华为现场项目仓库装卸单据管理制度

华为现场项目仓库装卸单据管理制度1总则1.1制度目的为规范华为现场项目仓库（含项目临时仓库、区域中心仓库）物资装卸环节的单据管理，明确单据类型、流转流程与管控标准，确保装卸作业可追溯、数据准确，防范物资丢失、错发、损坏等风险，支撑项目物资高效周转与成本管控，依据华为《供应链管理规范》《现场项目物资管理制度》，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于华为现场项目全生命周期内，仓库物资（含设备、耗材、工具、备件等）入库装卸、出库装卸、调拨装卸等场景的单据管理，涉及华为项目组（FR/PMO）、仓库管理团队、物流承运商、实施方（I）等相关主体。1.3核心原则全流程追溯：装卸单据需完整记录物资信息、作业人员、时间、状态，确保每笔装卸业务可查、可核；权责清晰：明确各角色在单据制单、审核、签字、归档中的职责，避免推诿；合规校验：装卸单据需与采购合同、送货单、出库单等关联文件匹配，确保数据一致性；安全优先：单据需同步记录物资装卸过程中的安全检查情况（如包装完整性、设备外观），规避安全风险。2装卸单据类型与核心要素2.1核心单据类型及适用场景单据名称适用场景发起主体核心作用《物资入库装卸单》外部物资（设备、耗材）送达仓库，卸车入库物流承运商记录卸车物资信息、状态，作为入库依据《物资出库装卸单》仓库物资（设备、工具）出库，装车交付实施方仓库管理团队确认出库物资数量、规格，管控装车合规性《物资调拨装卸单》仓库间物资调拨（如临时仓库→项目现场仓库）调出仓库团队跟踪调拨物资装卸过程，确保跨库流转准确《装卸异常报告单》装卸过程中发现物资损坏、短缺、规格不符等现场作业人员记录异常情况，启动处理流程2.2单据核心要素（通用要求）所有装卸单据需包含以下必填要素，且信息需与关联文件（如送货单、出库单）一致：基础信息：单据编号（规则：项目编码+单据类型缩写+日期+流水号，例：HW-ICT2025-RKZX-20250601-001）、作业日期、仓库名称、作业类型（卸车/装车）；物资信息：物资编码（华为统一编码）、名称、规格型号、单位、数量、包装方式（如纸箱/木箱/托盘）、采购合同号（入库场景）/出库单号（出库场景）；状态信息：装卸前物资状态（包装完整性、外观是否完好、密封标识是否破损）、装卸后存放位置（库位编号）；人员签字：作业人员（装卸工）签字、监卸/监装人（仓库管理员）签字、承运商代表签字（入库场景需送货方签字，出库场景需收货方签字）；附件关联：需注明关联单据编号（如送货单编号、出库单编号），必要时附物资外观照片（异常场景必填）。3装卸单据全流程管理3.1入库装卸单据管理（以《物资入库装卸单》为例）3.1.1单据发起与核对（卸车前）物流承运商送达物资后，向仓库管理员提交《送货单》《采购合同》复印件，同步发起《物资入库装卸单》（电子版/纸质版），填写物资基础信息；仓库管理员核对《物资入库装卸单》与《送货单》：确认物资编码、规格、数量一致，若存在信息偏差，要求承运商修正后重新提交；核对无误后，仓库管理员指定卸车区域，明确装卸安全要求（如重型设备需用叉车，禁止野蛮装卸），作业人员签字确认已知晓。3.1.2装卸作业与单据记录（卸车中）装卸人员按规范卸车，仓库管理员全程监卸，同步在《物资入库装卸单》中记录：每箱物资的包装状态（如“纸箱完好，无挤压”“木箱密封带破损，需开箱检查”）；设备外观检查结果（如“服务器外观无划痕，接口无损坏”）；异常情况（如发现短缺、损坏，立即暂停作业，启动《装卸异常报告单》）；卸车完成后，仓库管理员与承运商代表共同清点物资数量，确认与单据一致，双方在“监卸人”“承运商代表”栏签字。3.1.3单据流转与归档（卸车后）仓库管理员将《物资入库装卸单》与《送货单》《采购合同》复印件装订，提交FR（交付经理）审核，FR确认物资与项目需求匹配后签字；审核通过后，仓库管理员将单据电子版上传至华为项目管理系统（如PMCloud），纸质版存入仓库档案柜（按日期+项目分类）；若存在异常（如《装卸异常报告单》），需将异常单据与《物资入库装卸单》关联归档，同步抄送PMO与采购部门，启动索赔/补货流程。3.2出库装卸单据管理（以《物资出库装卸单》为例）3.2.1单据发起与校验（装车前）实施方（I）凭经FR审批的《物资出库单》，向仓库管理团队申请出库装车，仓库管理员根据《物资出库单》发起《物资出库装卸单》；仓库管理员校验：《物资出库装卸单》的物资信息（编码、数量）需与《物资出库单》完全一致，且物资已在仓库备妥（库位确认）；实施方代表核对单据信息，确认无误后在“收货方确认”栏预签字（仅确认信息，未装车前不生效）。3.2.2装车作业与单据确认（装车中）仓库管理员监装，指导装卸人员按“重不压轻、大不压小”原则装车，避免物资碰撞损坏；装车过程中，逐件核对物资编码、规格，确认与单据一致，同步在《物资出库装卸单》中记录“装车状态”（如“已装车，固定牢固”）；装车完成后，仓库管理员、实施方代表、装卸人员共同签字：仓库管理员确认物资出库合规，实施方确认收到物资，装卸人员确认作业完成。3.2.3单据闭环与追溯（装车后）仓库管理员将《物资出库装卸单》与《物资出库单》关联，电子版上传至PMCloud系统，纸质版归档；实施方接收物资后，需在24小时内反馈实际使用状态，若发现装车遗漏或损坏，需凭《物资出库装卸单》向仓库管理团队申请核查；FR定期抽查《物资出库装卸单》，确保出库装卸与项目进度匹配，避免超前或滞后装车。3.3异常单据管理（《装卸异常报告单》）异常发起：装卸过程中发现物资包装破损、外观划伤、数量短缺、规格不符等情况，作业人员需立即停止作业，向仓库管理员汇报，共同填写《装卸异常报告单》，附物资异常部位照片；异常审核：仓库管理员将《装卸异常报告单》提交FR与PMO，同步联系相关方（如承运商、供应商）核实原因；异常处理：若为承运商运输损坏：由承运商承担赔偿责任，凭《装卸异常报告单》走保险理赔流程；若为供应商发货短缺：由采购部门联系供应商补货，《装卸异常报告单》作为补货依据；若为装卸操作失误：追究装卸人员责任，同步更新物资状态（如“待维修”“待报废”）；闭环归档：异常处理完成后，将《装卸异常报告单》与处理结果（如理赔单、补货单）绑定，随原装卸单据一同归档。4角色职责与权限4.1仓库管理团队负责装卸单据的审核、监签，确保单据信息准确、签字完整；监督装卸作业人员按单据要求操作，记录物资状态；主导《装卸异常报告单》的发起与初步核实；负责装卸单据的电子化上传（PMCloud）与纸质归档，保管期限≥项目关闭后2年。4.2物流承运商入库场景：准确填写《物资入库装卸单》基础信息，配合仓库管理员核对物资，对卸车过程中的物资状态负责；调拨场景：按《物资调拨装卸单》要求完成装卸，签字确认物资数量与状态，承担运输装卸中的损坏责任。4.3实施方（I）出库场景：核对《物资出库装卸单》与需求一致性，签字确认装车物资，接收后24小时内反馈异常；配合仓库管理员完成装卸作业中的物资清点，提供必要的人力支持。4.4华为项目组（FR/PMO）FR：审核入库/出库装卸单据，确认物资与项目需求匹配，审批异常处理方案；PMO：定期抽查装卸单据归档情况，监督制度执行，对单据管理中的违规行为提出整改要求。5管控要求与考核5.1单据管控核心要求信息准确性：单据中物资编码、数量、规格需100%匹配关联文件，严禁涂改（如需修改，需修改人签字并注明原因）；签字完整性：所有必填签字栏需本人签字（禁止代签），未签字的单据视为无效，不得进入下一流程；时效性：装卸作业完成后24小时内，需完成单据审核与电子化上传，异常单据需48小时内启动处理；归档规范性：纸质单据按“项目-年度-月份”分类存放，电子版单据在PMCloud系统中按编号索引，便于检索。5.2考核与问责考核指标：将“装卸单据准确率”“异常单据闭环率”“单据归档及时率”纳入仓库管理团队、承运商的绩效考核：装卸单据准确率≥99%（准确率=无差错单据数/总单据数×100%）；异常单据闭环率=100%（所有异常需在7个工作日内处理完毕）；单据归档及时率≥98%（24小时内完成上传归档）；问责机制：因单据信息错误导致物资错发、漏发，追究仓库管理员与制单人员责任，扣减绩效；承运商未如实记录物资状态（如隐瞒包装破损），导致项目损失，按合同约定承担赔偿，并纳入供应商黑名单；单据丢失或未按要求归档，对仓库管理团队负责人进行通报批评，限期整改。6附则6.1单据模板管理本制度配套的《物资入库装卸单》《物资出库装卸单》等模板，由华为PMO统一制定并发布（见附件），各项目不得擅自修改核心