游泳俱乐部赛事场地租赁协调方案

游泳俱乐部赛事场地租赁协调方案

第一章总则一、制定背景随着全民健身国家战略深入实施，游泳运动普及度与专业度持续提升，各类游泳赛事活动日益增多，俱乐部作为区域游泳事业发展的重要载体，承办赛事的频次与规模不断扩大。当前，赛事场地租赁需求激增，但场地资源分散、协调流程不规范等问题逐渐凸显，影响了赛事筹备效率与服务质量。为规范赛事场地租赁协调工作，整合各方资源，保障赛事顺利举办，特制定本方案。二、制定目的以保障赛事顺利举办为核心，建立高效、规范的场地租赁协调机制，明确各部门职责分工，优化租赁流程，降低运营风险与成本，提升俱乐部赛事服务水平，助力游泳事业持续健康发展。三、适用范围本方案适用于俱乐部主办、承办、协办的各类游泳赛事（包括业余联赛、青少年锦标赛、商业邀请赛、专业选拔赛等）的场地租赁协调工作。四、基本原则（一）服务赛事，优先保障。以赛事需求为导向，优先满足赛事对场地的规格、时间、配套设施等要求，确保赛事顺利开展。（二）高效协调，快速响应。建立跨部门联动机制，对租赁过程中的问题及时沟通、快速解决，提升协调效率。（三）安全第一，防范风险。将场地安全与赛事安全贯穿始终，严格审核场地安全条件，制定应急预案，消除安全隐患。（四）成本可控，优化配置。合理筛选场地资源，降低租赁成本，提高资源利用效率。（五）合作共赢，长期稳定。与场地出租方建立长期合作关系，实现互利共赢，为赛事举办提供稳定的场地保障。第二章组织架构与职责分工一、赛事场地租赁协调小组成立由俱乐部总经理任组长、行政主管任副组长，赛事部、后勤部、财务部、安全部、外联部负责人为成员的协调小组，负责统筹决策、全程监督场地租赁协调工作。二、各部门职责（一）协调小组：审批场地租赁重大决策，解决租赁过程中的重大问题，监督各部门职责落实。（二）赛事部：提出赛事场地需求，制定《赛事场地布置方案》，对接赛事组委会与参赛方，反馈场地使用意见。（三）外联部：收集整理场地资源，对接出租方，开展租赁谈判，签订租赁合同，维护与出租方的合作关系。（四）后勤部：负责场地布置、设施调试、后勤保障，组织场地恢复工作。（五）财务部：编制场地租赁预算，审核合同财务条款，负责费用结算与归档。（六）安全部：审核场地安全条件，制定安全预案，负责赛事期间安全保障与应急处理。第三章租赁前准备工作一、需求确认赛事部在赛事启动后3个工作日内，根据赛事规模、类型编制《赛事场地需求清单》，明确以下内容：1.赛事基本信息：名称、时间（含赛前布置、赛中使用、赛后恢复时长）、规模（参赛人数、观众人数）。2.场地规格：泳池数量、长度（25米/50米）、深度（符合赛事标准）、是否恒温。3.配套设施：观众席容量、裁判区、媒体区、更衣室数量、淋浴设施、储物空间。4.特殊需求：直播设备接口、颁奖台位置、计时系统兼容性、广告位设置等。二、场地资源摸排外联部根据《赛事场地需求清单》，从俱乐部场地资源库中筛选候选场地，5个工作日内提供2-3个备选方案，方案需包含场地位置、设施参数、租金报价、档期情况等信息。场地资源库由外联部每季度更新一次，收录周边可租赁的游泳场馆信息，包括设施状况、租金标准、合作历史等。三、场地评估协调小组在收到备选方案后3个工作日内组织实地考察，填写《场地评估表》，评估内容包括：1.设施完整性：泳池水质（PH值、余氯含量）、救生设备（救生圈、救生杆、AED）、照明系统、音响设备、计时系统等。2.安全条件：防滑地面、消防通道宽度、消防设施配备、急救点位置、应急出口标识。3.交通便利性：距离市中心车程、停车位数量、公共交通可达性。4.周边配套：餐饮机构、住宿酒店、医疗机构的距离与服务能力。5.租金合理性：与市场均价对比，评估性价比。考察结束后，协调小组召开会议，综合评估结果确定最终场地。四、租赁谈判外联部牵头与出租方开展谈判，明确以下核心条款：1.租赁期限：精确到小时，包含赛前2天布置、赛中使用、赛后1天恢复时间。2.租金标准：按天或按小时计算，明确包含的服务（如清洁、水电供应）。3.付款方式：预付50%租金，赛后场地验收合格后5个工作日内支付尾款；押金按租金的20%收取，赛后无设施损坏全额退还。4.场地使用权限：允许搭建临时设施、悬挂赛事广告，明确禁止行为（如损坏泳池瓷砖、违规使用消防设施）。5.责任划分：设施损坏赔偿标准（按市场价或维修成本计算）、赛事期间安全责任归属（出租方负责场地固有设施安全，俱乐部负责赛事活动安全）。6.不可抗力：如遇疫情、自然灾害等不可抗力导致赛事取消，双方协商退还预付租金或调整租赁时间。五、合同签订财务部审核合同财务条款，确保符合俱乐部财务制度；协调小组审批合同内容后，外联部在3个工作日内与出租方签订正式合同，合同原件由行政部存档，副本分发各部门。第三章租赁期间协调管理一、场地交接与验收赛前2天，协调小组组织赛事部、后勤部、安全部与出租方进行场地交接，填写《场地交接单》，确认以下内容：1.场地设施状态：泳池水质、照明、音响、救生设备等是否正常。2.场地清洁情况：更衣室、淋浴间、观众席是否整洁。3.安全条件：消防通道是否畅通、急救设施是否齐全。交接中发现的问题，要求出租方在24小时内整改完毕，否则按合同约定承担违约责任。二、场地布置与设施调试后勤部根据《赛事场地布置方案》组织人员开展场地布置，主要工作包括：1.泳池区域：安装泳道线、出发台、计时设备，调试水温（专业赛事保持25-27℃）、水质。2.功能区域：搭建裁判区（配备桌椅、计时器）、媒体区（提供电源、网络接口）、观众席（确保稳固安全）、颁奖台（设置在泳池终点处）。3.辅助设施：悬挂赛事横幅、设置指示牌（入口、出口、卫生间、急救点）、摆放垃圾桶。赛前1天，安全部与后勤部共同调试设施，确保照明亮度、音响效果、计时系统符合赛事标准；救生员进行岗前培训，熟悉场地环境与急救流程。三、安全保障与应急处理安全部制定《赛事场地安全预案》，落实以下安全措施：1.赛前安全检查：对场地进行全面检查，消除防滑地面磨损、消防通道堵塞等隐患。2.赛事期间安保：安排2名安全员巡逻全场，每100平方米泳池配备1名救生员；设置急救点，配备1名执业医师、1名护士及急救箱、担架、AED设备。3.应急处理：建立应急联络群，遇突发情况（如运动员溺水、设备故障、停电），立即启动预案：-运动员溺水：救生员立即施救，医疗人员进行急救，必要时联系120送医。-设备故障：后勤部安排技术人员快速维修，备用设备及时启用。-停电：启动备用发电机，确保照明与救生设备正常运行。四、后勤支持与服务保障后勤部负责赛事期间的后勤支持：1.餐饮服务：联系正规餐饮供应商，提供运动员餐（高蛋白、低脂肪）、工作人员餐（便捷卫生），每日对餐食留样检查。2.物资供应：保障饮用水、赛事器材（泳帽、泳镜）、奖品的及时供应。3.清洁服务：每2小时清理更衣室、卫生间，保持场地整洁。4.交通协调：对接停车场管理方，引导参赛人员与观众有序停车。五、日常沟通与问题解决建立每日晨会制度，协调小组组织各部门汇报当日工作进展，解决存在的问题；设置24小时应急联络人，及时响应出租方、赛事方的需求与反馈。第四章租赁后收尾工作一、场地恢复与交接赛后1天内，后勤部组织人员拆除临时设施，清理场地垃圾，恢复泳池原貌（如移除泳道线、恢复出发台位置），确保场地符合出租方的验收标准。协调小组与出租方进行赛后交接，填写《场地验收单》，确认无设施损坏后，退还押金。二、费用结算与归档财务部根据《场地验收单》与合同约定，在5个工作日内完成尾款支付；整理租赁费用票据、合同副本、交接单等资料，归档保存。三、总结评估与流程优化赛事结束后5个工作日内，协调小组组织各部门召开总结会，分析租赁过程中的优点与不足：1.收集赛事方、参赛人员对场地的反馈意见，填写《赛事场地满意度调查表》。2.评估出租方的服务质量，更新场地资源库（对优质合作方标注“优先推荐”）。3.总结协调工作中的经验，优化租赁流程（