行政文件归档及存档管理制度模板

行政文件归档及存档管理制度模板一、总则（一）目的为规范公司行政文件的归档、保管及利用工作，保证文件资料的完整性、系统性和安全性，提高行政效率，防范管理风险，依据国家《档案法》及公司内部管理要求，制定本制度。（二）依据本制度依据《_________档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及公司《行政管理办法》制定。二、适用范围与文件类型（一）适用范围本制度适用于公司总部各部门、各分支机构及子公司（以下统称“各部门”）在行政管理活动中形成或接收的各类文件材料的归档及存档管理。（二）文件类型行政管理类：包括会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复、通知公告、规章制度、会议材料等；人事管理类：包括员工入职离职材料、劳动合同、人事任免、奖惩记录、培训档案、薪资调整审批等（不含涉及员工隐私的敏感信息）；资产管理类：包括固定资产采购合同、验收单、调拨单、报废审批等；合同协议类：包括行政类服务合同（如办公场地租赁、物业服务等）、采购合同（非生产类）等；财务凭证类：包括费用报销单、付款审批单、银行回单等（需符合财务档案管理要求）；其他类：包括公司资质证书、荣誉文件、外部单位来函、重要活动影像资料等。三、文件分类与归档范围（一）分类标准按部门分类：以文件形成或接收部门为一级分类（如“行政部”“人力资源部”“财务部”等）；按年度分类：以文件形成年度为二级分类（如“2024年”）；按保管期限分类：以文件价值为三级分类，分为“永久”“长期（10年以上）”“短期（3-10年）”三类。（二）归档范围归档文件：指在行政管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种形式和载体的文件材料（包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像等）；不归档文件：包括临时性、事务性便条、未经正式审批的草稿、重复性文件、无保存价值的资料等。四、文件归档管理操作流程（一）文件收集（每月末）责任分工：各部门指定专人（兼职档案员）负责本部门当月形成文件的收集，保证文件齐全、完整；收集要求：纸质文件需为最终定稿，签字盖章齐全（如需），字迹清晰、无涂改；电子文件需为PDF、Word等通用格式，标注文件名称、形成日期、责任人等信息；照片、录音录像等需标注拍摄时间、地点、内容及拍摄人信息。（二）文件整理（每月初5个工作日内）排序：按文件形成时间顺序排列，同一文件正本在前、定稿在后，在前、附件在后；编页：纸质文件采用阿拉伯数字连续编页（单面文件编在右上角，双面文件编在右上角或左上角）；装订：采用不锈钢夹或线装方式装订，拆除金属物（如订书钉、回形针），保证文件平整。（三）文件编号（每月初10个工作日内）编号规则：“部门代码-年度-分类代码-流水号”，示例：行政部2024年永久类文件：XZ-2024-Y-001；人力资源部2024年长期类文件：RL-2024-C-001；分类代码：行政管理类（XZ）、人事管理类（RL）、资产管理类（ZC）、合同协议类（HT）、财务凭证类（CW）、其他类（QT）。（四）文件登记（每月末）登记要求：各部门兼职档案员填写《文件归档登记表》（详见附件1），一式两份，一份留部门存档，一份交行政部；电子登记：同步在公司档案管理系统录入电子文件信息，包括文件编号、名称、形成日期、页数、存放位置等。（五）文件归档（每月末）纸质归档：将整理、编号、登记后的纸质文件移交至行政部档案室，移交时双方核对《文件归档登记表》，签字确认；电子归档：将电子文件至公司指定档案管理服务器，设置“只读”权限，保证数据安全。（六）文件保管存放要求：纸质档案存入专用档案柜，按编号顺序排列，标注清晰；电子档案定期备份（每月1次），备份介质包括硬盘、云存储等，异地存放备份介质；档案库房需具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。保管期限：永久类：包括公司章程、年度发展规划、重要合同、资质证书等；长期类：包括规章制度、会议纪要、人事任免、资产台账等；短期类：包括日常通知、工作计划、临时性报告等。（七）文件利用查阅权限：员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》（详见附件2），经部门负责人审批后，到档案室办理查阅手续；查阅要求：查阅纸质档案需在档案室指定区域进行，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件；复印档案需经行政部负责人批准，复印件加盖“档案证明章”后有效；涉密档案需经分管副总经理审批，查阅时由档案员全程陪同。（八）文件销毁鉴定程序：保管期限届满的档案，由行政部编制《档案销毁清册》（详见附件3），会同相关部门共同鉴定，对确无保存价值的档案提出销毁意见；销毁审批：《档案销毁清册》需报总经理审批后，方可销毁；销毁执行：销毁时需由两人以上共同监销，保证档案信息无法恢复，监销人签字确认后，《档案销毁清册》永久保存。五、管理职责（一）行政部负责本制度的制定、修订及监督执行；负责档案室的管理、档案的接收、保管、利用及销毁工作；组织开展档案管理培训，指导各部门兼职档案员开展工作。（二）各部门负责本部门文件的形成、收集、整理、归档工作；指定兼职档案员，负责与行政部的档案交接；保证归档文件的真实性、完整性、规范性。（三）分管领导审批档案管理制度及销毁计划；协调解决档案管理中的重大问题。六、常用管理表格模板附件1：文件归档登记表文件编号文件名称形成日期页数保管期限移交部门移交人接收人归档日期备注XZ-2024-Y-0012024年度工作计划2024-01-0515永久行政部张*李*2024-01-30-RL-2024-C-001关于*同志的任免通知2024-02-103长期人力资源部王*李*2024-02-28-附件2：档案查阅申请表查阅人所在部门查阅日期查阅时间赵*市场部2024-03-1509:00-11:00查阅档案名称及编号2024年度行政工作总结（XZ-2024-Y-002）查阅用途编写部门季度报告部门负责人审批意见：同意签字：刘*日期：2024-03-14档案管理员意见：已办理查阅手续签字：李*日期：2024-03-15附件3：档案销毁清册序号文件编号文件名称形成日期保管期限销毁原因监销人销毁日期备注1XZ-2020-Q-0012020年第三季度工作总结2020-09-30短期保管期限届满张、李2024-03-20-2RL-2021-C-0052021年度员工培训计划2021-01-10短期保管期限届满张、李2024-03-20-七、执行要点与风险提示（一）执行要点责任到人：各部门兼职档案员需切实履行职责，保证文件归档及时、完整；规范操作：严格按照文件分类、编号、登记、归档流程操作，避免随意性；定期检查：行政部每季度对各部门文件归档情况进行检查，发觉问题及时整改；培训提升：每年组织一次档案管理培训，提高全员档案意识及操作技能。（二）风险提示文件丢失风险：未及时归档或交接不规范导致文件丢失，需加强移交环节的核对与签字