电子文件归档重要知识点

GB/T

18894、GB/T39362、DA/T70、DA/T92电子文件归档重要知识点主讲人：杨安荣数字罗塞塔计划（Digital

Rosetta

Program，DRP）数字罗塞塔计划公众号肩负“保存社会记忆、传承人类文明”的使命，始终秉持中立的立场客观公正地表达档案信息化领域的看法和观点，致力于成为全国最大的档案信息化知识分享与交流平台。归档信息包预归档信息包电子文件归档过程分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收4个环节，12个步骤；即捕获、录入、转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认。档函〔2022〕58号《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》，虽然这个文件针对“机关”，但“团体、企业事业单位和其他组织”可以参照执行。元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据（GB/T

18894-2016

《电子文件归档与电子档案管理规范》

，术语和定义3.3）元数据可参考的标准则比较多，包括但不限于：DA/T

46-2009《文书类电子文件元数据方案》DA/T

54-2014《照片类电子档案元数据方案》DA/T63-2017《录音录像类电子档案元数据方案》GB/T

39362-2020《党政机关电子文件归档规范》等22号令第十六条中要求“电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。”上述格式要求主要来自于DA/T

47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》。GB/T39362中给出了电子文件归档格式：文件构成文件形态归档格式文件处理单纸质（扫描）双层OFD电子（网页、文本）OFD文件主体（含正本、定稿、历次修改稿等多个版本）纸质（扫描）双层OFD电子（文本）OFD其他附属文件电子文本类：OFD图像类：JPG、TIF图形类：SVG、STEP音频类：WAV、MP3视频类：AVI、MP4、MPG媒体社交类：HTML、MHT表A.1

电子文件归档总体要求3、支持内置式（作为功能模块嵌入）、独立式（作为独立子系统）等不同的方式实现与电子文件系统、档案管理系统的对接，宜将归档系统作为电子文件系统的一个内置功能模块。GB/T

39362解读说明内置式前置式后置式独立式建议采用前置式的方式建设电子文件归档系统，特别是新建业务系统时应将归档功能规划在内。当确实无法用前置式方式时，可以考虑采用后置式或独立式。《档案法》第三十七条

电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。DA/T92“4总体原则和要求”中的三项基本原则：来源可靠：实行单套管理的电子档案应由经过授权和确认的法定形成者，在既定的业务活动中，在特定的时间，通过安全可信的系统或电子设备形成。程序规范：电子档案单套管理应明确管理和技术要求，加强电子文件形成、归档和电子档案保存、利用、鉴定、销毁全过程规范化控制，确保各环节程序规范，符合标准规范要求。要素合规：电子档案的内容数据、元数据均应符合相关标准要求，各组成要素齐全、完整、规范、可读。第三条组织机构应当确保电子档案符合下列要求：（一）来源可靠。由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。（二）程序规范。全过程管理符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，并且准确记录、可追溯。（三）要素合规。内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家相关标准规范要求。电子文件归档过程从电子文件形成或办理部门产生电子文件开始到档案部门接收归档信息包结束；电子文件归档过程分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收4个环节，12个步骤；即捕获、录入、转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认；文件收集、文件整理、文件移交3个环节由文件处理部门负责完成；档案接收环节由档案部门负责完成。全过程管理+归档环节+移交接收环节+长期保存环节ASIPTSIPAIPDA/T

70-2018《文书类电子文件检测一般要求》包括归档、移交接收和长期保存三个环节的检测；归档环节共有检测项目36项（系统检测项31项），其中真实性13项、完整性10项、可用性6项、安全性7项；修订内容：适用范围、人工检测项目、长期保存环节、可选必选、安全性检测项目、检测流程等。①

webservice归档接口；②

中间数据库归档接口；③

归档电子文件及其元数据的规范存储结构（归档信息包）。④

Web

Service+归档信息包GB/T

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8.2三种归档接口GB/T

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B.1组合归档接口DA/T

70-2018《文书类电子文件检测一般要求