企事业单位档案管理流程指南

企事业单位档案管理流程指南一、档案管理的核心价值与基本原则档案作为企事业单位历史轨迹的“记忆载体”，兼具凭证价值（维护权益、合规举证）、参考价值（支撑决策、优化流程）与文化价值（传承发展脉络、凝聚组织认同）。开展档案管理需遵循以下原则：集中管理：档案统一归集至档案管理部门，避免分散保管导致的丢失、篡改风险；分级负责：各部门对本部门档案的收集、整理质量负责，档案部门统筹审核与保管；规范有序：流程标准化、操作规范化，确保档案“可查、可用、可溯”；安全保密：物理安全（防火防潮）与信息安全（加密、权限管控）并重；便于利用：以服务为导向，平衡保密要求与利用效率。二、档案管理全流程实操指南（一）档案收集：源头把控，应归尽归档案收集是管理的“第一道关口”，需明确范围与方式：1.收集范围界定文书档案：公文、会议记录、合同协议、规章制度、审计报告等；业务档案：业务流程文件（如销售台账、采购单据）、项目资料（立项书、验收报告）、客户档案等；科技档案：图纸（CAD、工程图）、技术方案、研发报告、专利文件等；声像档案：照片（含数码照片）、视频、录音（需标注时间、地点、事件）；电子档案：电子文档（Word/Excel/PDF）、数据库备份、系统日志、邮件归档等。2.收集方式与要求定期收集：各部门按周期（月度/季度/年度）移交档案，如行政部每月移交会议纪要；专项收集：项目结束、活动结束后7个工作日内完成收集（如展会结束后收集宣传资料、参展合同）；零散收集：员工个人保管的零散档案（如出差报告、培训证书）需在30日内移交；质量要求：优先收集原件，电子档案需确保格式兼容（如PDF/A格式保障长期可读性）、元数据完整（含创建者、修改时间、关键词）。（二）档案整理：分类有序，检索高效整理的核心是构建分类体系与编目规则，让档案“易找、易用”：1.分类体系构建企业推荐模式：年度-部门-业务类型（如“2023-财务部-合同/报表/审计”）；事业单位推荐模式：年度-科室-文书/科技/业务（如“2023-人事科-干部任免/培训记录”）；特殊场景：项目制单位可采用年度-项目-阶段（如“2023-智慧园区项目-设计/施工/验收”）。2.组卷与编目组卷：将同类文件按“时间+逻辑”顺序组合（如按“立项→执行→验收”组卷），编写《卷内文件目录》（含序号、文号、标题、日期、页数）；编目：赋予档案唯一编号（如“ND-____”，ND为单位代码，2023为年度，001为序号），建立《案卷目录》《全引目录》；电子档案：利用档案管理系统分类，添加关键词（如“合同/2023/财务部/甲乙方”），支持全文检索。（三）档案鉴定：去芜存菁，确定价值鉴定需区分保管期限，避免资源浪费：1.价值鉴定标准永久保存：对单位历史、权益有重大影响的，如章程、战略规划、核心技术专利、重大合同；定期保存：有参考价值但无需永久的，如日常会议纪要（保存10年）、部门总结（保存30年）；销毁：无价值或重复的文件，如草稿、通知草稿、重复报表。2.鉴定流程成立鉴定小组（档案部门+业务部门+法务/合规部门）；逐卷/逐件审核，填写《档案鉴定表》（含文件内容、价值判断、处理意见）；审批：鉴定意见报单位领导审批，永久保存的需报上级或档案主管部门备案。（四）档案保管：安全防护，延长寿命保管需兼顾物理安全与电子安全：1.物理保管专用档案室：温湿度控制（温度14-24℃，湿度45%-60%），配备防火（灭火器、烟感）、防潮（除湿机）、防虫（樟脑丸、防虫剂）、防光（遮光窗帘）、防尘（空气净化器）设备；档案装具：使用无酸纸档案盒、防磁柜（存声像档案），定期检查档案状况（如纸张霉变、字迹褪色需修复）。2.电子档案保管存储：专用服务器或合规云存储（如政务云、企业私有云），定期异地+本地备份（每月全量备份，每日增量备份）；安全：部署防病毒软件、防火墙，电子档案加密（如AES-256），设置访问日志（记录操作人、时间、内容）；可读性维护：定期迁移电子档案（如5年一次），转换过时格式（如将旧版CAD图纸转换为通用格式）。（五）档案利用：服务需求，发挥效能利用需平衡保密与效率，提供多元化服务：1.利用方式查阅：内部人员凭《档案查阅申请单》（部门领导签字）查阅，外部人员需单位介绍信+身份证；编研：根据需求编制专题汇编（如《2023年政策文件汇编》《项目案例集》）。2.权限与保密管理分级权限：核心档案（如战略规划、核心技术）仅限高管/指定人员；一般档案开放部门内；（六）档案统计与编研：数据赋能，文化传承1.统计工作定期统计档案数量、利用次数、鉴定情况等，形成《档案统计报表》，分析利用趋势（如某类档案利用率高，优化收集频率）；统计结果用于优化管理（如增加高频利用档案的备份份数）。2.编研开发编写档案编研材料（如《单位年鉴》《大事记》《专题史志》），挖掘历史价值；制作宣传资料（如老照片集、发展历程纪录片），传承组织文化。（七）档案移交与销毁：合规收尾，风险可控1.移交流程向国家档案馆移交：达到移交年限（企业10年、事业单位20年），编制《移交清册》（含档案编号、名称、数量），办理交接手续；内部移交：部门档案向档案管理部门移交，需清点、签字确认（如“2023年财务部档案移交清单”）。2.销毁流程鉴定为销毁的档案，编制《销毁清册》（含文件名称、数量、销毁原因），报领导审批；销毁方式：纸质档案碎纸或焚烧（双人监销），电子档案彻底删除（覆盖存储介质）；销毁后，监销人签字，《销毁清册》存档（永久保存）。三、常见问题与优化建议（一）常见痛点1.电子档案管理混乱：格式不统一（如同时存在.doc/.docx/.wps）、元数据丢失（无创建者、修改时间）、版本混乱（同一文件多个版本）；2.部门配合度低：收集不及时（如项目结束后3个月才移交）、移交不完整（遗漏关键文件）；（二）优化建议1.制度建设：完善《档案管理制度》，明确各部门职责（如业务部门“收集-整理”，档案部门“审核-保管”），将档案工作纳入绩效考核；2.技术赋能：引入专业档案管理系统（如泛微、致远），实现电子档案“收集-整理-利用-备份”全生命周期管理；3.培训宣传：定期开展档案管理培训（如“电子档案命名规则”“保密红线”），制作《操作手册》《流程图》，简化流程；4.风险防控：建立应急预案（如档案损毁、泄密），定期演练（如模拟档案室火灾，测试档案抢救流程）。四、结语档案管理是企事业单位治理的