企业固定资产管理与采购申请模板

企业固定资产管理与采购申请工具模板适用场景与业务情境本工具模板适用于企业固定资产全生命周期管理场景，包括但不限于：新增固定资产采购：因业务扩张、设备更新或新项目启动，需购置办公设备、生产设备、IT设备等固定资产时；资产入库登记：采购完成后，固定资产验收入库、建立台账、分配使用部门时的信息记录；资产信息变更：固定资产转移、调拨、维修、报废等状态变更时的流程管理与信息更新；合规性管理：满足企业内控要求，保证固定资产采购、使用、处置等环节的审批流程规范、数据可追溯。标准操作流程详解第一步：需求提出与申请动作说明：使用部门根据工作需要，填写《固定资产采购申请表》，明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途、使用人及期望到货时间等信息。责任人：使用部门申请人（如：**）；输出物：《固定资产采购申请表》（需部门负责人签字确认）。第二步：部门负责人审核动作说明：使用部门负责人（如：**）对申请的必要性、资产规格与需求的匹配度进行审核，确认后签字；若涉及跨部门共享资产，需协调相关部门会签。责任人：使用部门负责人；输出物：部门负责人签字的《固定资产采购申请表》。第三步：资产管理部门复核动作说明：资产管理部门（如：行政部/设备部）对申请资产的合理性进行复核，包括：①是否符合企业固定资产目录（区分固定资产与低值易耗品）；②是否存在闲置资产可调配（避免重复购置）；③规格型号是否符合企业标准化要求。责任人：资产管理部门专员（如：**）；输出物：复核意见通过的申请表，或建议调整的反馈意见。第四步：财务部门审批动作说明：财务部门（如：赵六）审核采购预算的合规性，确认预算余额是否充足，是否符合企业年度预算安排；大额资产采购（如超过10万元）需增加财务负责人审批。责任人：财务部门专员及负责人；输出物：财务审批通过的《固定资产采购申请表》。第五步：采购执行动作说明：采购部门（如：采购部）根据审批通过的申请表，通过招标、询价或指定供应商等方式实施采购，签订采购合同，跟踪到货进度。责任人：采购专员（如：孙七）；输出物：采购合同、供应商送货单。第六步：入库验收动作说明：资产管理部门、使用部门、采购部门共同到场验收：①核对资产名称、规格型号、数量、外观是否与采购一致；②检查设备功能、配件、说明书是否齐全；③填写《固定资产验收单》，三方签字确认。责任人：资产管理部门、使用部门、采购部门共同参与；输出物：《固定资产验收单》。第七步：资产登记与台账建立动作说明：资产管理部门根据《固定资产验收单》，录入固定资产台账信息，唯一资产编号（如：ZC-2024-001），内容包括：资产编号、名称、规格型号、单位、数量、购置日期、原值、使用部门、责任人、存放地点、资产状态（在用/闲置/维修/报废）等。责任人：资产管理部门台账管理员（如：周八）；输出物：固定资产电子台账、资产标签（贴于资产显眼位置）。第八步：后续维护管理动作说明：①日常管理：使用部门负责资产日常保管，定期检查资产状态；②维修报修：资产故障时，填写《固定资产维修申请单》，由资产管理部门协调维修并记录维修历史；③转移/报废：资产跨部门转移需提交《固定资产调拨单》，报废需填写《固定资产报废申请表》，经资产管理部门、财务部门审批后，更新台账信息。责任人：使用部门、资产管理部门、财务部门；输出物：《固定资产维修申请单》《固定资产调拨单》《固定资产报废申请表》。核心工具表格模板表1：固定资产采购申请表申请部门申请人申请日期资产名称规格型号单位数量预估单价（元）预算总额（元）资产用途使用人期望到货日期需求说明（简述购置理由及功能要求）部门负责人签字资产管理部门复核意见签字：财务部门审批意见签字：采购部门执行意见签字：示例数据：申请部门：市场部；申请人：**；申请日期：2024-03-01资产名称：笔记本电脑；规格型号：ThinkPadT14；单位：台；数量：2预估单价：6000元；预算总额：12000元；资产用途：新项目客户拜访使用人：、；期望到货日期：2024-03-15表2：固定资产验收单资产编号资产名称规格型号数量购置日期供应商名称ZC-2024-001笔记本电脑ThinkPadT1422024-03-10科技公司验收项目验收结果（合格/不合格）备注外观检查合格无划痕、配件齐全功能测试合格系统运行正常、电池续航达标配件核对合格含电源适配器、说明书验收部门签字使用部门**资产管理部门**采购部门孙七表3：固定资产台账登记表（部分关键字段）资产编号资产名称规格型号单位数量购置日期原值（元）使用部门责任人存放地点资产状态ZC-2024-001笔记本电脑ThinkPadT14台22024-03-1012000市场部**301办公室在用ZC-2023-055办公桌1.5m钢制张52023-08-203500行政部**201办公室在用关键注意事项与风险提示预算合规性：采购前需确认预算余额，严禁超预算或无预算采购；大额资产采购需提前启动预算审批流程。审批权限：严格按照企业内控制度执行审批，不同价值资产对应不同审批层级（如：1万元以下部门负责人审批，1-10万元财务负责人审批，10万元以上总经理审批）。资产信息准确性：台账信息需与实物一致，资产编号唯一，避免重号或漏号；资产转移、报废时，台账需同步更新，保证账实相符。验收规范性：验收时需三方（使用部门、资产管理部门、采购部门）共同在场，对资产数量、功能、配件逐一核对，验收不合格需及