2026年供水公司采购申请审批流程管理制度

2026年供水公司采购申请审批流程管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购申请审批流程管理工作，明确采购申请、审核、审批各环节职责和要求，控制采购成本，提高采购效率，保障公司生产运营所需物资、服务及时供应，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及公司财务管理制度、供应商准入评审制度要求，结合供水行业采购特点和实际运营需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购申请审批全流程管理，包括生产类物资（净水药剂、供水管材、检测设备等）、办公类物资（办公用品、办公设备等）、服务类采购（设备维保、水质检测外包等）、应急类采购（抢修物资、应急供水设备等）的申请审批；适用于公司各部门、采购部、财务部、审计部及公司管理层，审批结果作为采购执行的唯一依据。第三条基本原则采购申请审批遵循“按需申请、分级审批、合规高效、全程可溯、预算管控”的基本原则：按需申请是指仅针对公司生产运营实际需求发起采购，杜绝无需求、超需求申请；分级审批是指根据采购金额、采购类型划分审批层级，匹配对应审批权限；合规高效是指审批流程符合法规及公司制度，同时明确审批时限，避免流程冗长；全程可溯是指所有申请、审批记录留存归档，可追溯核查；预算管控是指采购申请需在年度预算范围内，超预算需额外履行审批手续。第四条术语定义本制度所指“采购申请”是指各部门根据需求向采购部提交的采购需求文书；“分级审批”是指根据采购金额大小，由不同层级人员完成审批的管理方式；“紧急采购”是指因突发故障、应急处置等特殊情况需立即采购的物资/服务；“归口管理”是指采购部作为采购申请审批的统一受理和督办部门，统筹全流程管理；“预算内采购”是指采购金额在年度部门预算范围内的采购行为，“超预算采购”是指超出年度预算需额外审批的采购行为。第二章职责分工第五条申请部门职责各申请部门（生产运营部、水质检测中心、行政部等）职责：（一）根据实际需求如实填写采购申请，明确采购物资/服务的名称、规格、数量、用途、预估金额、需求时间等信息；（二）核实采购申请是否在部门年度预算范围内，超预算的需提前说明原因并附相关依据；（三）对采购申请资料的真实性、准确性负责，确保无虚假申请、重复申请；（四）配合采购部、财务部核实采购需求，跟踪审批进度，接收审批结果反馈。第六条采购部职责采购部是采购申请审批的归口管理部门，主要职责：（一）受理各部门采购申请，审核申请资料的完整性、规范性；（二）核查采购物资/服务是否有合格供应商，预估金额是否符合市场行情；（三）根据采购金额、类型流转至对应审批层级，督办审批进度，确保在规定时限内完成；（四）审批通过后，统筹开展采购执行工作；（五）建立采购申请审批台账，记录申请部门、采购内容、审批进度、审批结果等信息。第七条财务部职责财务部职责：（一）审核采购申请是否在年度预算范围内，超预算的核实是否履行超预算审批手续；（二）审核采购预估金额的合理性，结合公司资金状况提出审核意见；（三）审批通过后，预留采购资金，保障采购款项支付；（四）监督采购资金使用，确保资金支出符合审批要求。第八条公司管理层职责公司管理层（部门负责人、分管领导、总经理）职责：（一）部门负责人审批本部门采购申请，核实需求真实性；（二）分管领导审批分管部门超一定金额的采购申请，平衡分管领域采购需求与成本；（三）总经理审批大额采购申请及超预算采购申请，统筹公司整体采购规划；（四）总经理办公会审议重大采购申请（单次采购金额≥50万元），形成集体决策意见。第九条审计部职责审计部职责：（一）每季度抽查采购申请审批流程合规性，核查是否存在越权审批、虚假申请等问题；（二）监督超预算采购审批手续的完整性；（三）发现违规审批行为及时通报，督促整改并追究相关责任。第三章采购申请分类与发起要求第十条采购申请分类根据采购用途和性质，将采购申请分为四类：（一）生产类采购申请：用于采购净水药剂、供水管材管件、供水设备、检测试剂等直接保障供水生产的物资；（二）办公类采购申请：用于采购办公用品、办公设备、办公耗材等日常办公所需物资；（三）服务类采购申请：用于采购设备维保、管网检测、技术咨询、物业服务等服务；（四）应急类采购申请：用于采购突发故障抢修、应急供水、水质污染处置等急需的物资/服务。第十一条采购申请发起条件（一）生产类采购申请：需提供物资消耗台账、库存盘点记录，证明现有库存无法满足生产需求；（二）办公类采购申请：需遵循“按需申领、总量控制”原则，单次申请金额不超过部门月度办公预算；（三）服务类采购申请：需提供服务需求说明、服务标准及预期效果，核心服务需附多家供应商报价对比；（四）应急类采购申请：需提供应急事件说明（如设备故障报告、应急处置通知），说明紧急采购的必要性。第十二条申请资料要求采购申请需提交完整资料：（一）统一格式的采购申请表，填写完整、签字盖章齐全；（二）预算内采购需附预算明细表，超预算采购需附超预算审批说明；（三）生产类、服务类采购需附技术参数、质量标准等相关文件；（四）应急类采购需附应急事件证明材料。第四章采购申请审批流程第十三条常规采购申请审批流程（一）单次采购金额≤1万元：申请部门填写采购申请表→部门负责人审批→采购部审核→采购部执行采购；（二）1万元＜单次采购金额≤10万元：申请部门填写采购申请表→部门负责人审批→采购部审核→财务部审核→分管领导审批→采购部执行采购；（三）10万元＜单次采购金额≤50万元：申请部门填写采购申请表→部门负责人审批→采购部审核→财务部审核→分管领导审核→总经理审批→采购部执行采购；（四）单次采购金额≥50万元：申请部门填写采购申请表→部门负责人审批→采购部审核→财务部审核→分管领导审核→总经理办公会审议→总经理审批→采购部执行采购。第十四条应急采购申请审批流程（一）应急采购可简化审批流程，申请部门先向采购部口头报备，同步填写应急采购申请表；（二）单次应急采购金额≤5万元：部门负责人审批→采购部负责人审批→立即执行采购，事后3个工作日内补全财务部审核手续；（三）单次应急采购金额＞5万元：部门负责人审批→采购部审核→分管领导口头同意→立即执行采购，事后5个工作日内补全财务部审核、总经理审批手续；（四）应急采购完成后，申请部门需提交采购使用说明，说明应急事件处置结果。第十五条审批时限要求（一）部门负责人、采购部审核时限：1个工作日内完成；（二）财务部审核时限：1个工作日内完成；（三）分管领导、总经理审批时限：2个工作日内完成；（四）总经理办公会审议：收到申请后5个工作日内安排审议；（五）应急采购审批：口头报备后即时响应，补全手续不超过5个工作日。第五章审批结果执行与监督第十六条审批通过的执行要求（一）采购部收到审批通过的采购申请后，需在3个工作日内启动采购流程，生产类、应急类采购需优先执行；（二）采购执行需符合公司供应商准入评审制度，优先选择A级供应商；（三）采购完成后，采购部需将采购合同、验收单等资料附在采购申请表后归档。第十七条审批未通过的处理要求（一）采购申请未通过的，采购部需在1个工作日内书面告知申请部门，说明未通过原因；（二）申请部门可根据反馈意见补充资料后重新发起申请，或调整采购需求；（三）同一采购申请两次审批未通过的，需由申请部门负责人与审批人沟通后再行发起。第十八条监督与违规追责（一）采购部每月汇总采购申请审批及执行情况，上报公司管理层；（二）审计部每季度开展采购审批专项检查，重点核查越权审批、虚假申请、超预算采购等行为；（三）无正当理由未在规定时限内完成审批的，扣减相关审批人绩效200-500元；（四）提交虚假采购申请、越权审批采购的，追究经办人及审批人责任，绩效扣减500-1000元，情节严重的调离岗位；（五）应急采购后未按要求补全审批手续的，扣减申请部门负责人绩效500元。第六章附则第十九条制度解释