企业文档模板及撰写规范手册

企业及撰写规范手册一、手册编制说明（一）目的为统一企业内部文档格式，规范撰写流程，提升文档专业性与协作效率，保证信息传递准确、完整，特制定本手册。本手册可作为各部门、员工及外部合作方撰写文档的参考依据，助力企业标准化管理。（二）适用范围本手册适用于企业内部各类办公文档、项目管理文档、业务往来文档的撰写，涵盖行政部门、项目团队、业务部门等主体，适用于日常工作汇报、会议记录、合同拟定、项目总结等场景。二、常用办公及规范（一）会议纪要模板场景：适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会等需要记录讨论内容、决议事项的正式会议。1.模板框架（表格形式）模块内容说明示例会议基本信息包括会议时间、地点、主持人、参会人员、记录人、缺席人员及原因时间：2023年10月26日14:00-16:00；地点：3楼会议室A；主持人：某（部门经理）；参会人：某、某、某等会议主题简明概括会议核心议题“Q4市场推广方案讨论会”议题及讨论内容分议题记录讨论要点，突出不同观点与共识议题1：推广渠道选择；某（业务主管）建议优先线上渠道，某（设计主管）补充需结合线下活动；共识：线上线下结合决议事项明确会议达成的结论，需具体、可执行决议1：确定线上渠道以短视频平台为主，线下举办2场地推活动，11月15日前完成方案细化行动项列出具体任务，明确负责人、完成时间及交付物任务1：短视频平台账号搭建；负责人：*某；完成时间：11月5日；交付物：账号注册及基础内容设置附件注明会议相关材料（如PPT、方案草案）的名称及获取方式附件1：《Q4市场推广方案（草案）》，发送至参会人邮箱分发范围明确文档需抄送的部门或人员抄送：总经理办公室、市场部、设计部2.撰写步骤（1）会前准备：提前获取会议议程，熟悉议题，记录模板准备就绪；（2）会中记录：重点记录讨论分歧、关键发言、决议及行动项，避免流水账式记录；（3）会后整理：24小时内完成初稿，核对参会人员、决议与行动项的准确性，提交主持人审核；（4）定稿分发：审核通过后，按分发范围发送，同步标注“最终版”及生效日期。（二）工作请示模板场景：适用于员工因工作需要向上级或相关部门请求指示、批准资源或协调事项时使用。1.模板框架模块内容说明请示标题简明扼要，注明“请示”字样及核心事由主送部门/领导明确审批主体，避免多头请示▶事由：简要说明请示背景（如“因部门新增5名员工，现有办公设备不足”）；▶具体事项：列明请示内容（如“申请采购笔记本电脑5台，预算合计2.5万元”）；▶拟解决方案：提出建议方案（如“品牌联想、型号ThinkPadE14，已询价3家，报价均在预算内”）附件如需支撑材料，注明附件名称及数量（如“附件1：办公设备采购报价单”）请示人填写姓名及部门日期填写提交日期审批意见栏预留审批人签字及审批意见位置2.撰写要点（1）一事一请示：避免在一个请示中混杂多个不相关事项；（2）数据支撑：涉及预算、资源申请时，需提供具体数据及对比分析（如市场询价、历史使用记录）；（3）逻辑清晰：按“背景→事项→方案”顺序展开，突出必要性与可行性。三、项目管理及规范（一）项目计划书模板场景：适用于项目启动阶段，明确项目目标、范围、资源及风险，作为项目执行与考核的依据。1.模板框架模块内容说明项目名称统一命名，格式为“[项目类型]-[核心目标]-[年份]”项目背景说明项目发起原因（如市场需求、战略规划）项目目标分目标列出，需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制）项目范围明确包含/不包含的内容，避免范围蔓延时间计划以甘特图形式展示里程碑与任务节点（示例表格）——————————需求调研*某UI设计*某开发测试*某资源配置人员：产品经理1名、开发3名、测试2名；预算：总计50万元（含人力、设备、外包）风险应对列出潜在风险及应对措施（如“需求变更风险：建立变更评审机制，需双方负责人签字确认”）2.撰写步骤（1）需求收集：与项目发起方、用户沟通，明确核心需求；（2）框架搭建：按模板模块划分内容，填充初步信息；（3）细节完善：细化时间计划、资源预算，组织团队评审；（4）审批发布：提交项目管理办公室（PMO）审核，通过后作为项目执行基准。（二）项目总结报告模板场景：适用于项目结束后，复盘项目成果、问题与经验，为后续项目提供参考。1.模板框架模块内容说明项目概况项目名称、周期、目标、核心团队成员目标完成情况对比目标与实际结果，量化完成度关键成果列出项目核心产出（如功能模块、文档、专利）问题与改进分析项目执行中遇到的问题（如“需求变更频繁导致开发延期”）及改进措施经验教训总结可复制的经验（如“跨部门协作每日站会可有效沟通效率”）及需规避的教训后续计划针对项目遗留问题或迭代方向提出建议2.撰写要求（1）数据支撑：用数据量化成果（如“用户量达1.2万”“延期率降低5%”）；（2）客观中立：问题与教训需真实，避免避重就轻；（3）结构化呈现：使用表格、图表辅助说明，提升可读性。四、业务往来及规范（一）合同草案模板场景：适用于企业与供应商、客户、合作伙伴之间明确权利义务的法律文件，如采购合同、服务合同。1.模板框架模块内容说明合同编号按企业规范编号（如“HT-2023-采购-X”）甲方信息单位名称、地址、联系人、联系方式乙方信息同甲方信息合作内容明确合作范围、具体产品/服务及标准权利义务分条列明甲乙双方权利（如“甲方按时付款”）与义务（如“乙方按时交付合格产品”）合同期限起止时间或合作条件金额及支付方式合同总金额、支付阶段（如预付款、尾款）、支付账户违约责任明确违约情形及赔偿标准（如“逾期交付每日按合同总额0.5%支付违约金”）争议解决约定争议解决方式（如协商、仲裁、诉讼）签署页双方盖章、法定代表人签字及签署日期乙方（盖章）：__________法定代表人：__________日期：____年__月__日2.撰写注意事项（1）条款无歧义：避免使用“约”“左右”等模糊词汇，明确数量、时间、标准；（2）合法合规：条款需符合《民法典》等法律法规，必要时咨询法务部门；（3）完整性：涵盖合作核心要素（主体、内容、权利义务、违约责任等），避免遗漏关键条款。（二）客户沟通函模板场景：适用于企业向客户发送通知、确认事项、征求意见等非正式但需留痕的沟通场景。1.模板框架模块内容说明函件标题注明“函”字及核心事由收件方信息客户单位名称、联系人、联系方式▶事由：说明发函背景（如“因原材料价格上涨，需对产品价格进行调整”）；▶具体内容：列明调整方案（如“2024年1月1日起，产品单价上调10%”）；▶客户诉求：邀请反馈（如“如需进一步沟通，请于12月15日前联系我方”）联系方式发件人部门、联系人、电话日期填写发函日期附件如需支撑材料，注明附件名称（如“附件1：产品价格调整对照表”）2.撰写规范（1）语气礼貌：使用“尊敬的”“感谢您的理解”等礼貌用语，避免强硬表述；（2）重点突出：核心内容（如价格调整、时间节点）可加粗或单独成段；（3）留痕意识：注明联系方式，便于客户反馈，同时为后续沟通提供依据。五、文档撰写通用规范（一）文档结构规范层级清晰：采用“一、→（一）→1.→（1）”的标题层级，避免层级过多（不超过4级）；逻辑连贯：章节顺序遵循“背景→内容→结论/行动”，如会议纪要按“基本信息→议题→决议→行动项”展开；章节完整：重要文档需包含封面（标题、版本、日期）、目录、附件、审批页等模块。（二）语言表达规范准确简洁：用词精准，避免口语化（如“搞定”改为“完成”）和冗余表述（如“鉴于以上的原因”改为“因此”）；客观中立：减少主观评价，用数据或事实说话（如“用户满意度高”改为“用户满意度调研显示，92%用户表示满意”）；术语统一：专业术语首次出现时标注全称（如“KPI（关键绩效指标）”），全文保持一致。（三）格式排版规范元素格式要求字体黑体；宋体；英文/数字：TimesNewRoman字号一级三号；二级三号（楷体GB2312）；小四行距1.5倍行距，段前段后间距0行页码页脚居中，从开始编号（封面、目录不编号）表格三线表（表头、表身、底线），表头加粗，内容居中对齐附件在末尾注明“附件：1.X”，附件单独编号，页码连续六、文档审批与发布规范（一）审批权限文档类型审批路径常规文档（如部门周报）部门负责人审核跨部门文档（如项目计划）相关部门会签+分管领导审批重要文档（如合同、战略文件）法务审核+总经理审批（二）发布流程撰写：按模板及规范完成初稿；审核：提交对应审批人审核，根据意见修改；定稿：审批通过后，标注版本号（如V1.0）及生效日期；存档：按企业档案管理规定至文档管理系统，纸质版交行政部门归档。七、常见问题与规避建议问题类型具体表现规避建议目标不明确文档读完无法快速理解核心目的撰写前明确“读者是谁”“需要解决什么问题”，在首段用1-2句话点明核心内容逻辑混乱章节顺序颠倒，内容交叉重复使用思维导图梳理保证“背景→问题→方案→结论”的递进关系数据不准确引用数据无来源，或与实际情况不符重要数据需标注来源（如“据市场部2023