供应链管理物资采购申请审批模板

供应链管理物资采购申请审批模板一、适用业务场景日常运营物资采购：如办公用品、生产辅料、仓储耗材等常规性物资补充；项目专项物资采购：如新产品研发、设备改造、工程项目实施等所需专用材料、设备；应急物资采购：如设备突发故障维修、安全生产应急防护等紧急物资需求；固定资产采购：如新增生产设备、办公设备、运输工具等单价或总价较高的资产购置。二、审批流程操作指引第一步：需求部门发起申请申请人（需求部门经办人）根据实际需求，填写《物资采购申请审批表》（见第三部分），详细填写物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期等信息，并附相关支撑材料（如报价单、技术参数、项目立项批文等）。申请人将填写完整的表格及支撑材料提交至部门负责人审批。第二步：部门负责人审核部门负责人（如生产部经理、行政部经理）对申请的必要性、物资规格与需求的匹配性、预算合理性进行审核，重点确认“是否为必需采购”“数量是否合理”“是否符合部门年度预算”。审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字确认，并提交至采购部门；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。第三步：采购部门复核采购专员收到申请后，重点审核以下内容：物资品类是否属于公司集中采购目录（若有）；供应商选择是否符合公司采购政策（如是否需公开招标、询比价）；预估单价与历史采购价格、市场行情是否差异过大（若差异超过10%，需要求申请人补充说明或提供新报价）。复核通过后，采购专员根据公司采购流程启动供应商寻源（如询价、比价、招标），确定最终供应商及报价，填写“采购部门意见”及“建议供应商信息”；若复核不通过，退回需求部门并说明理由。第四步：财务部门预算审核财务专员对采购申请的预算额度进行审核，确认：采购资金是否已纳入部门年度/季度预算；超预算采购是否有相应的预算调整审批手续（如需）。审核通过后，在“财务部门意见”栏签字确认；若预算不足或手续不全，退回采购部门补充材料。第五步：最终审批人审批根据采购金额及物资重要性，提交至对应权限的最终审批人（如：金额≤[金额1，如10000元]，由采购总监审批；金额[金额1，如10000元]＜≤[金额2，如50000元]，由分管副总审批；金额＞[金额2，如50000元]，由总经理审批）。最终审批人结合采购必要性、预算合规性、供应商报价合理性进行审批，签署“审批结论”（同意/不同意，不同意需注明原因）。第六步：采购执行与归档采购部门收到最终审批通过的意见后，与供应商签订采购合同（如需），下达采购订单，跟踪物资到货、验收情况。物资验收合格后，需求部门在《物资验收单》上签字确认，采购部门将《物资采购申请审批表》《采购合同》《验收单》《发票》等材料整理归档，保存期限不少于[年限，如3年]。三、物资采购申请审批表基本信息申请部门申请人联系方式申请日期年月日物资信息名称供应商信息建议供应商名称预算信息预算科目审批流程部门负责人意见采购部门意见财务部门意见最终审批人意见备注（如：紧急采购说明、特殊质量要求、技术参数等）四、使用要点提示信息填写规范：物资名称、规格型号、数量等核心信息需准确完整，避免模糊描述（如“一批办公用品”需具体到“A4纸500包，型号70g”）；预估单价应参考近期市场价或历史采购数据，不得虚高或低估；“用途说明”需明确物资用于具体项目或日常工作，便于审批人判断必要性。审批时效要求：部门负责人审核：收到申请后1个工作日内完成；采购部门复核：收到申请后2个工作日内完成（紧急采购可缩短至4小时）；财务部门及最终审批人审核：收到完整材料后1-3个工作日内完成（根据金额调整）。特殊情况处理：紧急采购：需在申请表“备注”栏标注“紧急”，并经需求部门负责人电话确认后，可先启动采购流程，后续1个工作日内补齐审批手续；单一来源采购：（如专利设备、定制化物资）需在“供应商信息”栏说明唯一性理由，并附供应商出具的书面说明，经采购总监审批后方可执行；预算调整：年中新增或超预算采购，需提前向财务部门提交《预算调整申请表》，经分管副总审批后，方可发起采购流程。供应商选择原则：优先选择公司合格供应商名录内的供应商；单次采购金额超过[金额3，如20000元]时，需至少获取3家供应商的书面报价，进行比价后确定供应商；禁止与存在关联关系的供应商进行非必要采购（需回避的关联