职业健康安全和环境管理体系认证指南

职业健康安全和环境管理体系认证指南一、目的职业健康安全和环境管理体系认证是企业提升管理水平、保障员工健康与安全、减少环境影响、增强市场竞争力的重要手段。本指南旨在为希望获得职业健康安全管理体系（OHSMS）和环境管理体系（EMS）认证的企业提供全面、详细且可操作的指导，帮助企业了解认证的流程、要求和方法，顺利通过认证审核，建立并持续改进有效的管理体系。二、前置条件（一）企业基本条件1.具有独立的法人资格或经独立法人授权的组织，能够独立承担法律责任。2.企业的生产经营活动符合国家和地方的法律法规要求，无重大违法违规记录。（二）人员与资源准备1.成立专门的认证工作小组，成员应包括企业高层管理人员、各部门负责人以及相关专业人员，负责统筹协调认证工作。2.为认证工作提供必要的资源支持，包括人力、物力和财力。确保有足够的人员参与体系的建立、实施和维护，配备必要的办公设备和检测仪器等。（三）知识与培训1.组织企业内部相关人员参加职业健康安全和环境管理体系标准的培训，使其了解标准的要求和建立体系的方法。2.可以邀请外部专家进行培训和指导，提高企业人员对标准的理解和应用能力。三、详细步骤（一）体系策划阶段1.初始评审法律法规收集：收集与企业生产经营活动相关的职业健康安全和环境方面的法律法规、标准和其他要求。例如，对于化工企业，要收集《危险化学品安全管理条例》《大气污染物综合排放标准》等。现状评估：对企业的职业健康安全和环境管理现状进行全面评估，包括管理制度、操作规程、人员培训、设备设施、环境影响等方面。可以通过文件审查、现场检查、人员访谈等方式进行。识别风险与机遇：识别企业在职业健康安全和环境方面面临的风险和机遇。例如，识别生产过程中的危险有害因素，如火灾、爆炸、中毒等风险；同时，关注环保政策带来的产业升级机遇等。2.制定方针和目标方针制定：企业高层管理者制定职业健康安全和环境管理方针，方针应体现企业对职业健康安全和环境保护的承诺，与企业的战略方向相一致，并为目标的制定提供框架。方针要简洁明了，易于理解和传达。目标设定：根据方针和初始评审的结果，制定具体、可测量、可实现、相关联、有时限（SMART）的职业健康安全和环境目标。例如，设定工伤事故发生率降低的目标、污染物排放达标率提高的目标等。3.确定管理体系范围明确企业职业健康安全和环境管理体系所覆盖的产品、活动、过程和场所。例如，对于集团企业，要确定是整个集团还是部分子公司、分厂纳入体系范围；对于生产企业，要明确生产车间、仓库、办公区域等是否全部涵盖。（二）体系文件编写阶段1.文件结构规划职业健康安全和环境管理体系文件一般包括管理手册、程序文件、作业文件和记录表单四个层次。管理手册是体系的纲领性文件，阐述体系的方针、目标和总体要求；程序文件规定了各项活动的流程和方法；作业文件是具体操作的指导文件；记录表单用于记录体系运行的证据。2.管理手册编写管理手册应包括企业概况、管理体系范围、方针和目标、组织机构和职责、管理体系要素的描述等内容。要确保手册内容符合标准要求，与企业实际情况相结合。3.程序文件编写根据标准要求和企业实际业务流程，编写程序文件。常见的程序文件包括文件控制程序、记录控制程序、法律法规和其他要求控制程序、目标和方案管理程序、运行控制程序、应急准备和响应程序、内部审核程序、管理评审程序等。程序文件要明确各项活动的输入、输出、责任部门和工作流程。4.作业文件和记录表单编写作业文件要详细描述具体的操作步骤和要求，如设备操作规程、工艺流程图等。记录表单要设计合理，能够准确记录体系运行的信息，如培训记录、设备维护记录、监测报告等。（三）体系运行与实施阶段1.培训与宣传组织全体员工参加职业健康安全和环境管理体系的培训，使其了解体系的要求和自身在体系中的职责。培训内容包括方针、目标、程序文件、作业文件等。通过内部刊物、宣传栏、会议等形式，宣传职业健康安全和环境管理体系的重要性，提高员工的意识和参与度。2.体系文件发布与执行将编写好的管理手册、程序文件、作业文件和记录表单正式发布，并组织员工学习和执行。确保员工熟悉文件内容，按照文件要求开展工作。3.运行控制按照体系文件的要求，对各项活动进行控制。例如，在职业健康安全方面，加强对危险化学品的管理，确保员工正确佩戴个人防护用品；在环境管理方面，严格控制污染物排放，加强对环保设施的运行维护。4.应急准备与响应制定应急预案，明确应急组织机构、应急响应程序和应急救援措施。定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高员工的应急处置能力。（四）内部审核阶段1.审核策划制定内部审核计划，确定审核的范围、方法、时间安排和审核人员。审核人员应具备相应的资格和能力，且与被审核部门无直接利害关系。2.文件审查审核人员对企业的管理体系文件进行审查，检查文件是否符合标准要求和企业实际情况。3.现场审核审核人员到各部门和现场进行实地检查，通过查阅记录、观察活动、与员工交流等方式，收集审核证据。检查体系的运行是否符合文件要求，是否有效控制了风险和环境影响。4.不符合项整改对于审核中发现的不符合项，开具不符合报告，要求责任部门制定整改措施并限期整改。审核人员对整改情况进行跟踪验证，确保不符合项得到有效解决。（五）管理评审阶段1.评审准备收集职业健康安全和环境管理体系运行的相关信息，包括内部审核报告、目标指标完成情况、法律法规遵循情况、员工反馈意见等。2.评审会议召开企业高层管理者主持召开管理评审会议，对管理体系的适宜性、充分性和有效性进行评审。评审内容包括方针和目标的实现情况、体系的运行绩效、资源配置情况等。3.评审决策与改进根据管理评审的结果，做出决策，确定改进的方向和措施。对于存在的问题，制定改进计划，并跟踪落实。（六）认证申请与审核阶段1.选择认证机构选择具有国家认可资质的认证机构。可以通过网络查询、行业推荐等方式，了解认证机构的信誉、服务质量和收费标准等情况，选择合适的认证机构。2.提交认证申请向认证机构提交认证申请书，并提供企业的营业执照、管理体系文件等相关资料。认证机构对申请资料进行初审，确定是否受理申请。3.文件审核认证机构对企业的管理体系文件进行审核，检查文件是否符合标准要求。如果文件存在问题，企业需要进行修改和完善。4.现场审核认证机构派出审核组到企业进行现场审核。现场审核分为第一阶段和第二阶段。第一阶段主要了解企业的基本情况和管理体系的策划情况；第二阶段对管理体系的运行情况进行全面审核。审核组通过查阅文件、记录，观察现场活动，与员工交流等方式，收集审核证据，判断企业的管理体系是否符合标准要求。5.不符合项整改如果现场审核发现不符合项，企业要按照审核组的要求制定整改措施并限期整改。整改完成后，向认证机构提交整改报告，认证机构对整改情况进行验证。6.认证决定认证机构根据审核结果和整改情况，做出认证决定。如果企业的管理体系符合标准要求，认证机构将颁发职业健康安全和环境管理体系认证证书。四、常见问题与排错提示（一）文件编写方面1.问题：文件内容与企业实际情况不符，过于照搬标准条款。排错提示：在编写文件前，要充分了解企业的业务流程和实际管理情况，将标准要求与企业实际相结合。可以组织相关部门人员共同参与文件编写，确保文件具有可操作性。2.问题：文件之间的接口不清晰，存在矛盾和重复的内容。排错提示：在文件编写过程中，要做好文件之间的协调和沟通。明确各文件的职责和范围，避免出现交叉和冲突。在文件发布前，要进行全面的审查和会签。（二）体系运行方面1.问题：员工对体系不了解，执行文件的积极性不高。排错提示：加强培训和宣传工作，提高员工对体系的认识和理解。将体系运行情况与员工的绩效考核挂钩，激励员工积极参与体系运行。2.问题：运行控制措施落实不到位，存在违规操作现象。排错提示：加强现场监督检查，及时发现和纠正违规行为。对违规人员进行教育和培训，提高其遵守规章制度的意识。同时，完善运行控制措施，确保其具有可操作性和有效性。（三）内部审核方面1.问题：审核人员专业能力不足，审核深度不够。排错提示：加强审核人员的培训和考核，提高其专业素质和审核能力。可以邀请外部专家对审核人员进行指导和培训。2.问题：不符合项整改不彻底，出现反复。排错提示：要求责任部门对不符合项进行深入分析，找出问题的根源，制定切实可行的整改措施。加强对整改情况的跟踪验证，确保不符合项得到彻底解决。（四）认证审核方面1.问题：认