会议组织合同范本

会议组织合同范本甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方有举办会议的需求，乙方具备会议组织的专业能力和经验，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》相关规定，就甲方委托乙方组织会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：2.会议时间：自年月日起至年月日止3.会议地点：4.会议规模：预计参会人数人二、服务内容及要求1.会议策划乙方应根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括但不限于会议议程安排、活动流程设计、场地布置规划等，确保会议内容丰富、形式多样、流程顺畅。策划方案应提前提交甲方审核，经甲方书面确认后实施。如甲方提出修改意见，乙方应及时调整并再次提交审核，直至符合甲方要求。2.场地租赁与布置乙方负责根据会议规模和需求，租赁合适的会议场地，并确保场地符合安全、卫生、消防等相关标准。按照会议主题和风格，进行场地的布置工作，包括但不限于舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、桌椅摆放、背景板制作、资料台设置等，营造出与会议主题相符的氛围。场地布置应在会议开始前完成，并经甲方验收合格。如因乙方原因导致场地布置不符合要求，乙方应负责及时整改，由此产生的费用由乙方承担。3.设备设施租赁与管理根据会议需要，租赁各类设备设施，如投影仪、音响系统、麦克风、显示屏、电脑、打印机等，并确保设备设施正常运行。在会议期间，安排专人负责设备设施的操作和维护，及时处理设备设施出现的故障和问题，确保会议的顺利进行。如因设备设施故障导致会议中断或出现其他问题，乙方应承担相应责任，并采取措施尽快恢复正常。4.参会人员邀请与接待协助甲方邀请参会人员，包括发送邀请函、确认参会人员信息、统计参会人数等。在会议举办地为参会人员提供接待服务，包括安排住宿、餐饮、交通接送等，并确保接待服务的质量和标准符合甲方要求。负责参会人员的签到、资料发放等工作，建立参会人员信息档案，以便甲方后续跟进和管理。5.会议资料准备与管理根据会议议程和内容，准备各类会议资料，如会议手册、发言稿、PPT、宣传资料等，并确保资料内容准确、完整、清晰。在会议期间，负责会议资料的发放、收集和整理工作，确保资料的有序流转和妥善保管。会议结束后，将会议资料按照甲方要求进行归档或返还。6.会议餐饮安排根据会议时间和参会人员数量，制定合理的餐饮方案，包括早餐、午餐、晚餐的菜品选择、用餐时间安排等。确保餐饮质量符合卫生标准和甲方要求，提供安全、卫生、可口的餐饮服务。如因餐饮问题导致参会人员出现身体不适等情况，乙方应承担相应责任。7.会议安全保障制定会议安全保障方案，包括人员安全、消防安全、食品安全等方面的措施和应急预案。在会议现场安排专人负责安全保卫工作，维持会议秩序，确保参会人员的人身安全和财产安全。配备必要的安全设备和消防器材，并定期进行检查和维护。如发生安全事故或突发事件，乙方应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，并及时向甲方报告。因乙方原因导致安全事故的，乙方应承担全部责任。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的会议组织工作进行监督和检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照本合同约定的服务内容和标准提供服务。有权在乙方未履行合同义务或履行合同义务不符合约定时，要求乙方承担违约责任或采取补救措施。2.义务向乙方提供与会议组织相关的准确信息和资料，包括但不限于会议主题、参会人员名单、会议议程、特殊要求等。按照本合同约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方办理与会议组织相关的审批手续（如需）。在会议举办前对乙方提交的策划方案、场地布置方案、会议资料等进行审核，并及时反馈意见。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本合同约定支付服务费用。在履行合同过程中，如因甲方原因导致服务内容或要求发生变更，有权要求甲方调整服务费用或给予合理补偿。2.义务按照本合同约定的服务内容和要求，认真履行会议组织职责，确保会议顺利举办。遵守国家法律法规和相关行业规范，诚信经营，不得从事任何违法违规行为。对在会议组织过程中知悉的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。定期向甲方汇报会议组织工作进展情况，及时沟通解决出现的问题。在会议结束后，向甲方提供会议总结报告，包括会议效果评估、经验教训总结等。四、服务费用及支付方式1.服务费用本合同服务费用总计为人民币元（大写：元整）。服务费用包含但不限于乙方为履行本合同约定的各项服务内容所产生的费用，如场地租赁费用、设备设施租赁费用、人员薪酬、餐饮费用、资料制作费用、交通费用等。2.支付方式甲方应在本合同签订之日起个工作日内，向乙方支付服务费用的%作为预付款，即人民币元（大写：元整）。在会议策划方案经甲方审核通过后，甲方应在个工作日内，向乙方支付服务费用的%，即人民币元（大写：元整）。在会议举办完毕且乙方提交会议总结报告后，甲方应在个工作日内，向乙方支付剩余服务费用，即人民币元（大写：元整）。五、违约责任1.若甲方未按照本合同约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的%向乙方支付违约金。逾期超过日的，乙方有权暂停会议组织工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。因甲方逾期支付导致会议无法按时举办或出现其他损失的，甲方应承担全部责任。2.若乙方未按照本合同约定的服务内容和要求履行义务，导致会议出现质量问题或无法顺利举办，乙方应负责采取补救措施，并退还甲方已支付的相应服务费用。如给甲方造成损失的，乙方应按照损失金额的%向甲方支付赔偿金。3.如一方违反本合同约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币元（大写：元整）。如因违约行为给对方造成损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方的全部损失。4.任何一方擅自解除本合同，应向对方支付违约金人民币元（大写：元整）。如因解除合同给对方造成损失的，违约方还应承担赔偿责任。六、争议解决本合同在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束且双方权利义务履行完毕之日止。2.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本合同未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。如补充协议与