行业会议记录及后续行动计划表

行业通用会议记录及后续行动计划表一、适用范围与常见应用场景本工具模板适用于各类行业、不同规模企业的常规会议记录及后续行动管理，覆盖以下典型场景：部门周会/月会：同步工作进展、协调资源、明确下一阶段重点任务；项目推进会：复盘项目阶段性成果、解决卡点问题、分配后续开发/执行任务；跨部门协作会议：对接业务需求、明确职责分工、推动跨团队资源整合；问题复盘会：分析项目/工作中的失误原因，制定改进措施并落地责任；客户需求对接会：记录客户反馈、确认需求细节、规划产品/服务优化方案。二、详细操作流程指南（一）会前准备：保证会议高效聚焦明确会议目标：提前与主持人沟通，确定本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方向”“解决供应链延迟问题”），避免目标模糊导致讨论发散。梳理会议议程：按目标拆分议题，明确每个议题的讨论时长、负责人（如“议题1：Q2销售数据复盘（15分钟，负责人：经理）”“议题2：新客户需求对接（30分钟，负责人：主管）”），并提前3天发送给参会人员。准备基础材料：收集与议题相关的数据、报告（如销售报表、项目进度表、客户需求清单），会前同步给参会人员，保证各方提前熟悉背景信息。（二）会中记录：全面捕捉关键信息记录基本信息：在模板表格中填写会议名称、时间、地点（线上会议需注明会议平台及）、参会人员（含职务，如“总监-市场部”“专员-研发部”）、主持人、记录人，以及缺席人员及原因。按议程记录讨论要点：对每个议题，记录“讨论内容”（包括各方观点、数据支撑、分歧点）和“结论”（最终达成的共识或决策，如“确定Q3产品迭代优先级为功能A>功能B>功能C”）；对未达成一致的议题，标注“待议事项”及后续跟进方向（如“功能C的开发需进一步评估资源，下次会议前由*团队提交可行性报告”）。明确待办事项：对会议中需要落实的任务，逐条记录“任务描述”（需具体可执行，如“完成客户反馈报告初稿”而非“处理客户反馈”）、“负责人”（明确到具体人，避免“相关负责人”等模糊表述）、“截止日期”（精确到日，如“2023年10月15日”）、“优先级”（按紧急/重要程度分为“高/中/低”）。（三）会后整理与跟进：保证闭环管理整理会议记录：会后2小时内，根据会中记录补充完善表格内容，保证讨论要点、结论、待办事项准确无误，重点标注“高优先级”任务。确认任务分配：通过邮件或即时通讯工具向各负责人确认待办事项细节（如任务目标、交付标准），避免理解偏差。发送会议纪要：在会议结束后24小时内，将整理好的会议记录（含模板表格）发送给所有参会人员及相关方，并抄送给需知晓的领导，邮件标题注明“【会议纪要】+会议名称+日期”。跟踪任务进度：建立“任务跟踪清单”（可复用模板表格中的“待办事项”列），每周更新任务状态（“未开始/进行中/已完成/延期”）；对“高优先级”任务，提前1天提醒负责人；对延期任务，及时沟通原因并协调资源解决，保证任务按时落地。三、会议记录及行动计划模板结构会议基本信息会议名称例：“2023年Q3产品迭代方向研讨会”会议时间例：2023年9月20日14:00-16:00会议地点例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议，会议号：*–）参会人员（含职务）例：总监-产品部、经理-研发部、主管-市场部、专员-运营部主持人例：*总监记录人例：*专员缺席人员及原因例：*经理-客户拜访（提前报备）会议议程与讨论记录议程序号议题及预计时长讨论内容与结论1Q2销售数据复盘（15分钟）讨论：经理展示Q2销售额同比增长15%，但华东区域环比下降5%，原因为竞品价格战；主管建议增加华东区域促销力度。结论：华东区域Q3增加促销预算20万元，由*主管负责方案制定。2新客户需求对接（30分钟）讨论：专员反馈客户提出“定制化报表功能”，研发部经理评估需15人天开发，优先级低于“功能A优化”；客户接受延迟至Q4上线。结论：10月30日前由*团队提交定制化功能详细方案，同步告知客户Q4上线计划。3跨部门资源协调（15分钟）讨论：市场部主管提出需研发部支持“线上活动技术支持”，研发部经理表示当前人员紧张，可调配2名工程师支援。结论：由*专员协调双方对接，9月25日前确认支持人员及时间表。待办事项清单任务编号任务描述负责人配合部门（如有）截止日期A001制定华东区域Q3促销方案*主管-市场部财务部（预算审核）2023年9月25日A002提交定制化报表功能详细方案*经理-研发部产品部（需求确认）2023年10月30日A003协调研发部与市场部对接线上活动技术支持*专员-运营部研发部、市场部2023年9月25日后续跟进计划下次会议时间例：2023年9月27日10:00-11:30（待定，提前2天通知）需重点跟进事项促销方案制定（A001）、定制化功能方案进度（A002）资源协调需求研发部需确认10月可投入定制化功能开发的人力资源，由*总监协调四、使用过程中的关键提醒记录客观性：避免在“讨论内容”中添加主观评价（如“*经理的观点不合理”），仅记录事实和各方观点，保证纪要中立。任务可执行性：任务描述需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可达成、相关性、时间限制），例如“完成客户反馈报告”应明确为“完成包含10条核心客户反馈及改进建议的报告初稿”。优先级合理划分：优先级划分需结合“紧急性”和“重要性”，避免所有任务均标记为“高优先级”；对“高优先级”任务，需明确资源保障措施。闭环管理：每个待办事项需明确“