企业档案管理与归档规范模板

企业档案管理与归档规范模板一、企业档案管理适用的典型业务场景企业档案管理是保障企业运营合规、提升管理效率、维护企业合法权益的重要基础，适用于以下典型场景：人事管理场景：员工入职、在职、离职全流程档案（如劳动合同、简历、考核记录、社保材料等）的规范存储与快速查阅，支撑人事决策与劳动争议处理。财务管理场景：财务凭证、报表、审计报告、税务申报材料等档案的归档管理，保证财务数据可追溯，满足审计与监管要求。合同管理场景：业务合同、协议、招投标文件、合作方资质等档案的集中管理，防范合同风险，保障企业经济利益。项目管理场景：项目立项文件、实施方案、验收报告、成果交付物等档案的全程跟踪，便于项目复盘与经验沉淀。资质证照场景：企业营业执照、行业许可证、专利证书、荣誉资质等档案的保管，保证企业运营资质的合规性与有效性。历史沿革场景：企业发展过程中的重要文件（如股东会决议、公司章程变更记录、重大事件纪要等）的长期保存，支撑企业文化建设与战略规划。二、企业档案管理标准化操作流程（一）档案收集：明确责任与范围责任划分：各业务部门为本部门档案收集的第一责任人，指定专人（如部门文秘*）负责日常文件材料的收集与初步整理；档案管理部门（或综合管理部*）负责统筹协调，定期督促各部门按时完成档案移交。收集范围：凡是企业运营中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等材料，均需纳入收集范围（具体参照《企业档案分类与归档范围细则》）；重点收集合同、财务凭证、人事文件、项目资料等核心业务档案，避免遗漏关键材料。（二）档案分类：科学划分与编码分类原则：按业务属性分为“综合管理、人事财务、业务合同、项目管理、资质证照、声像电子”等一级类别；一级类别下根据具体需求设置二级类别（如“人事财务”下分“人事档案”“财务档案”），保证类别清晰、无交叉。编码规则：采用“一级类别代码（2位）+二级类别代码（2位）+年度（4位）+流水号（3位）”格式，例如“01-01-2023-001”表示“综合管理-人事档案-2023年度-第1号档案”；编码需唯一，避免重复，由档案管理部门统一编制。（三）档案整理：规范整理与编目文件预处理：对收集的文件进行去钉、展平、去除夹带物，保证文件整洁；电子文件需转换为统一格式（如PDF），并检查完整性（如附件是否齐全、签批流程是否完整）。组卷与装订：按“一事一卷”或“一类一卷”原则组卷，同一事项的文件集中装订；超过A4纸大小的文件按折叠标准折叠，小于A4纸的用衬纸粘贴，保证装订后整齐。编制目录：每卷档案需编制《档案卷内目录》，包含序号、文件题名、责任者、日期、页码、备注等字段；目录一式两份，一份随卷归档，一份由档案管理部门留存备查。（四）档案归档：按时移交与入库归档时限：年度档案需在次年3月31日前完成归档，跨年度项目档案在项目结束后1个月内归档；日常业务档案需在事项完成后15个工作日内移交至档案管理部门。移交验收：移交部门填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、编码、移交人等信息，与档案管理部门共同清点核对；档案管理部门对档案质量（如分类准确性、编目规范性、文件完整性）进行检查，不合格的退回移交部门重新整理。入库上架：验收合格的档案由档案管理部门统一编号、盖章，放入档案盒并标注档案编码与题名；按编码顺序存入档案柜，档案柜张贴类别标签，便于查找。（五）档案保管：安全存储与定期维护存储环境：档案库房需保持干燥（湿度40%-60%）、通风（温度14-24℃）、防火、防盗、防虫、防鼠；电子档案存储需采用专用服务器或云存储平台，定期进行数据备份（本地备份+异地备份）。保管期限：根据档案价值划分永久、长期（30年以上）、短期（10-30年）三类，具体参照《企业档案保管期限表》；保管期限届满前3个月，由档案管理部门组织鉴定，对仍有保存价值的档案重新划定期限。定期检查：每季度对档案库房进行安全巡查，检查温湿度、消防设施、防虫设备等；每年对档案实体进行清点，核对账物是否一致，发觉问题及时处理。（六）档案利用：规范借阅与归还借阅审批：因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅人、部门、用途、借阅期限、归还日期等信息；普通档案经部门负责人审批，核心档案（如合同、财务凭证）需经分管领导审批。借阅登记：借阅人凭审批后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理员核对无误后登记《档案借阅登记表》，并将档案交借阅人。归还与核查：借阅档案需在借阅期限内归还，归还时档案管理员检查档案是否完好、有无缺页；若档案损坏或丢失，借阅人需书面说明情况，并根据档案价值承担相应责任。（七）档案销毁：合规鉴定与处置销毁鉴定：对保管期限届满的档案，由档案管理部门牵头，组织法务部、业务部门组成鉴定小组，对档案价值进行评估；确认无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，经总经理*审批后方可销毁。销毁执行：销毁时需由2名以上监销人（档案管理员+监销部门代表）在场，监督销毁过程；纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行彻底删除（低级格式化），并销毁备份介质。销毁记录：监销人需在《档案销毁审批表》上签字确认，注明销毁时间、地点、方式，档案管理部门留存销毁记录备查。三、企业档案管理核心表格模板（一）档案分类目录表一级类别二级类别档案编码档案题名形成部门形成日期保管期限存放位置（柜-层-格）备注综合管理公司制度01-01-2023-001《企业档案管理办法》总经办2023-01-15永久A-01-01含附件3份人事财务人事档案02-01-2023-005张*劳动合同及入职材料人力资源部2023-03-20长期B-02-03离职后转交业务合同销售合同03-01-2023-012与公司销售协议销售部2023-05-10长期C-03-05含订单复印件（二）档案移交登记表移交部门移交人*接收人*移交日期档案类别档案数量（卷/份）移交清单编号审批人*备注人力资源部李*王*2024-01-10人事档案25YR202401001张*含2023年度新入职员工档案财务部赵*王*2024-01-15财务凭证120CW202401002刘*2023年第四季度凭证（三）档案借阅申请表借阅人*所在部门借阅日期档案编码档案题名借阅用途借阅期限归还日期审批人*部门负责人签字陈*销售部2024-02-2003-01-2023-012与公司销售协议客户续约谈判3天2024-02-23刘*张*周*法务部2024-02-2101-01-2022-005《企业合同管理办法》合同模板修订5天2024-02-26孙*李*（四）档案销毁审批表档案名称档案编码数量（卷/份）保管期限形成日期销毁原因鉴定小组意见部门负责人签字分管领导签字总经理签字监销人*销毁日期2020年度供应商资质材料04-01-2020-0503010年2020-06-30保管期限已届满建议销毁王*刘*赵*李、钱2024-03-15四、企业档案管理关键注意事项（一）制度保障先行企业需制定《企业档案管理办法》《档案分类与归档范围细则》《档案保管期限表》等制度，明确档案管理职责、流程与标准，保证档案管理工作有章可循。制度需每年评审更新，适应企业发展需求。（二）人员职责明确档案管理员需具备档案管理专业知识，负责档案的接收、整理、保管、利用等工作，定期参加档案业务培训；各部门负责人需监督本部门档案收集与归档工作，保证档案及时、完整移交；全体员工需配合档案管理，主动提交应归档文件，不得擅自留存、销毁或外传档案。（三）安全保密严格涉密档案（如未公开的财务数据、核心技术资料、客户信息等）需单独存放，设置加密权限，借阅需经总经理审批；档案库房配备监控、消防、报警设备，非工作人员禁止入内；电子档案需加密存储，定期进行病毒查杀与漏洞修复。（四）电子档案管理规范电子文件需在形成时同步进行归档，保证元数据（如形成时间、作者、格式等）完整；电子档案存储介质需定期检测（如每2年一次），防止数据损坏；重要电子档案需纸质副本备份。（五）合规性贯穿始终档案销毁必须履行鉴定、审批程序，严禁私