出纳实务（微课版 第2版）课件 项目8 费用报销

项目八费用报销出纳实务（微课版

第2版）熟悉费用报销的基本要求。1了解发票种类和发票非法行为及其处罚的相关知识。2掌握常用费用报销凭证的相关知识和处理费用报销业务的一般流程。3掌握发票真伪的鉴别。4

Learninggoals学习目标任务一了解费用报销一、任务引入二、相关知识三、任务实训——分析拒绝办理费用报销业务的原因一、任务引入2025年8月5日，销售部小田拿着费用报销凭证和3张8月份的餐饮费发票到出纳人员王敏处报销5月份的部门聚餐费用。王敏一看发票日期，就发出了疑问：“怎么隔了这么久才来报销？公司规定，聚餐费用必须在当月完成报销，而且发票是8月份开的，你报销的是5月份的聚餐费用，说明你的发票不是在聚餐消费时获得的。”小田回答道：“不好意思，聚餐时忘记要发票了，后来就想了别的办法，拿别的发票来代替，您通融通融。”王敏不为所动，直接将费用报销凭证退还小田，并拒绝办理该业务。请问，王敏拒绝办理该笔费用报销业务的根据是什么？二、相关知识（一）单位日常费用类型（二）费用报销涉及的情况（三）费用报销的基本要求（一）单位日常费用类型差旅费招待费补贴费用办公费培训费（二）费用报销涉及的情况根据公司管理制度或业务规定的不同，出纳人员处理费用报销业务时主要会涉及以下两种情况，一种是先预支业务经办人员一定资金，然后再根据支出情况进行费用报销处理；另一种是不预支业务经办人员资金，由经办人员自己垫支或赊购，然后再根据垫支或赊购情况进行费用报销处理。（三）费用报销的基本要求费用报销业务不仅关系到单位的财产收支，还关系到员工个人的经济利益。按照审核权限批准及时处理金额无误明确报销方式明确责任三、任务实训分析拒绝办理费用报销业务的原因2025年8月5日，销售部小田拿着3张8月份的餐饮费发票报销部门5月份的聚餐费用，出纳人员王敏拒绝办理该笔费用报销的原因有两点。第一，费用报销要按照单位的相关制度执行，星辉公司规定，部门聚餐费用只能在当月报销，因此5月份的部门聚餐费用不能在8月份报销。其次，小田用其他消费的发票来代替，该行为不能说明销售部5月份聚餐的实际花费金额，其真实性存疑，因此王敏的做法是有根据的。任务二

数电发票的核验与风险防控一、任务引入二、相关知识三、任务实训一、任务引入情景一：2025年8月15日，星辉公司采购部王刚报销办公设备维修费，提交一张数电发票（增值税普通发票），票面显示“货物或应税劳务名称”为“维修费”，价税合计3200元，开票方为“深圳诚信维修服务有限公司”。王敏通过全国增值税发票查验平台核验时，发现系统显示的“开票方名称”为“深圳诚信商贸有限公司”，与票面信息不一致。请思考：该发票存在什么问题？王敏应如何处理？一、任务引入情景二：8月20日，销售部张庆辉报销差旅费，附有数电发票（旅客运输服务）3张，其中1张票面“出发地”为“深圳”，“到达地”为“北京”，出行日期为8月10日，但张庆辉的出差审批单显示其出差时间为8月15日~18日。另外1张发票的“税率”标注为“免税”，但对应运输服务应为“9%”税率。请思考：这几张发票存在哪些异常？如何核实业务真实性？情景三：8月25日，王敏收到供应商通过微信发来的数电发票（增值税专用发票）电子版，文件格式为PDF扫描件，用于报销原材料采购款5650元。打开文件后发现票面“价税合计”处有明显修改痕迹（原金额被涂抹后手写更正），且供应商未提供XML格式源文件。请思考：这种发票传递方式和格式存在什么风险？正确的接收流程是什么？二、相关知识（一）数电发票的特征、分类与票面要素（二）数电发票的核验与管理（三）虚开发票的新型风险与防范（四）数电发票的违规行为及法律责任（一）数电发票的特征、分类与票面要素数电发票的特征01全数字化形态03电子签名替代传统签章02开票便捷性04联次简化与功能整合05动态授信与智能监管数电发票依托数字化技术实现了全流程革新，其特征主要体现在形态、效率、防伪及监管等多个维度，具体表现为以下5个方面。（一）数电发票的特征、分类与票面要素数电发票的分类按发票性质分类按发票性质分类，数电发票可分为电子发票（增值税专用发票）和电子发票（普通发票）。（一）数电发票的特征、分类与票面要素数电发票的分类按特定业务分类根据特定业务，设置了多种特定业务发票。如建筑服务电子发票用于建筑工程相关业务；成品油电子发票专门针对成品油的生产、销售等环节等。（一）数电发票的特征、分类与票面要素数电发票的票面要素票面要素类别具体内容基础标识信息①

发票名称：明确标注“电子发票（增值税专用发票）”或“电子发票（增值税普通发票）”②

发票代码与号码：全国统一编码，发票代码为12位，号码为8位，作为发票唯一标识③

开票日期：精确到秒，反映发票开具的具体时间④

开票方信息：包括开票方名称、纳税人识别号、地址及电话、开户行及账号（非必填）受票方信息受票方名称、纳税人识别号（必填），地址及电话、开户行及账号（根据业务需求填写）货物或应税劳务信息①

项目名称：明确填写货物、服务或应税劳务的具体名称，需与税收分类编码匹配②

规格型号、单位、数量、单价：根据实际交易情况填写，单价和数量相乘得出金额③

金额（不含税）：交易的不含税金额总和④

税率/征收率：根据适用税种和计税方式填写（如13%、9%、6%、3%等）⑤

税额：根据不含税金额和税率/征收率计算得出（一）数电发票的特征、分类与票面要素数电发票的票面要素票面要素类别具体内容合计信息价税合计：不含税金额与税额的总和，需同时标注大写和小写金额备注栏根据业务需求填写特殊信息，如建筑服务的项目名称和地址、货物运输的起运地和到达地等，部分行业备注信息为必填项电子签名区票面右下角显示“开票人（电子签名）”，包含税务机关监制的加密电子签名，用于验证发票真伪和有效性其他辅助信息①

发票状态：如“正常”“已红冲”“已作废”等②

开票平台：开具发票的电子发票服务平台名称③

二维码/查验区：包含发票关键信息的加密二维码，用于扫码查验真伪等（二）数电发票的核验与管理（1）国家税务总局全国增值税发票查验平台数电发票的核验通过浏览器登录“国家税务总局全国增值税发票查验平台”，输入数电发票的发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）等信息，单击“查验”按钮即可获取发票状态（正常、红冲、作废等）及票面详细信息。（二）数电发票的核验与管理（2）电子发票服务平台开票方和受票方可通过当地电子发票服务平台（如各省电子税务局关联入口）查询已开具或接收的数电发票，平台实时同步税务系统数据，支持按发票代码、号码、开票日期等条件精准检索，直接查看发票真伪和状态。数电发票的核验（二）数电发票的核验与管理数电发票的管理需遵循“全程电子化、可追溯、防篡改”原则，覆盖接收、存储、报销、归档等全环节，确保符合财务和税务要求。数电发票的管理接收与存储管理01报销与入账管理归档管理0203（三）虚开发票的新型风险与防范数电发票的电子化特性打破了传统发票的物理约束，但也为虚开行为提供了新的操作空间，主要风险集中在以下四个方面。数电发票虚开的新型风险表现01020304电子文件篡改风险业务与发票脱节风险批量虚开与快速扩散风险电子台账管理漏洞风险（三）虚开发票的新型风险与防范（1）技术层面——强化电子核验与加密管控技术手段是防范数电发票篡改、伪造的第一道防线，具体可以从以下方面入手。①

全链路加密传输。要求开票方通过电子发票服务平台、官方加密邮箱等正规渠道交付数电发票，禁止接收微信、QQ等非加密渠道的文件，降低传输过程中被篡改的风险。②

官方平台验真优先。接收数电发票后，必须通过“全国增值税发票查验平台”或“电子发票服务平台税务数字账户”验真，不采信未经官方核验的第三方工具结果。③

系统自动预警。借助会计信息系统对接税务数据接口，实现“发票状态实时同步”，对“红冲/作废发票报销”“同一发票重复录入”“税率与业务类型不匹配”等异常情况自动预警，及时拦截风险发票。虚开发票风险的防范措施（三）虚开发票的新型风险与防范（2）流程层面——规范业务审核与三流比对通过标准化审核流程确保发票与业务真实关联，从源头避免“票实不符”的虚开风险，具体可以从以下方面入手。①

强化业务真实性核查。报销时需附加与发票对应的业务合同、付款凭证、服务成果证明等材料，确保“发票流、资金流、业务流”三流一致。②

票面要素精细化审核。重点检查开票方经营范围与发票内容逻辑性；税率/征收率是否符合税法规定；金额是否存在畸高/低或整数拼凑。③建立分级审批机制。对大额数电发票或高风险业务实行“部门负责人+财务负责人”双审批，留存审核记录以备追溯。虚开发票风险的防范措施（三）虚开发票的新型风险与防范（3）管理层面——完善内控与责任追溯通过动态台账、定期排查和责任约束，构建长效管理机制，确保风险可追溯、责任可落实。虚开发票风险的防范措施动态电子台账管理1定期风险排查2合规培训与责任约束3（四）数电发票的违规行为及法律责任数电发票的常见违规行为①

为他人虚开②

为自己虚开③

让他人为自己虚开虚开发票行为①

未经授权修改数电发票电子文件中的关键信息②

伪造数电发票版式文件发票信息篡改与伪造行为①

拒绝向受票方开具数电发票②

非法出售、倒卖数电发票信息其他违规行为①

重复报销或抵扣②

红冲/作废发票违规处理③

未按规定存储与归档违规使用与管理行为（四）数电发票的违规行为及法律责任数电发票违规行为的法律责任（1）行政责任对于未构成犯罪的一般性违规行为，由税务机关依法予以行政处罚，旨在纠正违规行为并警示当事人，具体包括以下情形。①

虚开发票或伪造发票。由税务机关没收违法所得；虚开金额在1万元以下的，可并处5万元以下罚款；虚开金额超过1万元的，可并处5万元以上50万元以下罚款；情节严重的，吊销发票领购资格。②

违规使用与管理发票。对重复报销、红冲作废违规等行为，税务机关可责令限期改正，并处1万元以下罚款；情节严重的，处1万元以上3万元以下罚款。③

拒绝开具发票或填写虚假信息。由税务机关责令改正，可处1万元以下罚款；有违法所得的予以没收。（四）数电发票的违规行为及法律责任数电发票违规行为的法律责任（2）刑事责任当违规行为情节严重、造成重大税款流失或破坏税收征管秩序时，将构成刑事犯罪，相关单位负责人及直接责任人需承担刑事责任。①

虚开增值税专用发票罪。虚开数电发票（增值税专用发票）用于骗取抵扣税款，虚开税额在1万元以上或骗取税款5000元以上的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处2万元以上20万元以下罚金；虚开税额巨大（50万元以上）或有其他严重情节的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处5万元以上50万元以下罚金；虚开税额特别巨大（250万元以上）或有其他特别严重情节的，处十年以上有期徒刑或无期徒刑，并处5万元以上50万元以下罚金或没收财产。（四）数电发票的违规行为及法律责任数电发票违规行为的法律责任（2）刑事责任②

伪造、出售伪造的增值税专用发票罪。伪造数电发票或出售伪造的数电发票，处三年以下有期徒刑、拘役或者管制，并处2万元以上20万元以下罚金；数量较大或有其他严重情节的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处5万元以上50万元以下罚金；数量巨大或有其他特别严重情节的，处十年以上有期徒刑或无期徒刑，并处5万元以上50万元以下罚金或没收财产。③

逃税罪。通过虚开、伪造数电发票等方式逃避缴纳税款，数额较大且占应纳税额10%以上的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金；数额巨大且占应纳税额30%以上的，处三年以上七年以下有期徒刑，并处罚金。三、任务实训处理票面信息与查验结果不一致的发票问题识别：数电发票票面“开票方名称”与全国增值税发票查验平台显示的“深圳诚信商贸有限公司”不一致，存在票面信息被篡改的风险，可能为伪造发票。处理步骤如下。①

立即拒绝报销，并向王刚说明发票查验结果，要求其联系开票方重新开具合规发票。②

在电子发票台账中记录该异常发票信息（发票代码、号码、开票方），标注“查验失败-信息不符”。③

提醒王刚通过正规渠道获取发票，避免接收非官方平台传输的电子文件。三、任务实训处理业务匹配性异常的发票问题识别：旅客运输服务发票出行日期（8月10日）与出差审批单时间（8月15日-18日）不匹配，存在“票实不符”风险；税率标注错误（免税≠9%），可能导致税额计算错误。处理步骤如下。①

要求张庆辉补充说明发票日期与出差时间不一致的原因，若为误开需退回重开。②

核对税率异常发票的业务类型，确认属于“旅客运输服务”后，指出税率错误，要求开票方红冲原发票并重新开具正确税率的数电发票。③

重新核验更正后的发票，确保“出行日期、税率、金额”与实际业务一致后再办理报销。三、任务实训处理传输方式与格式不合规的发票问题识别：供应商通过微信传输PDF扫描件，票面“价税合计”有明显修改痕迹，存在人为篡改金额的风险；仅以PDF扫描件作为报销依据，不符合“需保存XML源文件”的要求。处理步骤如下。①

拒绝接收该PDF扫描件发票，向供应商说明合规要求。②

要求供应商作废原发票，重新开具合格的数电发票，并按规范流程交付XML源文件。③

接收新发票后，核验发票真实性，确认票面信息无篡改后，再办理报销。④

将XML源文件存入企业电子档案系统，按“2025年8月-原材料采购”分类归档，同时在电子台账记录发票状态及校验结果。任务三处理费用报销业务一、任务引入二、相关知识三、任务实训一、任务引入情景一：2025年8月20日，星辉公司销售部张庆辉经公司安排，从8月22日起到武汉出差4天，目的是与客户商谈签订一份广告制作合同。经批准，张庆辉可以申请借支6500元差旅费。随后，张庆辉便将领导审批后的出差申请表和借款单交给出纳人员王敏。假设星辉公司规定，借款单由借款人部门负责人（销售部主管为范菲菲）和财务负责人（刘洋）签字后，才能交给总经理（李星辉）做最后审批。一、任务引入请问：王敏应该如何处理该笔费用报销业务？一、任务引入情景二：2025年8月25日，张庆辉从武汉出差归来，提交了费用报销单，申请报销差旅费4323元，退回预借差旅费余额2177元。张庆辉出差过程中一共产生了4张数电发票，已由开票方上传至电子发票服务平台，可通过平台查询获取。假设星辉公司规定：业务招待费之外的费用报销限额为10000元，差旅费需经部门负责人、财务负责人及总经理审批签字。请问：王敏应该如何处理该笔费用报销业务？二、相关知识（一）常见的费用报销凭证（二）审核费用报销凭证（三）费用报销的一般流程（一）常见的费用报销凭证单位员工需要出差办理相关业务时，应首先填写出差申请表，该凭证主要用于证明出差的合理性，可以有效控制借用出差名义办私事这种情况的发生。出差申请表（一）常见的费用报销凭证一般情况下，借款单一式三联，一联用于财务、出纳记账，一联用于借款人留存，剩下的一联用于备查。借款单应包括的项目主要有借款日期、借款人信息、借款金额、相关责任人签字等事项。借款单（一）常见的费用报销凭证费用报销单应包括的内容主要有报销部门名称、日期、费用用途、附件张数、报销金额、备注以及相关责任人签字等事项。费用报销单的一般格式如图所示。费用报销单（一）常见的费用报销凭证考虑到一些单位员工出差比较频繁，且涉及的票据较多，如果按其他类型的费用报销一样去处理，可能就无法完全反映出出差的花费情况，不便于对差旅费进行管理。差旅费报销单（二）审核费用报销凭证费用报销凭证的填写要求必须使用蓝、黑色钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔。所有的报销发票必须是原件，不得用复印件代替。费用报销凭证中的各项目应完整填写，不得使用简称，品名或用途应填写明确，不能含糊不清。费用报销凭证的手续应完备。当一笔业务报销需要附上多张发票时，应将其统一粘贴到报销单据粘贴单中，一并报销。（二）审核费用报销凭证报销单据粘贴单的一般格式如图所示。（二）审核费用报销凭证费用报销凭证的审核要点日期金额项目填写完整性签字或盖章审核支出的合理性凭证之间的联合检查报销单据粘贴单的审核（二）审核费用报销凭证审核费用报销凭证的技巧触摸、透过光线查看，若原始凭证被刮擦过，则表面会有毛糙感。观察纸张表面的光泽度、纸质情况，是否有隐约可见的文字残留。观察书写的文字是否有不必要的重描或交叉笔画的情况。对比字迹，核实是否为本人签字。若原始凭证出现明显不规范、要素不全、关键要素模糊、时间与业务活动发生的时间差距较大等情况时，则应与当事人当面验证。核对相关凭证是否配套，如销售货物时只有销售发票而无发货单据、托运证明等其他相关证明，则有伪造凭证的可能，出纳人员应仔细核实该经济业务是否发生。（二）审核费用报销凭证审核结果的处理完全符合要求的费用报销凭证对于此类凭证，出纳人员应及时按照单位的费用报销制度进行报销真实、合法、合理，内容不完整、填写有误的费用报销凭证出纳人员应将其退回给有关业务单位或个人，并告知退回理由和填制规范，待其将相关凭证补充完整、更正错误或重开后再申请费用报销不真实、不合法的费用报销凭证出纳人员应坚决予以拒绝，并及时向单位管理层汇报（三）费用报销的一般流程在确定出差任务时，应先填写出差申请表，注明出差的人员、时间、地点、事由、交通工具及所需资金等，再经部门负责人、公司负责人审批签字。出差员工凭批准后的出差申请表填写借款单，经部门负责人批准后，将其交由财务部负责人审核，由分管部门的副总经理审批后方可将借款单交到出纳人员处，出纳人员审核通过后，将通过现金或网银转账等方式进行支付，并在借款单上加盖“现金付讫”章或“银行付讫”章，然后将借款单交给会计人员编制记账凭证，最后根据审核无误的记账凭证登记日记账。出差人员归来后，应尽快（如5个工作日内）办理报销事宜，根据公司差旅费标准填写费用报销单，然后将其交到出纳人员处办理报销手续。差旅费的报销流程（三）费用报销的一般流程单位办公用品的采购一般由行政部统一负责，经办人员在采购办公用品前，首先应填写办公用品请购单，然后凭办公用品请购单填写购买办公用品借款单，经相关负责人审批通过后，将其交到出纳人员处预支款项。完成采购后，尽快填写费用报销单，办理报销事宜。办公费的报销流程（三）费用报销的一般流程首先，应填写业务招待申请单，详细填明招待时间、地点、对方人员、陪同人员等信息，并列明需预支的资金。经相关负责人审批后，填写借款单并交与出纳人员处预支款项。在业务招待过程中，应详细记录所花费用。最后，待招待业务结束后，应尽快填写费用报销单并交与出纳人员处进行报销。业务招待费的报销流程（三）费用报销的一般流程借款的一般流程与办理费用报销的一般流程分别如图所示。（三）费用报销的一般流程三、任务实训处理借款业务2025年8月20日，张庆辉申请借支6500元差旅费，用于8月22日至25日到北京出差的一行中。张庆辉填写了借款单，并将其交给出纳人员王敏。王敏收到借款单后应按以下步骤处理。（1）对借款单进行审核，审核时应特别注意以下4个问题。①

审核借款单中各项目的填写是否规范、完整。②

审核相关责任人是否已经签字。③

审核借款单中的金额、时间、借款人等信息与出差申请表中的相关信息是否一致。④

审核借款单金额的大写与小写是否一致。经审核，张庆辉填写的借款单无误。（2）直接向张庆辉支付现金6500元（也可以通过银行转账），并在借款单中加盖“现金付讫”章，并将借款单交给会计人员编制记账凭证，然后根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。三、任务实训处理差旅费报销业务2025年8月25日，张庆辉出差归来后提交费用报销单，申请报销4323元并退回借款余额2177元。王敏的处理步骤如下。（1）通过电子发票服务平台接收数电发票。登录公司电子发票服务平台的税务数字账户，在“待接收发票”模块中检索张庆辉出差期间的数电发票，找到对应3张发票后确认接收，并保存至“差旅费报销”指定文件夹，具体发票信息如表所示。发票类别票面内容住宿费电子发票（增值税专用发票）开票日期：2025年8月22日；项目名称：住宿服务；开票方：武汉世贸酒店；金额：1050元；价税合计：1113元；税率：6%餐饮费电子发票（普通发票）开票日期：2025年8月23日；项目名称：餐饮服务；开票方：武汉大益餐饮管理有限公司；金额：2000元；价税合计：2120元；税率：6%火车票电子发票（普通发票）开票日期：2025年8月20日；项目名称：旅客运输服务；出发地：深圳北站；到达地：武汉站；金额：500元；价税合计：545元；税率：9%火车票电子发票（普通发票）开票日期：2025年8月25日；项目名称：旅客运输服务；出发地：武汉站；到达地：深圳北站；金额：500元；价税合计：545元；税率：9%三、任务实训（2）对差旅费的费用报销凭证进行审核，审核时应注意以下7个问题。①

审核“内容”。查看张庆辉报销的金额是否符合公司财务制度以及费用的开支标准。星辉公司对于业务招待费之外的费用报销规定限额为10000元，因此本业务中