（如“建议补充乙方延迟交付的违约金计算方式”）。第三步：执行节点拆分与责任分配将合同履行过程拆分为关键执行节点，明确各节点的责任人员、完成标准及时间要求，保证责任到人。操作方法：拆分节点：根据合同类型识别核心履行环节，如采购合同可分为“预付款支付”“货物生产/采购”“物流交付”“验收合格”“尾款支付”等节点；服务合同可分为“项目启动阶段报告”“中期交付成果”“最终验收”“质保期服务”等节点；assign责任人：明确每个节点的甲方负责人（如采购专员）、乙方负责人（如项目经理）及企业内部执行人（如仓库管理员、技术工程师），保证节点推进有专人跟进；设定时间节点：结合合同条款及双方协商，确定各节点的“计划完成时间”（如“2024年6月30日前完成货物交付”），并标注“是否为关键节点”（如验收节点通常为关键节点，影响尾款支付）。第四步：执行进度跟踪与实时记录在合同履行过程中，定期更新各节点执行状态，记录实际进展，保证动态监控。操作要求：定期更新：根据节点周期设定跟踪频率（如关键节点每日更新，普通节点每周更新），通过系统或表格记录“实际完成时间”“当前状态”（如“进行中”“已完成”“延期”“异常”）；佐证材料留存：对已完成节点，需同步或记录佐证材料（如验收报告、物流签收单、付款凭证等），材料名称可简述为“2024年6月30日货物签收单（编号：X）”；进度标记：用“●”表示已完成、“○”表示进行中、“△”表示未启动、“×”表示延期，直观展示整体进度。第五步：异常情况处理与归档复盘当执行过程中出现延期、违约、争议等异常情况时，需及时记录处理措施，并在合同完成后归档复盘。操作流程：异常记录：在“异常情况”栏填写具体问题（如“乙方延迟交付7天，原因：原材料供应不足”）、发生时间、影响范围（如“导致项目整体延期，影响下游环节”）；处理措施：记录沟通结果（如“双方协商同意乙方支付违约金X元，于2024年7月10日前交付”）、责任人（如法务专员）、处理时限及当前状态（如“处理中，待支付违约金”）；合同归档：合同履行完毕或到期后，将跟踪表与合同文本、附件、沟通记录、付款凭证等整理归档，注明归档日期、归档人（如档案管理员），并撰写“执行总结”（如“本次合同整体履约率90%，主要问题为乙方交付延迟，后续需在合同中明确原材料备选方案”）。模板表格内容合同审查与执行情况跟踪记录表合同基本信息合同编号QCG-2024-006合同名称实业集团与环保设备公司污水处理设备采购合同合同类型采购合同签订日期2024年3月15日合同有效期2024年3月15日至2024年9月15日（含质保期1年）甲方信息全称实业集团有限公司统一社会信用代码91110108联系人经理联系电话138乙方信息全称环保设备科技有限公司统一社会信用代码91110109联系人主管联系电话1395678审查要点记录审查环节审查内容主体资格审查乙方提供环保工程专业承包叁级资质（在有效期内）核心条款审查设备型号：-500型，单价5万元/台，共10台，总价50万元；支付方式：签约付30%，验收合格付60%，质保期满付10%法律风险排查第10条“质保期内设备故障，乙方需24小时内响应，48小时内修复”表述清晰执行节点跟踪节点名称节点内容预付款支付甲方支付合同总价30%（15万元）设备生产乙方完成10台设备生产，提供出厂检验报告设备交付与安装乙方送货至甲方指定地点，完成安装调试验收合格甲方组织验收，出具验收合格报告尾款支付甲方支付合同尾款10%（5万元）异常情况记录异常时间异常内容2024-07-15乙方设备交付延迟2天，原因：物流车辆临时故障执行总结整体履约率90%（关键节点均完成，仅交付环节轻微延迟）归档日期2025-01-15使用注意事项填写及时性：合同签订后24小时内完成基础信息登记，执行节点需在完成后2个工作日内更新状态，异常情况发生后立即记录，避免信息滞后导致风险遗漏。数据准确性：合同编号、金额、日期等关键信息需与合同文本一致，责任人员姓名需与实际负责人对应，避免因信息错误导致责任推诿。责任明确化：每个执行节点需明确甲方、乙方双方责任人，内部执行人需知晓自