行政公文撰写及格式规范指南

行政公文撰写及格式规范指南一、适用场景与范围行政公文是单位内部管理及对外沟通的重要载体，适用于以下场景：内部管理：发布规章制度（如《员工考勤管理办法》）、部署专项工作（如“关于开展季度安全生产检查的通知”）、传达重要会议精神（如“关于学习贯彻*同志在年度工作会议上讲话的通知”）。上行沟通：向上级单位汇报工作（如《2023年度工作总结报告》）、请求指示或批准（如“关于申请购置办公设备的请示”）。平行协作：与同级单位商洽事务（如“关于联合举办行业交流活动的函”）、询问或答复问题（如“关于贵单位所需技术支持事宜的复函”）。下行传达：对下属单位或员工提出要求（如“关于做好春节假期值班安排的通知”）、批复下级请示（如“关于同意举办员工技能培训活动的批复”）。二、撰写流程与步骤行政公文撰写需遵循“规范、准确、简洁”原则，具体流程（一）明确发文需求确定目的：清晰说明公文要解决的问题（如“规范报销流程”“部署年度任务”）。确定对象：明确主送机关（上级、同级、下级或平级单位），避免多头主送或漏送。确定核心事项：提炼公文核心内容（如“会议时间地点”“申请理由”“政策依据”）。（二）选择公文类型根据发文目的和对象选择合适文种，常见类型及适用场景文种适用场景通知发布规章、部署工作、传达事项（适用于下行文或平行文）请示向上级请求指示、批准（仅用于上行文，需一文一事）报告向上级汇报工作、反映情况（上行文，不得夹带请示事项）函平行单位商洽事务、询问答复问题（不相隶属机关间使用）决定对重要事项作出决策、部署（下行文，具有权威性）（三）收集与整理材料收集依据：包括政策文件（如《国家行政机关公文处理办法》）、数据资料（如年度统计数据）、事实依据（如调研结果）。核实信息：保证数据、日期、单位名称等关键信息准确无误，避免模糊表述（如“近期”“大概”）。（四）规范拟写标题标题格式为“发文机关+事由+文种”，要求简洁明了，不超过22字。示例：正确：《*市人民办公室关于开展2024年春季植树活动的通知》错误：《关于植树的通知》（缺少发文机关和事由）、《*市人民办公室关于2024年春季植树活动开展的通知》（事由冗余）（五）撰写一般分为“开头-主体-结尾”三部分，逻辑清晰，层次分明。1.开头通知类：说明发文缘由和依据（如“为贯彻落实*文件精神，现就有关事项通知如下”）。请示类：简述请示事项的背景和必要性（如“因办公设备老化影响工作效率，特申请购置……”）。报告类：概括报告主要内容（如“现将2023年度工作情况汇报如下”）。2.主体通知类：分条列项说明具体事项（如“会议时间：2024年3月15日9:00；会议地点：*会议室；参会人员：各部门负责人”）。请示类：详细说明请示理由、具体事项及建议（如“拟购置电脑10台，预算5万元，建议从办公经费中列支”）。报告类：按工作模块或时间顺序阐述情况，附数据支撑（如“全年完成项目12个，同比增长20%”）。3.结尾通知类：提出要求或希望（如“请各单位高度重视，保证落实”）。请示类：使用规范结束语（如“妥否，请批示”“以上请示，请予批准”）。报告类：总结或展望（如“下一步，我们将继续推进……工作”）。（六）标注附件说明如有附件，在下方注明“附件：1.名单；2.方案”，附件名称需与公文内容一致。（七）规范落款发文机关：写全称或规范化简称（如“A公司”而非“我司”）。成文日期：用阿拉伯数字标注年月日（如“2024年3月10日”），会议通过的公文注明会议日期（如“2024年3月8日*会议通过”）。印章：加盖发文机关公章，位置在成文日期中间，做到“骑年盖月”。（八）排版与校对排版规范：字体：标题用二号小标宋体，用三号仿宋体，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312。行距：行距28磅，段前段后间距0.5行。页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中。校对要求：检查文字、标点、格式是否正确，保证无错别字、漏项，逻辑通顺。三、常见公文模板参考（一）通知模板要素内容示例标题*办公室关于召开2024年度安全工作会议的通知主送机关各部门、各分支机构：开头为贯彻落实*文件精神，切实加强单位安全管理，现召开年度安全工作会议，通知主体一、会议时间：2024年4月20日14:00二、会议地点：*大楼三楼会议室三、参会人员：各部门负责人、安全员四、会议内容：总结2023年安全工作，部署2024年重点任务结尾请各单位于4月18日前将参会名单报至办公室，联系人：，联系方式：-*发文机关*办公室成文日期2024年4月10日（二）请示模板要素内容示例标题关于申请购置档案管理设备的请示主送机关*局：开头我单位现有档案柜20个，已使用10年，部分柜体损坏，档案存放存在安全隐患。为规范档案管理，特申请购置档案设备。主体一、拟购置设备：密集柜30组、除湿机2台、温湿度计5个二、预算金额：共计8万元三、资金来源：从年度办公经费中列支结尾以上请示妥否，请批示。发文机关*档案馆成文日期2024年3月15日（三）报告模板要素内容示例标题2023年度工作总结报告主送机关A公司领导：开头2023年，我部门围绕年度目标，扎实推进各项工作，现将完成情况汇报主体一、重点工作完成情况1.项目管理：完成年度项目10个，完成率100%，节约成本5%2.团队建设：组织培训6次，员工技能考核合格率95%二、存在问题：项目进度管控不够精细，需加强流程优化结尾2024年，我们将重点推进*项目，力争实现新突破。发文机关*项目部成文日期2024年1月20日（四）函模板要素内容示例标题关于商请协助举办行业交流活动的函主送机关*行业协会：开头为促进行业交流与合作，我单位拟于2024年5月举办“*行业发展论坛”，现商请贵单位协助。主体一、活动时间：2024年5月15-16日二、活动地点：*国际会展中心三、协助事项：邀请行业专家3名，提供场地支持结尾请贵单位予以支持，如有疑问，请联系，电话：-*。发文机关*科技有限公司成文日期2024年3月25日四、规范要点与注意事项（一）格式规范纸张与排版：采用A4纸张，双面印刷，页码从开始标注（封面不编页码）。字体与字号：严格遵循“标题–标题层级”字体要求，不随意调整字号或颜色。附件处理：附件与分开装订，注明“附件1”等序号，附件标题与中的附件说明一致。（二）内容规范一事一报：请示类公文需“一文一事”，避免在一份公文中请示多个事项。数据准确：引用数据需注明来源（如“据统计局数据显示”），避免使用“约”“左右”等模糊表述。逻辑清晰：按“背景-事项-要求”逻辑展开，条理分明，不交叉重复。（三）语言规范庄重得体：使用书面语，避免口语化（如“搞定”“麻烦”等），不使用网络用语或缩略语。简洁准确：用词精准，避免冗长（如“为了便于工作的顺利开展”简化为“为顺利开展工作”）。称谓规范：对上级用“贵单位”“领导”，对平级或下级用“各相关部门”“各单位”，不使用“你们”“他们”等指代性词汇。（四）审核规范多级审核：公文需经起草部门负责人、办公室、分管领导逐级审核，保证内容无误、格式