业主档案管理制度（2025版）

业主档案管理制度（2025版）一、总则：定位与核心框架1.1适用范围本制度适用于物业服务企业对所服务住宅小区、商业综合体等项目业主（含物业使用人、租户）档案的全生命周期管理，涵盖档案的收集、整理、存储、利用、更新、销毁等各环节，明确各岗位档案管理职责与操作标准。1.2核心原则遵循“依法合规、全程管控、隐私优先、便捷高效”理念，坚持“一人一档、动态更新、安全保密、溯源可查”方针，建立“收集标准化、管理精细化、利用规范化、销毁合法化”管理体系，重点解决档案信息不全、更新滞后、隐私泄露、利用无序等行业痛点。1.3合规依据严格对标以下法律法规与管理要求：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《物业管理条例》《物业服务收费管理办法》地方《物业服务企业档案管理规范》及行业服务标准北京市人民政府关于物业服务人档案保存相关规定二、责任体系：分级管控与主体落实2.1多方责任主体核心职责（一）责任划分清单责任主体核心职责责任底线物业服务企业（主体责任）建立档案管理体系；保障档案管理经费与设施；组织人员培训；承担档案安全主体责任不得泄露业主隐私信息；对档案丢失、损毁负全部责任档案管理部门（归口责任）制定档案管理细则；统筹档案收集与存储；监督档案利用与销毁；推进数字化建设不得擅自扩大档案利用范围；确保档案管理流程合规项目服务中心（执行责任）负责档案初始收集与日常更新；协助档案利用核验；开展档案自查不得遗漏关键档案材料；确保档案信息真实准确档案管理员（直接责任）执行档案整理、存储、借阅登记；维护档案存储设施；监测档案状态不得私自查阅、复制业主隐私档案；严格执行保密制度其他岗位人员（协同责任）配合收集服务过程中形成的业主相关资料；及时移交需归档材料不得截留、隐匿业主档案材料；严禁泄露工作中接触的档案信息2.2责任落地机制签订《档案管理责任书》，明确各岗位档案管理职责清单，纳入年度绩效考核；推行“档案管理责任制”，对档案收集不全、更新不及时、利用违规等问题实行“责任到人、限期整改”；建立“责任倒查机制”，对发生档案丢失、隐私泄露等问题的，依法倒查相关岗位责任落实情况。三、档案构成：分类梳理与内容规范3.1档案分类体系按“基础档案+动态档案+专项档案”三维分类，实现业主信息全方位覆盖：基础身份档案：业主及家庭成员基本信息，含身份证明、联系方式、产权证明（不动产权证、购房合同等）、权属转移证明（继承公证书、法院判决书等）；物业服务档案：物业服务协议、收费记录、报事报修记录及处理结果、装修管理资料（装修申请表、施工图纸、验收记录）；专项管理档案：车位使用协议、共有部分使用申请及审批记录、应急联络信息更新记录、投诉处理闭环台账；数字化档案：电子证照扫描件、线上报事系统自动归档记录、视频监控中涉及业主的授权留存资料。3.2档案收集规范（一）收集时机与方式初始收集：业主收房时，由项目服务中心通过“一站式”服务收集基础身份资料与服务协议，同步录入数字化系统；动态补充：业主信息变更（如联系方式、权属转移）时，通过线上提交、线下核验方式更新档案；过程积累：服务过程中形成的报事记录、装修资料等，由经办岗位在业务办结后3个工作日内移交档案管理部门。（二）收集质量要求纸质档案需字迹清晰、内容完整，复印件需加盖“与原件核对无误”印章并由业主签字确认；电子档案需采用PDF、JPG等标准格式，扫描件分辨率不低于300DPI，确保可清晰辨识；档案信息需真实准确，对产权证明等核心材料需与原件核对，必要时通过政务系统验证真伪。四、档案管理：全流程标准化操作4.1整理与编码规则分类编码：采用“项目代码-楼栋号-房号-档案类型代码”四级编码，如“XY01-12-0501-JC”代表“XY01项目12栋501室基础档案”；整理规范：纸质档案按“基础档案→服务档案→专项档案”顺序装订，加装档案封面与目录；电子档案按相同分类逻辑建立文件夹，命名规范统一。4.2存储与保管措施（一）物理存储管理设立专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁设施，保持温度14-24℃、相对湿度45%-60%；档案柜按编码顺序排列，张贴分类标签，定期（每月）检查档案保存状态，填写《档案库房巡检记录表》。（二）数字化存储管理搭建业主档案数字化管理系统，与“嗨管家APP”等智慧服务平台联动，实现报事记录等信息自动归档；电子档案实行“云端+本地”双备份，云端采用加密存储，本地备份定期（每周）更新，备份介质异地存放；对接物业管理数据资源库，实现业主档案与小区设备设施、车位信息等数据关联共享。4.3动态更新机制建立“档案更新提醒制”：业主信息变更后15日内未主动更新的，由项目服务中心通过电话、短信等方式提醒；实行“季度集中更新”：每季度末对业主联系方式、应急联系人等关键信息进行集中核验更新；明确“更新追溯制”：档案更新需注明更新人、更新时间及依据，保留原始信息存档，确保变更过程可追溯。五、档案利用：规范授权与流程管控5.1利用权限分级根据利用主体与目的实行权限管控，严禁超权限利用档案：利用主体利用范围所需证明材料业主本人本人档案及房屋相关共用设施设备档案个人身份证明、产权证明物业使用人/租户房屋服务相关档案身份证明、租赁合同、产权人授权书物业服务人员履职所需的业主基础信息与服务档案工作证、部门负责人审批单业委会业主共同利益相关的公共档案单位介绍信、业委会备案证明政府部门执行公务所需的指定档案单位介绍信、经办人工作证司法机关案件办理所需档案协助调查函、执法证件5.2利用流程规范（一）查阅流程提出申请：利用人填写《业主档案利用申请表》，注明利用目的、范围及方式；材料核验：档案管理员核验申请人身份及证明材料，符合条件的予以受理；查阅办理：纸质档案在指定阅览区查阅，电子档案通过权限授权在线查阅，严禁带出阅览区；登记归档：填写《档案利用登记表》，记录利用人、时间、内容等信息，相关申请材料随档案留存。（二）复制与证明流程需复制档案的，由利用人在申请表中注明复制内容，经档案管理部门负责人批准后方可办理；复制件需加盖“档案复制专用章”方可产生证明效力，无专用章的复制件不具备任何效力；原则上不得复制整卷档案，因特殊需要整卷复制的，需经物业服务企业负责人审批。（三）外借管理要求档案原则上不外借，因应急处置等特殊需要外借的，需经企业负责人签字批准，由专人全程护送；外借档案必须在24小时内归还，归还时档案管理员需当面核对清点，确认无损坏、缺失后方可入库；建立《档案外借登记台账》，详细记录外借与归还情况，留存审批材料。六、安全管理：隐私保护与风险防控6.1隐私保护措施实行“最小权限原则”：档案管理员仅能访问履职所需的档案信息，严禁查阅与工作无关的业主隐私；强化“信息脱敏管理”：对外提供档案复制件时，隐去身份证号、银行卡号等敏感信息，保留必要识别内容；规范“信息传递流程”：业主档案信息不得通过微信、邮件等非加密方式传递，确需传递的采用加密文件格式。6.2安全风险防控物理安全：档案库房实行24小时监控，配备门禁系统，仅授权人员可进入；定期开展防火、防盗演练，确保应急处置到位；数据安全：数字化档案系统设置访问密码与操作日志，记录所有登录、查阅、修改行为；每半年开展一次数据安全审计，排查泄露风险；人员管理：档案管理人员上岗前签订《保密承诺书》，每年参加不少于8学时的隐私保护与档案安全培训；严禁工作人员私自摘录、拍照或上传业主档案信息。6.3应急处置机制发生档案丢失、损毁时，立即启动应急预案，由档案管理部门牵头排查原因，采取补救措施，并向企业负责人报告；发生信息泄露事件时，立即停止相关信息流转，核查泄露范围，通知受影响业主，并按规定向监管部门报告；建立“应急处置台账”，记录事件原因、处置过程及结果，形成整改报告并跟踪落实。七、档案销毁：合规操作与流程管控7.1销毁条件与范围业主房屋产权转移且已办理物业交接，原业主档案满5年无后续服务关联的；临时租户档案在租赁期满且无遗留问题，满2年未续租的；重复归档、失效作废的档案材料（如已变更的联系方式复印件、作废的申请表格等）。7.2销毁流程规范编制清单：档案管理部门对拟销毁档案进行清点，编制《业主档案销毁清册》，注明档案名称、数量、形成时间、销毁原因；审核批准：清册经部门负责人、企业分管领导审核后，报企业主要负责人批准；现场监销：销毁工作由档案管理部门组织实施，邀请2名以上监销人在场监督，确保档案全部销毁；记录归档：销毁完成后，监销人在清册上签字确认，清册及审批材料作为永久档案留存。八、监督检查与持续改进8.1多层级监督体系日常自查：档案管理员每日核查档案存储状态，每周核对档案更新情况，每月整理自查记录；部门检查：档案管理部门每季度开展专项检查，重点核查收集完整性、利用合规性、安全保密性；企业督查：企业质量管理部门每半年开展综合督查，采取“四不两直”方式抽查档案管理情况，通报检查结果。8.2持续改进机制建立“问题整改闭环制”：对检查发现的问题明确整改责任人与时限，实行“整改-复