公司会议议程与纪要记录模板

适用于多场景的会议协作工具模板一、高效协作的会议场景覆盖二、会议议程与纪要全流程（一）会前准备：明确目标与分工确定会议核心目标根据会议类型（如决策类、沟通类、汇报类），明确本次会议需解决的关键问题或达成的共识，避免目标模糊导致讨论偏离。示例：项目周例会需聚焦“本周进度偏差分析”及“下周任务调整”；部门例会需覆盖“重点工作同步”及“资源协调需求”。制定会议议程按“开场-议题讨论-总结-收尾”逻辑设计议程，每个议题预留明确时长，避免会议超时。议程需包含：议题名称、讨论要点、负责人、建议时长，提前至少1天发送至参会人员。准备会议材料与分工组织者需提前收集与议题相关的背景资料、数据报表等，并分发给参会人员，保证所有人提前知晓内容。指定专人担任会议记录员（建议非核心发言角色），明确记录重点（如决议、待办事项、不同意见）。（二）会议中：聚焦讨论与关键记录开场与议程确认主持人宣布会议开始，重申会议目标及议程，确认参会人员到齐情况，如有缺席需说明原因。议题讨论与记录要点按议程顺序逐项讨论，主持人需控制节奏，避免某一议题占用过多时间。记录员需重点记录：各议题的核心讨论观点（尤其是分歧点与共识点）；形成的决议（明确“做什么”“谁负责”“何时完成”）；待办事项（需包含任务描述、责任人、截止时间、所需资源）。示例记录：“针对客户反馈的A问题，讨论后决议由（产品经理）牵头，联合（技术工程师）于本周五前提交解决方案初稿，同步抄送*（部门经理）。”总结与收尾主持人总结各议题决议及待办事项，保证参会人员对结果无异议。明确纪要整理完成时间（建议会后24小时内），并告知分发方式。（三）会后整理：规范输出与跟进整理会议纪要记录员根据会议记录，按模板格式整理纪要，保证内容客观、简洁，避免主观描述。纪要需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人员、缺席人员）、议程回顾、各议题讨论摘要、决议事项、待办清单（表格化呈现）。审核与分发纪要完成后交由主持人审核，保证决议及待办事项准确无误。审核通过后，在1个工作日内通过公司内部通讯工具或邮件发送至所有参会人员及相关方，并提醒责任人关注待办事项。待办事项跟进组织者需在截止日前1天提醒责任人，保证任务按时完成；完成后及时更新纪要中的完成状态，形成闭环管理。三、标准化模板结构设计（一）会议议程表模板时间议题名称讨论要点负责人建议时长09:00-09:10上周工作总结各模块进度完成情况、遇到的问题*（部门经理）10分钟09:10-09:40项目X风险排查当前风险点、应对方案、资源需求*（项目经理）30分钟09:40-10:00下周任务分配重点任务分解、责任人确认*（主管）20分钟10:00-10:10会议总结与收尾决议回顾、待办事项强调*（主持人）10分钟（二）会议纪要模板会议基本信息会议名称：[示例：项目X周进度会]会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM会议地点：[会议室A/线上会议]参会人员：（部门经理）、（项目经理）、（产品经理）、（技术工程师）缺席人员：*（姓名，注明原因：如出差）记录人：*（行政专员）议程回顾与讨论摘要议题一：上周工作总结*（部门经理）：各部门均按计划完成核心任务，其中开发模块进度提前2天，测试模块因需求变更延迟1天。*（技术工程师）：延迟原因需客户确认新需求优先级，已提交书面说明。议题二：项目X风险排查主要风险：第三方接口交付延迟（（项目经理）反馈）；预算超支风险（（财务专员）补充）。讨论共识：与第三方供应商协商提前交付时间，财务部每周监控预算使用情况。决议事项项目X整体进度按原计划推进，第三方接口问题由*（项目经理）负责协调，保证MM月DD日前完成交付。财务部牵头制定项目预算监控表，每周五更新数据并发送至项目组。待办事项清单任务描述责任人截止时间所需资源完成状态第三方接口交付协调*（项目经理）MM月DD日供应商联系方式未开始项目预算监控表制定*（财务专员）MM月DD日历史预算数据未开始客户需求变更优先级确认*（产品经理）MM月DD日客户对接人未开始四、使用过程中的关键要点提前沟通与灵活调整议程制定后需提前与议题负责人确认内容，避免准备不足；会议中若出现紧急议题，可临时调整议程顺序，但需经参会人员多数同意。记录客观性与重点突出纪要需忠实反映会议内容，避免记录个人观点；优先记录“决议”和“待办事项”，讨论过程可提炼核心观点，不必逐字记录。闭环管理与责任到人待办事项必须明确“责任人”和“截止时间”，避免模糊表述（如“尽快完成”需替换为“MM月DD日前完成”