企业管理-采购询价 SOP

会计实操文库7/7企业管理-采购询价SOP一、总则1.1目的为规范公司采购询价工作，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保障公司能够以合理的价格获取符合质量要求的物资或服务，特制定本标准操作流程（SOP）。1.2适用范围本SOP适用于公司所有需要进行采购的物资（如原材料、设备、办公用品等）和服务（如维修、咨询、培训等）的询价工作，涵盖从采购需求提出到确定供应商及价格的全过程。1.3基本原则合规性原则：采购询价工作需遵守国家相关法律法规以及公司内部采购管理制度，确保采购行为合法合规。公平竞争原则：向符合条件的供应商提供平等的询价机会，不得设置不合理条件排斥或歧视潜在供应商。质价相符原则：在保证采购物资或服务质量的前提下，追求合理的价格，避免只注重价格而忽视质量的情况。保密原则：对询价过程中涉及的公司商业秘密、供应商报价等信息予以保密，不得泄露给无关人员。二、采购询价准备2.1明确采购需求需求部门根据实际业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期（或服务期限）、技术参数、用途等信息。《采购需求申请表》需经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门对《采购需求申请表》进行审核，确认需求的合理性、必要性以及信息的完整性。如存在信息不完整或不合理的情况，及时与需求部门沟通确认并补充完善。2.2供应商筛选采购部门根据采购需求，从公司合格供应商名录中筛选潜在供应商。合格供应商名录应包括供应商的名称、联系方式、经营范围、资质证明、合作历史等信息。若合格供应商名录中没有合适的供应商，或采购需求特殊，需寻找新的供应商。新供应商需提供营业执照、相关资质证书（如生产许可证、质量认证证书等）、产品说明书、业绩证明等资料，采购部门对其进行初步审核，符合要求的纳入潜在供应商范围。原则上，每个采购项目应至少筛选3家及以上符合条件的潜在供应商，以保证充分竞争。2.3编制询价文件采购部门根据采购需求，编制《询价通知书》。《询价通知书》应包括以下内容：采购项目名称、编号；采购物资或服务的详细需求（名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数等）；交货期（或服务期限）、交货地点（或服务地点）；报价要求（报价方式、报价有效期、报价包含的费用等）；报价文件的组成（如报价单、资质证明、产品样品检测报告等）；询价截止时间、报价文件递交方式及地点；评审方法及标准（如价格、质量、交货期、售后服务等权重）；联系方式（联系人、联系电话、电子邮箱等）。《询价通知书》编制完成后，需经采购部门负责人审核确认。三、询价实施3.1发出询价文件采购部门通过电子邮件、传真、邮寄或当面送达等方式，将《询价通知书》发送给筛选确定的潜在供应商。发送询价文件时，需做好记录，包括发送时间、接收供应商名称、接收人等信息，确保供应商按时收到询价文件。供应商收到《询价通知书》后，如对其中内容有疑问，采购部门应在规定时间内进行答疑，并将答疑内容以书面形式通知所有已收到《询价通知书》的供应商。3.2接收报价文件供应商应在询价截止时间前，按照《询价通知书》的要求，将密封完好的报价文件递交至采购部门指定地点。采购部门指定专人负责接收报价文件，并做好登记，记录供应商名称、报价文件递交时间、文件数量等信息。对于在询价截止时间后递交的报价文件，采购部门应予以拒收。3.3开启报价文件询价截止后，采购部门应在规定时间内组织开启报价文件。开启过程需有采购部门相关人员参加，必要时可邀请需求部门人员参与监督。开启报价文件时，逐一核对供应商名称、报价文件密封情况等，确认无误后，当众宣读供应商名称、报价金额等主要信息，并做好《报价开启记录》，由参与人员签字确认。四、报价评审4.1初步审核采购部门对各供应商的报价文件进行初步审核，审核内容包括：报价文件是否完整，是否符合《询价通知书》要求的组成；供应商资质是否符合要求（如营业执照、相关资质证书是否有效）；报价是否在有效期内；报价是否包含所有费用，是否存在歧义。对于不符合要求的报价文件，视为无效报价，不予进入后续评审环节。4.2综合评审采购部门组织成立评审小组，评审小组由采购部门、需求部门及相关技术部门人员组成（人数不少于3人）。评审小组按照《询价通知书》中确定的评审方法及标准，对通过初步审核的报价文件进行综合评审。评审内容主要包括：价格因素：比较各供应商的报价，考虑价格的合理性、优惠条件等；质量因素：评估供应商提供的物资或服务的质量，参考产品样品检测报告、过往合作质量记录等；交货期（或服务期限）：对比各供应商的交货期（或服务期限）是否满足采购需求；售后服务：考察供应商的售后服务承诺、服务能力等；其他因素：如供应商的信誉、财务状况、供货能力等。评审小组根据评审情况，对各供应商进行打分或排序，形成《评审报告》，并提出推荐成交供应商名单及理由。4.3确定成交供应商采购部门将《评审报告》及推荐成交供应商名单上报公司相关负责人审批。公司相关负责人根据《评审报告》，结合实际情况，确定成交供应商。如对评审结果有异议，可要求评审小组进行复核。五、询价结果处理5.1发出成交通知书确定成交供应商后，采购部门应在规定时间内，向成交供应商发出《成交通知书》，通知其成交结果，明确成交价格、交货期（或服务期限）等内容。同时，采购部门应向未成交的供应商发出《未成交通知书》，说明未成交原因，并感谢其参与报价。5.2签订采购合同成交供应商收到《成交通知书》后，应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同的内容应与《询价通知书》、成交供应商的报价文件及《成交通知书》的内容一致，明确双方的权利和义务、违约责任等条款。采购合同签订后，需按照公司合同管理规定进行审批和备案。5.3资料归档采购部门将采购询价过程中形成的所有资料，包括《采购需求申请表》、《询价通知书》、供应商报价文件、《报价开启记录》、《评审报告》、《成交通知书》、《未成交通知书》、采购合同等进行整理、装订，归档保存，以备查阅。归档资料应保证完整