产品文档归档及项目文档管理制度

产品文档归档及项目文档管理制度一、适用场景与触发条件本制度适用于公司内部所有产品研发、项目推进过程中产生的文档管理场景，具体包括但不限于：产品全生命周期管理：从产品需求分析、原型设计、研发测试到上线运维各阶段文档的归档；项目全流程覆盖：项目立项、计划制定、执行监控、验收复盘等环节的文档留存；版本迭代规范：产品或项目版本更新时，历史版本文档的归档与新版文档的同步管理；合规与审计需求：应对内外部审计、知识产权保护、知识沉淀等场景的文档调取需求。二、全流程操作步骤详解1.文档创建与审核步骤1：明确文档类型与责任人根据产品/项目阶段确定文档类型（如《产品需求文档》《项目计划书》《测试报告》等），指定文档编写人（如产品经理、项目经理）、审核人（如部门主管、技术负责人）及最终审批人（如总监*）。步骤2：编写与内容规范编写人需按模板撰写文档，保证内容完整、数据准确、逻辑清晰，关键结论需有支撑依据（如用户调研数据、技术方案对比表等）。步骤3：多级审核与修订审核人需从内容完整性、合规性、可行性角度进行审核，提出修订意见；编写人根据意见修改后，提交最终审批人签字确认（电子文档需通过OA系统审批留痕）。2.文档分类与编号步骤1：建立文档分类体系按“产品-项目-阶段-类型”四级分类，例如：“产品A-项目B-需求分析-PRD-V1.0”。步骤2：唯一编号规则编号格式为：“[产品/项目代码]-[阶段代码]-[文档类型代码]-[版本号]-[日期]”，示例：“PJT-REQ-PRD-1.0-20231001”（其中PJT为项目代码，REQ为需求阶段，PRD为产品需求文档，1.0为版本号，20231001为创建日期）。步骤3：标签与索引为文档添加关键词标签（如“核心功能”“高风险项”“客户需求”），便于后续检索。3.文档归档存储步骤1：选择存储介质电子文档存储于指定服务器/云盘（如公司文档管理系统），纸质文档存放于档案室文件柜，保证存储环境安全、防潮、防火。步骤2：与登记电子文档需至指定目录，同步填写《文档归档登记表》（见表1）；纸质文档需加盖“归档章”，标注归档日期及编号，移交档案管理员*登记存档。步骤3：版本管理同一文档的多个版本需按时间顺序命名（如“PRD-V1.0”“PRD-V2.0”），旧版本保留但不作为当前使用版本，最新版本需在目录中标注“最新”标识。4.文档借阅与使用步骤1：借阅申请申请人填写《文档借阅申请表》（见表2），说明借阅目的、使用期限、归还时间，经部门主管审批后提交档案管理员。步骤2：借阅登记与权限控制档案管理员核对申请表，确认权限后办理借阅手续（电子文档需开通临时查看权限，纸质文档需登记借阅人信息、借阅时间）。步骤3：使用与归还借阅人仅可在授权范围内使用文档，不得复制、外传或修改；使用完毕后按期归还，档案管理员检查文档完整性后注销借阅记录。5.定期审查与销毁步骤1：定期审查每季度由档案管理员*牵头，组织各部门对归档文档进行审查，检查文档完整性、版本有效性及存储状态。步骤2：销毁申请与审批对于过期、失效或无保存价值的文档（如项目结项1年后的临时会议纪要），由文档责任人提出销毁申请，填写《文档销毁审批表》（见表3），经部门主管及法务部*审批后执行。步骤3：安全销毁电子文档采用彻底删除（低级格式化）或粉碎处理；纸质文档使用碎纸机销毁，销毁过程需有2人以上在场监督，并记录销毁时间、参与人。三、核心工具表单模板表1：文档归档登记表文档编号文档名称所属产品/项目编写人审核人归档日期存储位置（路径/柜号）版本号备注PJT-REQ-PRD-1.0-20231001产品A需求文档产品A-项目B张*李*2023-10-01服务器/产品A/需求/PRDV1.0初版需求………表2：文档借阅申请表借阅人所在部门借阅文档编号文档名称借阅目的希望借阅期限归还日期审批人（部门主管）档案管理员签字王*研发部PJT-REQ-PRD-1.0-20231001产品A需求文档技术方案评审3个工作日2023-10-10赵*刘*………表3：文档销毁审批表文档编号文档名称所属产品/项目销毁原因建议销毁日期文档责任人部门主管意见法务部意见最终审批人执行人PJT-MIN-20230515项目B临时会议纪要项目B项目已结项1年，无保存价值2023-10-15陈*同意同意孙*周*…………四、执行要点与风险规避及时性要求：文档需在完成后3个工作日内完成归档，避免因延迟归档导致丢失或版本混乱；准确性保障：文档内容需与实际工作成果一致，关键数据（如版本号、日期）需反复核对，严禁编造信息；安全性管控：涉密文档（如未公开的技术方案、商业合同）需单独存储，设置访问权限，借阅需经部门负责人及以上级别审批；责任到人：明确文档编写、审核、归档、借阅、销毁各环节的责任