会议招标合同范本

会议招标合同范本甲方（招标人）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（中标人）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方就[会议名称]进行招标，乙方参与投标并被确定为中标人，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办该会议事宜，达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[具体会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[X]人二、服务内容及要求1.会议策划与组织乙方应根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括会议议程、活动安排、场地布置方案等，并提交甲方审核确认。负责会议的整体组织协调工作，确保会议各项活动顺利进行，包括但不限于嘉宾邀请、资料准备、设备调试、人员接待等。2.场地租赁与布置乙方应按照会议规模及要求，租赁合适的会议场地，并确保场地符合安全、卫生等相关标准。根据会议主题和风格，对租赁场地进行专业的布置，包括舞台搭建、音响灯光设备安装、桌椅摆放、装饰布置等，营造出符合会议氛围的环境。提供场地内的基本设施设备，如投影仪、麦克风、白板、音响系统、照明设备等，并确保设备在会议期间正常运行。3.餐饮服务根据会议安排，为参会人员提供早、中、晚三餐及茶歇服务。餐饮标准应符合甲方要求，保证食品的安全、卫生、营养和口味。负责餐饮的采购、加工、配送及现场服务，合理安排用餐时间和地点，确保用餐秩序良好。4.住宿安排如甲方有住宿需求，乙方应协助安排参会人员的住宿。负责与合作酒店沟通协调，确保酒店提供舒适、安全的住宿环境，并根据甲方要求提供相应的房型和价格方案供选择。办理参会人员的住宿登记、退房手续等相关事宜，协助解决住宿过程中出现的问题。5.会议资料准备设计并制作会议所需的各类资料，包括会议手册、议程表、嘉宾介绍资料、会议文件等，确保资料内容准确、清晰、美观。根据会议流程，及时将资料发放给参会人员，并做好资料的回收和整理工作。6.会议宣传推广根据甲方提供的会议信息和宣传需求，制定宣传推广方案，通过多种渠道进行会议宣传，提高会议的知晓度和参与度。负责会议相关宣传资料的制作和发布，如海报、宣传单页、电子邀请函等，并及时更新会议官网或相关社交媒体平台的信息。7.会议安保与应急管理制定会议安保方案，确保会议期间场地及参会人员的人身、财产安全。安排足够的安保人员负责现场秩序维护、人员和车辆进出管理等工作。建立应急管理机制，制定应急预案，应对可能出现的突发事件，如火灾、地震、突发疾病等，并确保在紧急情况下能够迅速、有效地进行处理，保障会议的正常进行。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的服务内容、质量、进度等进行监督检查，提出意见和建议。对乙方提交的会议策划方案、场地布置方案、餐饮安排等相关文件有审核权，如发现不符合要求，有权要求乙方进行修改。在会议举办过程中，有权根据实际情况对会议内容、议程等进行调整，但应提前通知乙方。2.义务向乙方提供与会议相关的详细信息和资料，包括会议主题、目的、参会人员构成、特殊要求等，以便乙方能够准确理解并开展服务工作。按照合同约定及时支付服务费用。协助乙方办理与会议相关的审批手续（如有需要），提供必要的支持和配合。（二）乙方权利与义务1.权利按照合同约定收取服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主开展会议策划、组织、实施等相关工作，但应保证服务内容符合法律法规及行业规范，且不违反甲方的意愿。在遇到不可抗力或甲方原因导致服务工作无法正常进行时，有权要求甲方给予合理的时间调整或协商解决方案。2.义务严格按照合同约定及甲方要求，全面履行各项服务义务，确保会议顺利举办，达到预期效果。对在服务过程中知悉的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。负责会议期间的各项费用支出的合理控制，确保费用使用透明、合规，并定期向甲方汇报费用支出情况。在会议结束后，及时向甲方提交会议总结报告，包括会议成果、经验教训、客户反馈等内容。四、服务费用及支付方式（一）服务费用1.本合同服务总费用为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.服务费用包含但不限于乙方为完成本合同约定服务内容所涉及的策划、组织、场地租赁、布置、餐饮、住宿、资料准备、宣传推广、安保、应急管理等各项费用，但不包括因甲方原因导致增加的额外费用。（二）支付方式1.合同签订后[X]个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.会议举办前[X]个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.会议结束后[X]个工作日内，乙方提交详细的费用结算清单及相关发票，经甲方审核无误后，甲方向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。五、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照合同约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停服务工作，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金，同时甲方应承担乙方因此遭受的全部损失。2.若因甲方原因导致乙方无法按照合同约定开展服务工作，如提供的信息不准确、资料不完整、未及时办理审批手续等，甲方应承担乙方因此增加的费用及造成的损失，并相应顺延服务期限。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照合同约定的服务内容、质量标准或时间要求完成服务工作，应承担违约责任。乙方应采取补救措施尽快完成服务，并按照合同总金额的[X]%向甲方支付违约金。若乙方的违约行为给甲方造成损失的，还应赔偿甲方的全部损失。2.若乙方擅自将本合同项下的服务工作转包给第三方，甲方有权解除合同，并要求乙方返还已支付的费用，同时乙方应按照合同总金额的[X]%向甲方支付违约金。乙方的违约行为给甲方造成损失的，应承担全部赔偿责任。3.若乙方违反保密义务，泄露甲方商业秘密或参会人员信息，乙方应立即采取措施消除影响，并按照合同总金额的[X]%向甲方支付违约金。乙方的违约行为给甲方造成损失的，应承担全部赔偿责任。若乙方的行为构成犯罪的，应依法追究其刑事责任。六、争议解决本合同在履行过程中发生的争议，由双方协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本合同自双方签字（盖章）之日起生效，一式两份，甲乙