工程文件管理归档操作规范

工程文件管理归档操作规范一、总则为规范工程建设项目文件的归档管理，确保工程文件完整、准确、系统保存，保障工程建设成果的可追溯性，为后期运维、审计及历史查考提供可靠依据，依据《建设工程文件归档规范》（GB/T____）及相关行业标准，结合工程建设管理实际，制定本操作规范。本规范适用于各类新建、改建、扩建及技术改造工程的文件归档管理，涵盖建设、设计、施工、监理及其他参建单位在工程前期准备、施工建设、竣工验收等阶段形成的文件资料。二、文件分类与收集（一）分类原则工程文件按“阶段+性质”双重维度分类，确保逻辑清晰、检索便捷：按阶段：分为前期准备文件（立项批复、可行性研究报告等）、施工建设文件（施工图纸、隐蔽工程记录等）、竣工验收文件（竣工图、验收报告等）；按性质：分为工程管理性文件（招投标文件、合同协议等）、技术性文件（勘察报告、设计图纸等）、经济性文件（造价文件、审计报告等）。（二）收集职责与要求1.参建单位职责建设单位：统筹归档工作，收集项目前期审批文件、总承包合同、参建单位往来文件及竣工验收综合文件；督促各单位按要求收集、整理文件。设计单位：收集设计阶段文件（勘察报告、设计图纸、变更通知、技术交底等），确保设计成果全过程可追溯。施工单位：同步收集施工全过程文件（施工组织设计、施工日志、材料检验报告、分项验收记录等），做到“施工到哪，文件收集到哪”。监理单位：收集监理规划、旁站记录、质量评估报告等，对施工文件进行审核并留存备案。2.收集质量要求纸质文件：字迹清晰、签字盖章完整，无涂改、破损；采用耐久性纸张（70g以上复印纸）、墨水（碳素/蓝黑墨水），避免使用热敏纸、铅笔书写。电子文件：采用PDF（文本类）、CAD（图纸类）、DOC（报告类）等通用格式；命名体现“工程名称-阶段-专业-文件类型”（如*XX产业园一期-施工阶段-土建专业-基础验收记录.pdf*），元数据（创建时间、作者等）完整。三、整理与立卷（一）文件整理1.纸质文件以“件”或“卷”为单位整理：单份文件（如一份请示、一份批复）为“件”；同类文件（如某分部工程的施工记录、验收报告）装订成“卷”。装订要求：去除金属装订物，线装采用“三孔一线法”，胶装确保装订边整齐、无掉页风险；页码连续编号（正面右下角、背面左下角）。2.电子文件建立与纸质文件一一对应的目录结构，按“工程-阶段-专业-文件类型”分层存储（如*XX项目/施工阶段/机电安装/管道试压记录.pdf*）；定期备份（每半年一次），存储于不可擦写介质（如光盘、移动硬盘）。（二）立卷规则1.组卷逻辑按工程部位（基础/主体）、专业（土建/安装）、阶段（前期/施工）组卷，确保案卷内文件“有机联系、便于查阅”。2.卷内文件排列批复性文件在前，请示性文件在后；正文在前，附件在后；施工记录按时间顺序排列，设计图纸按专业、图号顺序排列。3.案卷编目案卷题名：简明概括卷内内容（如*XX项目-主体结构施工-土建专业-隐蔽工程验收记录*）；卷内文件目录：填写文件编号、责任者、文号、日期、页数，确保与文件一一对应；备考表：说明文件完整性、修改情况，立卷人、检查人签字确认。四、归档流程（一）归档条件工程文件需满足以下要求方可归档：内容完整，无缺失（如施工文件需覆盖“开工-竣工”全过程）；签字盖章齐全（施工记录需施工、监理单位双签）；纸质与电子文件内容、编号一致，格式符合要求；工程通过竣工验收（或阶段性验收），文件与工程实际相符。（二）归档审核1.内部审核：施工单位由项目技术负责人审核，监理单位由总监理工程师审核，确保文件真实、准确。2.联合审核：建设单位组织参建单位联合抽查，重点核查文件完整性、签字盖章及与工程的符合性，形成审核意见并反馈整改。（三）移交与归档1.移交时间：工程竣工验收后3个月内（或合同约定时间）完成；阶段性文件（如基础验收文件）可在阶段验收后1个月内移交。2.移交份数：纸质文件移交2套（建设单位、档案馆各1套），电子文件移交1套（含可编辑版与PDF版）。3.移交手续：填写《工程文件移交清单》（含案卷编号、题名、载体类型、份数、移交人、接收人、日期等），双方签字盖章后存档。五、保管与利用（一）保管要求1.库房管理档案库房需符合防火、防潮、防虫、防盗要求，温度14-24℃、相对湿度45%-60%，配备温湿度监测、消防、安防设备。2.保管期限工程文件保管期限分为永久、长期（50年）、短期（10年），具体按《建设工程文件归档规范》执行（如竣工图、立项文件为永久，施工日志为长期）。3.电子文件保管电子文件存储于专用服务器或不可擦写介质，建立异地备份（与主存储地距离≥50公里）；每半年进行有效性检测（文件完整性、可读性）。（二）利用规定1.借阅流程内部人员：填写《档案借阅申请表》（注明目的、范围、归还时间），部门负责人审批后借阅；外部单位：持单位介绍信，建设单位分管领导审批后借阅。2.保密要求涉及商业秘密、技术秘密的文件（如造价文件、专利图纸），借阅时需签订保密协议，严禁复制、传播。3.利用方式六、附则1.本规范由XX建设单位（或行业主管