2026年高端私人影院建设公司供应链信息系统管理制度

2026年高端私人影院建设公司供应链信息系统管理制度第一章总则第一条为规范公司高端私人影院供应链信息系统（以下简称“系统”）的使用与管理工作，保障系统稳定运行，提升供应链全流程信息化管理效率，确保采购、库存、供应商管理等数据真实、准确、安全，依据《数据安全法》《个人信息保护法》《企业信息系统管理规范》等相关法律法规及公司资产管理规定，结合私人影院影音设备采购、配件供应、供应商合作等业务特点，制定本制度。第二条本制度所称供应链信息系统，特指公司用于管理供应商信息、采购计划提报、采购订单下达、库存数据管理、物流信息跟踪、结算对账等供应链全流程的信息化管理平台；管理工作涵盖系统账号权限、数据录入、流程审批、数据安全、系统维护、异常处理等全环节。第三条本制度适用于公司采购部、仓储部、财务部、销售部及所有使用供应链信息系统的人员，外协供应商涉及系统数据对接的，参照本制度核心要求执行。第四条系统管理遵循“权限可控、数据准确、流程闭环、安全保密”的原则，确保系统操作符合公司业务规范，数据不泄露、不篡改，供应链全流程信息可追溯。第五条公司采购部牵头负责系统的日常运营管理、权限分配、业务流程配置；信息技术部负责系统的技术维护、故障处理、数据备份；仓储部负责库存数据的实时录入与更新；财务部负责结算数据的核对与录入；品质部负责系统数据准确性及流程合规性的监督核查。第二章组织架构与职责分工第六条采购部核心职责：（一）制定系统操作标准化流程，组织开展系统使用培训，确保相关人员熟练掌握操作规范；（二）负责供应商信息的录入、更新与维护，确保供应商资质、联系方式、合作品类等信息准确；（三）根据销售部需求提报采购计划，在系统内完成采购订单的创建、审批、下达，跟踪订单执行进度；（四）对接供应商完成系统内物流信息的同步，及时更新订单发货、在途、到货等状态；（五）定期核查系统内采购数据，核对采购订单与实际到货的一致性，处理采购数据异常问题。第七条信息技术部核心职责：（一）负责系统的日常技术维护，包括服务器运行监控、系统漏洞修复、功能优化升级等，保障系统7×24小时稳定运行；（二）根据各部门需求配置系统账号及操作权限，做好权限分配记录，定期复核权限合理性；（三）建立系统数据备份机制，按约定频次完成全量数据备份，确保数据丢失后可快速恢复；（四）及时响应系统故障报修，在约定时限内完成故障排查与修复，记录故障处理过程及结果；（五）保障系统网络安全，设置防火墙、数据加密等防护措施，防止外部攻击及数据泄露。第八条仓储部核心职责：（一）到货验收完成后，在1个工作日内将设备/配件的入库信息录入系统，包括数量、规格、批次、存放位置等；（二）设备/配件出库时，实时在系统内完成出库操作，确保系统库存数据与实际库存一致；（三）定期开展系统库存数据与实际库存的盘点核对，差异部分在系统内标注原因并完成调整；（四）及时在系统内反馈库存预警信息，对低于安全库存的物料提报补货提醒。第九条财务部核心职责：（一）在系统内核对采购订单、入库单、供应商发票的一致性，完成结算数据的录入与确认；（二）通过系统完成供应商账款的审核与支付流程，记录支付状态及金额；（三）定期导出系统内供应链财务数据，开展成本分析，为采购定价、供应商合作提供数据支撑；（四）保障系统内财务数据的保密性，禁止无关人员查看或导出核心财务信息。第十条品质部核心职责：（一）抽查系统内采购数据、库存数据的准确性，核查录入信息与实际单据的匹配度；（二）监督系统流程审批的合规性，核查是否存在越权审批、流程缺失等问题；（三）针对系统管理中发现的问题，督促相关部门整改，形成闭环管理记录。第三章系统基础管理规范第十一条账号权限管理：（一）系统账号实行“一人一号”管理，操作人员需设置复杂度符合要求的密码，每约定周期更换一次；（二）新员工入职后，采购部提报权限申请，信息技术部在1个工作日内完成账号创建及权限配置；员工离职后，信息技术部在当日完成账号注销；（三）权限配置遵循“最小必要”原则，禁止为操作人员配置与工作无关的权限，特殊权限需经部门负责人审批；（四）操作人员禁止转借、共享账号，发现账号异常登录需立即上报信息技术部。第十二条系统操作规范：（一）操作人员需在公司授权的设备上登录系统，禁止在公共网络、非加密设备上操作；（二）数据录入需做到“实时、准确、完整”，禁止录入虚假信息，录入错误需按流程申请修改并标注原因；（三）流程审批需在约定时限内完成，禁止拖延审批或越权审批，审批意见需清晰明确；（四）操作完成后及时退出系统，长时间离开工位需锁定操作设备，防止他人误操作。第四章系统业务操作规范第十三条供应商信息管理：（一）采购部录入供应商信息前，需完成资质审核，确保营业执照、行业资质等资料真实有效；（二）供应商合作信息发生变更的，采购部需在1个工作日内更新系统信息，确保联系方式、收款账户等关键信息准确；（三）定期在系统内评估供应商合作状态，对不合格供应商标注停用状态，禁止下达新采购订单。第十四条采购流程操作：（一）销售部根据客户需求在系统内提报物料需求，采购部审核后生成采购计划；（二）采购订单需明确物料名称、规格、数量、交货周期、价格等信息，经部门负责人审批后下达至供应商；（三）供应商确认订单后，采购部在系统内更新订单状态，到货前跟踪物流进度并同步信息。第十五条库存管理操作：（一）入库操作需凭验收合格单完成，禁止无单入库或虚假入库；（二）出库操作需凭审批后的出库单完成，禁止超量出库、无单出库；（三）每月开展一次系统库存与实际库存的全面盘点，差异率需控制在约定范围内，超范围差异需上报管理层。第五章数据安全与系统维护第十六条数据安全管理：（一）系统内所有数据禁止私自导出、拷贝，确因工作需要导出的，需经部门负责人审批并做好导出记录；（二）涉及供应商报价、财务结算、核心客户需求等敏感数据，需在系统内设置加密权限，仅授权人员可查看；（三）信息技术部按约定频次完成数据备份，备份数据异地存放，定期测试恢复功能是否正常。第十七条系统维护管理：（一）信息技术部定期对系统进行漏洞扫描及安全加固，每年至少开展一次系统全面安全检测；（二）系统升级、功能调整前，需提前告知各使用部门，制定应急预案，避免影响业务正常开展；（三）系统出现故障时，信息技术部需立即响应，一般故障在约定时限内修复，重大故障需上报管理层并启动应急方案。第六章监督考核与责任追究第十八条监督机制：（一）信息技术部每月监控系统运行状态，统计故障率、响应时效等指标，上报管理层；（二）品质部每季度开展系统管理专项检查，核查权限配置、数据录入、流程审批等环节的合规性；（三）采购部每月汇总系统使用问题，组织各部门沟通优化建议，提升系统使用效率。第十九条考核与责任追究：（一）将系统操作准确率、数据录入及时率、权限合规性纳入采购部、仓储部、财务部等部门的绩效考核，未达约定标准的扣减相应绩效分值；（二）因操作人员疏忽导致数据错误、流程违规，造成公司损失的，追究相关人员责任，按公司规定进行处罚；（三）因未按规定做好数据备份、系统维护导致数据丢失或系统瘫痪的，追究信息技术部相关人员责任；（四）泄露系统内敏感数据的，视情节轻重给予相应处罚，涉嫌违法的移交相关部门处理。第七章附则第二十条本制度由公司采购部会同信息技术部、财务部负责解释，各部门可根据业务实际提出修订建议，修订需经公司管理层审批后执行。第二十一条本制度的修订需结