商务合同评审与执行记录模板

商务合同评审与执行记录模板一、适用场景与价值二、操作流程详解第一步：合同接收与初步登记业务部门或合同经办人收到合同文本（对方提供或起草）后，填写《合同基本信息登记表》，记录合同名称、编号、签约主体、合同金额、关键履行期限、对方联系人等基础信息，并提交至法务部门备案。确认合同文本完整性（含附件、补充协议等），如缺失需及时与对方沟通补全。第二步：组织多部门联合评审法务部门牵头，根据合同性质邀请业务、财务、采购、风控等部门参与评审，召开评审会议（或同步线上评审意见）。各部门评审重点：法务部门：审核合同主体资格、条款合法性（如违约责任、争议解决、知识产权等）、法律风险点；业务部门：审核技术/服务要求、交付标准、验收流程、商务条款（如价格、付款方式）与业务需求匹配度；财务部门：审核付款节点、税费承担、发票开具要求、资金安排合理性及财务风险；风控部门：评估履约可行性、对方履约能力（如资质、信用记录）、不可抗力条款等。评审部门需在《合同评审意见表》中明确填写“同意”“修改后同意”“不同意”及具体修改意见，签字确认。第三步：评审意见汇总与合同修订法务部门汇总各部门评审意见，与经办人沟通形成统一的修订方案，重点梳理共性意见（如付款方式、违约责任）及争议点，推动对方协商修订。合同修订后，需再次提交原评审部门确认（仅针对修订条款），直至达成一致。若存在重大分歧，需上报管理层决策。第四步：合同签订与文本归档审批通过的合同，由授权签约人（法定代表人或授权代表）签字并加盖公司公章，保证合同文本与审批版本一致，避免“阴阳合同”。签订后3个工作日内，经办人将合同正本、评审记录、修订版对比说明等材料提交至档案管理部门归档，电子版同步存入合同管理系统。第五步：合同履行跟踪与执行记录业务部门为合同执行第一责任人，按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），并实时填写《合同执行记录表》，记录关键节点：履行阶段（如预付款支付、生产/服务启动、中期验收、尾款结算等）；时间节点（计划时间与实际时间）；负责人及参与部门；进展说明（附相关凭证，如验收单、付款凭证等）；异常情况（如延迟履行、质量问题）及处理措施。财务部门根据合同约定及执行记录，安排资金支付，同步记录付款台账。第六步：合同履行完毕与闭环管理合同全部义务履行完毕后，业务部门组织最终验收（如适用），取得对方验收确认文件，填写《合同履行总结报告》，说明履约情况、是否存在遗留问题及后续建议。法务部门检查合同履行过程是否符合约定，确认无争议后，标记合同状态为“已终止”，相关记录与文件整理归档，完成闭环管理。三、模板表格表1：合同基本信息登记表合同编号合同名称签约双方（甲方/乙方）合同金额（元）履行期限对方联系人及电话经办部门经办人提交日期表2：合同评审意见表评审部门评审人职位评审意见（可另附页）结论（同意/修改后同意/不同意）签字日期法务部*某法务经理1.第5条违约责任建议明确违约金计算方式；2.争议解决条款建议约定由甲方所在地法院管辖。修改后同意财务部*某财务主管1.付款节点建议与验收结果挂钩；2.发票类型需明确为“增值税专用发票”。修改后同意业务部*某业务经理技术参数符合需求，验收标准可执行。同意表3：合同执行记录表合同编号履行阶段计划时间实际时间负责人参与部门进展说明（附凭证编号）异常情况及处理措施预付款支付2023-10-012023-10-02*某财务部已支付合同金额30%，凭证编号FP20231002001无产品生产启动2023-10-052023-10-05*某生产部按订单要求启动生产，生产计划单号P20231005001无中期验收2023-10-202023-10-22*某业务部验收发觉1项非核心指标不符，已与对方协商延期2天，整改方案确认书ZG20231022001指标偏差：参数超出约定范围5%，已调整尾款支付2023-11-05待完成*某财务部待最终验收完成后支付无表4：合同履行总结报告合同编号合同名称履行期限实际履行起止时间履行结果（完全履行/部分履行/未履行）遗留问题及解决方案经办人部门日期完全履行无*某业务部2023-11-10四、关键注意事项与风险提示评审环节严禁对合同关键条款（如金额、履行期限、违约责任）进行口头承诺，所有评审意见需书面记录并签字确认；对方主体资格需审核营业执照、法定代表人证件号码明及授权委托书（如签约人为非法定代表人），保证签约权限合法；涉及技术保密、知识产权的合同，需单独签订保密协议，明保证密范围与期限。执行环节合同履行过程中，如需变更（如延期、增减金额），必须签订书面补充协议，严禁口头约定；异常情况（如对方违约、不可抗力）需在24小时内上报法务及业务部门，启动应急处理流程，保留相关证据（如书面函件、现场照片）；付款前需核对执行记录与合同约定，保证付款条件成就（如验收合格、发票齐全），避免超付或早付风险。档案管理合同正本原件需由档案管理部门统一保管，电子版备份需加密存储，防止信息泄露；合同履行记录、验收文件、沟通函件等需与