人力资源管理基本流程标准化模板

人力资源管理基本流程标准化模板——员工入职管理篇适用情境与目标标准化操作步骤详解第一步：用工需求确认与岗位评估操作主体：用人部门负责人、HR专员关键动作：用人部门根据业务发展需要或岗位空缺情况，填写《新员工入职需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、任职资格（学历、经验、技能等）、到岗时间及岗位目标。HR专员对接用人部门，审核岗位需求的合理性与必要性，评估岗位级别、薪酬范围是否符合公司薪酬体系，并反馈审核意见。需求审批通过后，由HR部门启动招聘流程（内部推荐/外部招聘等），并将候选人信息同步至用人部门。第二步：候选人筛选与背景调查操作主体：HR专员、用人部门面试官关键动作：HR专员初步筛选简历，匹配岗位任职资格，筛选通过后电话沟通确认应聘意向，邀约面试。用人部门组织面试（初试+复试），重点评估候选人专业能力、岗位匹配度及价值观契合度，填写《面试评估表》并给出明确录用建议（推荐录用/不推荐/待定）。对拟录用候选人，HR专员按岗位重要性开展背景调查（学历验证、工作履历核实、离职原因等），关键岗位需核实原工作单位评价，保证信息真实有效。第三步：录用决策与offer发放操作主体：HR经理、用人部门负责人、分管领导关键动作：HR专员汇总面试评估结果与背景调查报告，与用人部门协商确定最终录用名单，填写《录用审批表》，按权限逐级审批（部门负责人→HR经理→分管总经理）。审批通过后，HR专员向候选人发放《录用通知书》（offer），明确岗位名称、所属部门、入职时间、薪酬福利、试用期规定及报到需携带资料（证件号码、学历证书、离职证明等）。候选人确认接受offer后，HR专员预留岗位并同步至用人部门，做好入职准备。第四步：入职前准备与资源协调操作主体：HR专员、行政部、用人部门关键动作：HR专员提前3个工作日与候选人确认报到时间、地点及联系人，并将入职信息同步至行政部（工位安排、办公设备配置）及用人部门（导师安排、岗位职责说明）。行政部负责准备工位（工位、电脑、工牌、办公用品等），IT部门配置办公系统账号（邮箱、OA、内部通讯工具等）。用人部门指定入职导师，准备《岗位说明书》《部门工作流程》等资料，制定新员工入职首周培训计划。第五步：入职办理与信息登记操作主体：HR专员、行政专员、用人部门导师关键动作：新员工报到当日，HR专员核验证件号码、学历证书等原件，收取复印件，引导填写《员工信息登记表》《劳动合同签收确认书》等资料。行政部办理工牌、门禁卡发放，讲解办公区域规范（安全通道、考勤制度等）；IT部门协助登录办公系统，设置初始密码。用人部门导师带领熟悉团队成员，介绍部门职能、工作目标及近期重点任务，解答岗位相关问题，并带领完成《入职引导清单》勾项（熟悉部门同事、知晓考勤规则、学习基础业务流程等）。第六步：劳动合同签订与试用期管理操作主体：HR专员、用人部门负责人、新员工关键动作：HR专员在新员工入职当日或次日签订劳动合同，明确合同期限、岗位、薪酬、工作时间、保密义务等条款，并说明合同内容，保证新员工理解无异议。试用期内，用人部门导师每周与新员工进行1次工作沟通，反馈工作表现；每月末填写《试用期员工考核表》，从工作态度、业务能力、团队协作等维度进行评估。HR专员每月跟踪试用期员工动态，对考核合格者按流程办理转正手续；对不合格者，协助用人部门沟通转正或终止劳动关系事宜。关键流程表单模板表1：新员工入职需求申请表申请部门岗位名称招聘人数到岗时间岗位目标（简要描述核心职责与预期成果）任职资格（学历、专业、经验、技能等）审批意见部门负责人签字：__________日期：______HR经理签字：__________日期：______总经理签字：__________日期：______表2：员工背景调查表候选人姓名*先生/女士应聘岗位基本信息核实证件号码号：__________学历/学位：__________毕业院校及专业：__________工作履历核实前任职单位：__________所任职位：__________在职时间：______年_月-_____年_月离职原因：_________原单位评价：□优秀□良好□合格□需改进其他信息有无不良记录：□无□有（说明：__________）是否接受背景调查结果：□是□否调查人：*经理调查日期：______年__月__日表3：新员工入职信息登记表姓名*先生/女士性别□男□女出生年月证件号码号政治面貌联系方式学历□本科□硕士□其他所学专业紧急联系人紧急联系人电话银行卡号开户行岗位所属部门入职日期合同信息合同期限：□1年□3年□其他试用期：□1个月□3个月□6个月签字确认员工签字：__________HR经办人：__________日期：______年__月__日执行要点与风险提示合规性优先：劳动合同签订需符合《劳动合同法》规定，试用期时长、薪酬标准等不得违反法律底线（如试用期工资不得低于转正工资的80%）。信息准确性：员工身份、学历、工作履历等信息需严格核验，避免因虚假信息导致用工风险（如不符合录用条件却已签订合同）。流程衔接顺畅：HR、用人部门、行政部需提前3天同步入职信息，保证新员工报到时工位、设备、导师等资源到位，避免“空等”影响入职体验。试用期沟通及时：用人部门导师需主动关注新员工适应情况，对工作难