合同管理标准流程及文档模板

合同管理标准流程及一、适用范围与应用场景本流程及模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同管理工作，覆盖采购合同、销售合同、服务合同、合作开发合同、劳动合同等主流合同类型。无论是日常业务往来中的常规合同，还是涉及重大项目的复杂合同，均可通过标准化流程实现规范化管理，旨在降低合同法律风险、提高合同履约效率、保障企业合法权益，同时为合同全生命周期追溯提供依据。典型应用场景包括：企业供应商合作签约、客户订单合同签署、咨询服务协议签订、项目外包合同管理、内部岗位责任书制定等。涉及部门涵盖业务发起部门（如采购部、销售部、项目部）、法务合规部、财务部、总经理办公室及档案管理部门，需多方协同保证流程顺畅。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草：需求明确与文本初拟操作内容：业务部门根据合作需求（如采购标的、服务内容、交易金额、履约期限等），填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同核心条款及商业目的，经部门负责人*审批后启动起草。业务部门参考《合同示范文本库》（企业内部标准模板）或根据实际需求起草合同文本，保证内容包含：合同主体信息（双方名称、法定代表人、地址等）、标的物描述（名称、规格、数量、质量标准等）、权利义务条款（交付、验收、付款、违约责任等）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）、生效条件（签字盖章/附条件生效）等核心要素。对于重大或复杂合同（如金额超50万元、涉及核心技术或跨境业务），需同步收集合作方资质文件（营业执照、相关许可证、授权书等），作为合同附件。责任部门/人员：业务部门经办人、部门负责人输出成果：《合同立项申请表》、合同初稿（含电子版及纸质版）、合作方资质文件复印件（二）合同评审：合规性与风险审核操作内容：业务部门将合同初稿及《合同立项申请表》提交至法务合规部，发起评审流程。法务合规部重点审核：合同主体合法性（合作方是否具备履约资格、是否存在经营异常）；条款合规性（是否符合法律法规、行业监管要求，是否存在法律风险点）；权利义务对等性（是否存在单方面加重己方责任、减轻对方责任的格式条款）；争议解决条款的明确性（管辖地、仲裁机构选择是否合理）。法务合规部审核后出具《合同评审意见表》（见模板2），明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并标注具体修改意见。涉及财务收支的合同，同步提交财务部审核，重点审核：付款方式与周期、发票开具要求、税务处理合规性、成本预算匹配度等。对于金额超100万元或影响核心业务的合同，需邀请总经理办公室及分管领导*参与评审，从战略层面评估合作风险与收益。责任部门/人员：法务合规部审核人、财务部审核人、业务部门经办人、分管领导输出成果：《合同评审意见表》（含各环节评审意见及签字）（三）合同审批：权限划分与最终确认操作内容：根据合同金额、类型及重要性划分审批权限（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人、法务合规部负责人审批；10万元＜金额≤50万元：增加分管业务领导*审批；金额＞50万元：需总经理*审批，重大合同（如金额超500万元）需提交董事会审议。业务部门汇总评审意见，修改合同文本后，按审批权限逐级提交审批人签字确认。审批人需重点关注：合同条款是否与评审结果一致、商业利益是否得到保障、风险是否可控。审批通过后，业务部门将最终版合同文本（纸质版一式X份，根据合作方需求确定）及完整审批流程文件（立项申请表、评审意见表等）提交至档案管理部门备案，同步启动签署流程。责任部门/人员：各层级审批人、业务部门经办人、档案管理员*输出成果：审批完成的合同最终稿、审批流程签署页（四）合同签署：正式签约与文本交付操作内容：业务部门与合作方确认签署方式：线下签署（双方当面签字盖章）或线上签署（通过合法电子签约平台，需保证电子签章法律效力）。线下签署时，双方需法定代表人或授权代表*签字并加盖合同专用章/公章（骑缝章需同时覆盖合同及附件），签署日期以最后一方盖章日为准；线上签署需通过企业认证的电子签约系统，具有法律效力的电子合同。签署完成后，业务部门将合作方持有的合同文本（纸质版或电子版）交付对方，同时收回对方签字盖章的合同原件（或确认电子合同已生效），并在《合同签署登记表》（见模板3）中记录签署信息。责任部门/人员：业务部门经办人、合作方法定代表人/授权代表输出成果：双方签字盖章的合同原件、电子合同存证文件、《合同签署登记表》（五）合同履行：执行跟踪与变更管理操作内容：业务部门为合同履行第一责任人，建立《合同履行跟踪表》（见模板4），实时跟踪合同进度（如交付时间、验收节点、付款节点等），对延迟履约或违约情况及时记录并采取应对措施（如发函催告、启动违约条款等）。合同履行过程中需变更的（如标的物调整、期限延长、金额增减），由业务部门填写《合同变更申请表》（见模板5），说明变更原因、内容及影响，重新履行“起草-评审-审批”流程，变更后的合同需经双方书面确认（签订《补充协议》或签署变更页），作为原合同附件。财务部根据合同约定及履行进度，办理付款或收款手续，保证资金流转与合同条款一致；法务合规部对履行中的纠纷提供法律支持，协助业务部门协商解决或通过诉讼/仲裁途径维权。责任部门/人员：业务部门经办人*、法务合规部、财务部输出成果：《合同履行跟踪表》、《合同变更申请表》及补充协议、纠纷处理记录（六）合同归档：资料整理与电子化存储操作内容：合同履行完毕（或终止/解除）后15个工作日内，业务部门将合同全周期资料整理成册，包括：合同最终稿、审批文件、签署页、变更/补充协议、履行记录（如验收报告、付款凭证）、纠纷处理文件等，提交档案管理部门。档案管理部门对合同资料进行分类编号（按合同类型+年份+流水号规则编制），编制《合同归档目录表》（见模板6），并同步录入企业合同管理系统（或OA系统），实现电子化检索与备份。合同档案保存期限：一般合同不少于5年，重要合同（如涉及不动产、知识产权、长期合作等）不少于10年，法律另有规定的从其规定；到期档案需经总经理办公室批准后方可销毁，销毁过程需留存记录。责任部门/人员：档案管理员、业务部门经办人输出成果：合同档案（纸质+电子）、《合同归档目录表》、档案销毁记录（如适用）三、常用合同管理模板工具模板1：合同立项申请表申请部门申请日期合同名称合作方名称合作方统一社会信用代码合同类型□采购□销售□服务□合作□其他合同预估金额（万元）合同标的（简要描述标的物名称、规格、数量等）履约期限自_年_月_日至_年__月__日核心需求与目的（说明签订合同的业务背景、需解决的核心问题及预期目标）业务部门意见负责人签字：__________日期：____年__月__日法务合规部意见负责人签字：__________日期：____年__月__日分管领导意见签字：__________日期：____年__月__日模板2：合同评审意见表合同名称编号评审日期评审环节□起草阶段□变更阶段评审部门评审意见（分条款或分模块填写意见，示例：1.第3.2条付款周期约定为“验收后30日”，建议明确“验收合格之日”的认定标准；2.合作方未提供最新的营业执照复印件，需补充加盖公章的复印件；3.违约责任条款中，建议增加“因对方原因导致合同解除的，我方有权要求赔偿实际损失”的内容。）修改建议（针对评审意见提出具体修改方案）评审结论□通过□修改后通过□不通过（需说明理由）评审人签字__________日期模板3：合同签署登记表合同名称合同编号签署日期合作方名称签署地点签署方式□线下签署□线上电子签署合同份数签署人信息我方：签字人__________，职务__________，身份证号__________对方：签字人__________，职务__________，身份证号__________印章使用情况我方：□合同专用章□公章（骑缝章□是□否）对方：□合同专用章□公章（骑缝章□是□否）合同交付记录交付对方份数：份，交付时间：_年月_日，经办人：______收回对方份数：份，收回时间：_年月_日，经办人：______归档情况□已归档□待归档，归档编号：__________，归档人：__________模板4：合同履行跟踪表合同名称合同编号履行起止日期合作方名称跟踪责任人履行节点计划完成时间实际完成时间（示例）交付2024-06-302024-07-02（示例）验收2024-07-10-（示例）付款2024-07-20-履行总结（说明合同是否完全履行、是否存在违约情况、未完成节点及原因）责任人签字__________日期模板5：合同变更申请表原合同名称原合同编号变更日期合作方名称变更类型变更原因（说明需变更的具体事由，如“市场需求变化导致采购数量调整”“不可抗力导致工期延长”）变更内容（详细列明变更前条款与变更后条款，示例：原条款：“交货数量为1000件”变更为：“交货数量调整为1200件”）变更影响（说明变更对合同履行、成本、风险等方面的影响，如“采购金额增加__万元，需补充预算”）评审意见法务合规部：负责人签字：__________日期：____年_月日财务部：负责人签字：_______日期：____年_月日分管领导：签字：_______日期：____年__月__日审批结论□同意变更□不同意变更（说明理由）双方确认我方：__________（签字/盖章）日期：____年_月日对方：_______（签字/盖章）日期：____年__月__日模板6：合同归档目录表档案编号合同名称合同类型签署日期履行期限保管期限归档日期档案盒号（示例）CG2024-001设备采购合同采购合同2024-03-152024-03-15至2024-09-155年2024-09-20A1-012序号归档材料名称份数页数备注1合同最终稿（签字盖章页）15含附件2合同立项申请表123合同评审意见表13含多部门评审4合同变更申请表（如有）125合同履行记录（验收报告、付款凭证等）18整理人__________审核人__________四、关键风险控制与操作规范（一）合同主体风险防范合作方资质审核：签订合同前必须核查合作方营业执照、相关经营许可证、法定代表人身份证明及授权委托书（如由非法定代表人签署），保证合作方具备合法履约资格，避免与“皮包公司”或经营异常主体合作。禁止“代签”风险：除法定代表人外，授权代表签署需持有加盖合作方公章的《授权委托书》，明确授权范围、期限及权限，避免无权代理或越权代理导致的合同效力风险。（二）合同条款风险控制核心条款完整性：合同必须包含“标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决”等必备条款，避免条款缺失导致权利义务不明确。格式条款提示：若使用格式合同（如企业单方拟定的标准合同），需以显著方式提示对方注意免除或限制自身责任的条款，保证对方充分理解条款内容。（三）流程合规性要求严禁“先签后审”：所有合同必须完成“起草-评审-审批”流程后方可签署，禁止因业务紧急跳过评审环节，确需紧急签署的，需经总经理*书面批准后补办评审手续。审批权限不可越级：严格按照合同金额及类型划分的审批权限执行，不得越级审批或简化审批流程，重大合同需保留集体决策记录（如董事会决议）。（四）合同履行与归档管理履行过程留痕：合同履行中的沟通记录（如邮件、函件、会议纪要）、交付凭证、验收报告等需书面