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文档简介
SmartBPM智能办公自动化系统
解决方案
SmartBPM—基于新一代流程管理技术
的智能办公自动化系统解决方案
陕西集思科技有限公司
2013年5月
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HITECH
陕西集思科技有限公司
目录
1.概述..........................................................................6
1.1.简介......................................................................6
1.2.设计理念..................................................................7
1.3.产品特点.................................................................9
2.功能结构.....................................................................12
2.1办公自动化系统架构.........................................................12
内部信息门户.....
协同应用模块.................................................................14
管理定制工具.................................................................17
应用架构平台.................................................................18
2.2应用系统平台..............................................................19
门户.........................................................................19
工作流引擎..….20
数据中心....21
统一安全平台....21
通讯中心・.......22
3.产品介绍....................................................................23
3.1界面风格和使用方式........................................................23
用户登录和权限认证..........................................................23
3.1.2“快速启动”...........................................................23
通过多层目录浏览和访问功能..................................................24
3.2系统功能一览...............................................................25
3.3系统功能介绍...............................................................25
......25
组织机构管理.................................................................27
通讯中心.....................................................................28
协同工作.....................................................................31
信息服务.....................................................................37
工作流程管理.................................................................39
资源设备管理.................................................................52
人力资源管理.................................................................56
数据中心.....................................................................58
档案管理.....................................................................59
公文管理.....................................................................61
会议管理.....................................................................64
车辆管理.....................................................................68
考勤管理.....................................................................71
3.4更多的业务应用功能…….....................................................75
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HITECH
陕西集思科技有限公司
3.5“沟通无限”的功能..........................................................76
自动电子邮件..................................................................................................................................77
弹出式提醒.......................................................................................................................................77
3.6强大的后台功能.............................................................77
统一安全平台..................................................................................................................................77
通用工作流引擎..............................................................................................................................80
XMLRebService...............................................................................................................83
4.主要特性.....................................................................86
4.1灵活应用架构.............................................................86
4.2可视化工作流引擎..........................................................86
4.3智能电子表单...............................................................90
4.4统一安全认证管理..........................................................92
4.5支持大集中式应用..........................................................94
4.6快速定制和实施能力........................................................95
4.7充分体现协作特性的功能设计................................................96
5.技术方案......................................................................98
5.1技术架构...................................................................98
5.2服务器和网络规划...........................................................99
5.3平台软件..................................................................100
5.4信息安全.................................................................101
综合的安全防护手段...................................................................................................................101
用户验证........................................................................................................................................108
安全网络连接................................................................................................................................111
权限管理.........................................................................................................................................111
数据加密........................................................................................................................................113
系统日志........................................................................................................................................114
病毒防范........................................................................................................................................115
6.售后服务.....................................................................117
6.1服务宗旨.................................................................117
6.2完善的服务体系.............................................................117
6.3具体服务项目承诺...........................................................117
6.4阶段性服务内容承诺.........................................................118
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HITECH
陕西集思科技有限公司
1.概述
1.1.简介
SmartBPM是建立在流程管理技术基础上的、基
于WWW的新一代智能办公自动化系统平台
(以下简称智能OA)。它提供的主要功能包括:
组织机构管理、电子邮件系统、协同工作系统、
信息发布服务、工作流管理系统、资源管理系统、
人力资源管理系统、数据集成中心等。作为产品
化软件,这些功能模块成熟、可靠,只需根据用
户的个性化需求进行定制,就可快速投入使用。
从当前的发展趋势来看,传统OA技术已经逐渐
被BPM(流程管理系统)替代,作为业界的巨
头,IBM和SAP等公司有力推基于BPM技术
的办公自动化解决方案。与传统的OA技术相
比,BPM的特点如下:
交互人与人人与人
人与系统(次要)系统与系统
人与系统
系统与人
整合不提供,甚至会恶化企业能够广泛地整合不同业务系统
“信息孤岛”的问题
流程建模不重要,甚至很多OA是至关重要,提供可视化流程定义,
通过lotus系统来配置并支持BPEL和XML
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智能OA完全基于BPM技术,不仅提供了完备
的功能模块,而且提供了二次开发接口,用户可
以借助已有的大量软件组件,进行个性化的软件
开发和实施。这不仅可以帮助用户在开发自己的
应用系统时节省时间和人力,而且有助于建立整
合的、一体化的应用系统。
1.2.设计理念
“办公自动化”是一个不断延伸的概念。随着信
息技术的发展和用户需求的深入,它不断被赋与
新的定义。
传统的“办公自动化”系统,通常是指建立在电
子邮件基础上的、为满足企业内部信息交流的需
要而建立的软件系统。使用LotusDomino/Notes
和MicrosoftExchangeServer,能够比较方便地
建立起企业内部的电子邮件系统和简单的协同
工作应用(如日历、任务等)。
随着信息系统的普遍应用,企业管理者对“办公
自动化”提出了更高的要求。面对愈加复杂的组
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织机构、业务数据、管理流程,企业管理者需要
通过“办公自动化”系统,获得对企业内部各种
信息、动态、运营过程和结果进行迅速和透彻的
了解,并进一步为决策提供依据。这就要求“办
公自动化系统”具备灵活的工作流控制的能力,
具有与业务系统进行数据交互的能力。
然而,由于传统的“办公自动化系统”使用基于
“文档”的数据管理,它认为所有的数据(如表
单、日程、文件)都是一份份“文档”,而无法
深入了解到数据的内部构造,无法实现这种灵活
的工作流控制,更难以与基于“关系表”的业务
系统进行数据沟通。传统“办公自动化系统”的
这种局限,使它们无法进一步满足企业用户在决
策支持、流程管理和过程控制等方面的要求。
使用先进的分布式组件技术,现在的办公自动化
系统已经能够摆脱传统技术手段的局限,发挥更
重要的作用。它不仅能够满足传统的办公管理需
要,而且具有更强的交互性能,能够与不同的系
统连接和交互数据,并能够发掘信息中潜在的价
值,体现知识管理和决策支持的作用。
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今日的“智能办公”
❖信息仓库
统计分析
决策支持
企业智囊
1.3.产品特点
•一体化的办公应用
作为新一代“办公自动化”软件平台,智能
OA能够满足不断深入的用户需要。一方面,
智能OA集成了传统“办公自动化”的基本功
能,满足信息交流和快速沟通的需要,能够加
强团队和企业内部的协作;另一方面,智能
OA集成了特定的业务功能,能够处理各种办
公和业务流程,对数据进行结构化的处理,为
决策支持提供条件。要达到上述目的,智能
OA已经完全就绪,无需再进行耗时费力的程
序开发和测试工作。
•灵活的流程管理
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在智能OA中,用户可以快速建立起面向公文
处理、财务管理、人力资源管理、业务单证处
理、生产计划管理……的一系列工作流程和数
据模板,从而使各项管理流程得以立即开展。
通过数据交换接口,用户可以在智能OA中访
问到业务系统中的数据,也可以将处理结果直
接存储到业务系统的数据库中。
•集成不同应用和数据
智能OA不仅仅是办公自动化系统,它提供的
软件组件构成了开放的平台,能够将不同应用
软件集成在一起,使这些软件共享安全管理、
组织机构数据、权限分配、流程控制,从而大
大增强企业系统的处理能力和发展潜力,降低
系统扩展和管理维护的成本。
•为决策服务提供支持
智能OA具有独一无二的与业务系统连接的能
力。通过简单的定制,企业管理人员就能够在
一个统一的办公平台上,看到企业的各项运营
状态和统计报表,避免数据分散各处、难以集
中、缺少分析结果的状况,为管理决策和企业
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发展赢得保贵的时间。
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2.功能结构
2.1办公自动化系统架构
基于智能OA的办公自动化系统具有面向未来
的系统架构。
内部信息门户
内部信息门户为每位用户提供个性化的信息集
成界面。它的功能包括:
1)统一登录:与ActiveDirectory或任何其它支
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持LDAP协议的目录服务集成,实现统一身份
验证。提供了自动调用其它B/S或C/S应用程序,
并传递登录信息的手段,能够自动化地实现与多
种应用系统的身份集成,使用户无需重复登录,
就可用统一的身份进入不同的应用系统。基于技
术上的突破,即使对原有的不支持LDAP的、
C/S架构的老系统,也能实现自动登入。
2)个人桌面:每位用户都拥有一个个性化的“办
公桌面”,集成显示各种最新的信息,用允许用
户快速点击进入、快速查看和处理。用户可以根
据自己的工作特点和喜好,定制桌面的内容和风
格。
3)统一消息:使用各种通讯手段,将信息送达
用户。这些通讯手段包括:电子邮件、手机短信、
即时消息。无论是待办事宜、日程安排、计划任
务、会议通知、定时提醒……都可以通过用户偏
好的通讯方式进行消息的传达。智能OA还可以
为其它已有的应用系统提供统一消息服务,将其
它系统的最新信息采集过来并送达给用户。
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4)内容搜索:要在智能OA的浩繁数据中查找
某一个邮件、某一份文档、某一项任务,怎么办?
很简单,智能OA提供了结构化搜索、全文检索
等方式,可以快速地从所有数据中进行目标查
找。
5)个性化定制:每位用户都可以方便地定制自
己所偏好的界面颜色、布局和内容;系统管理员
可以预先为不同类型的用户制订方案,使每位用
户都拥有最贴身、最实用、最舒服的软件界面。
协同应用模块
协同应用模块解决各种办公自动化应用功能。
1)邮件系统:通过智能OA内置的邮件服务器
软件,可以建立起企业级的邮件系统,并可以支
持多个物理服务器分布和负载均衡,满足用户不
断扩展的需要。智能OA邮件服务器可与多种防
病毒软件集成,为用户提供安全可靠的邮件解决
方案。
2)公文管理:针对政府机关、大型企业的办公
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特点,提供基于工作流程的收文、发文管理,流
程可灵活定制,支持文件的会签、串签、修改留
痕、手迹批示、手写签名、与Word集成、公文
套印。可根据公文的各项信息进行公文检索。公
文与档案系统紧密集成,公文签发后,自动传送
至档案管理员,并可自动导入档案系统。
3)档案管理:根据国家档案管理规范开发的通
用档案管理系统,提供了强大的档案库定制功
能,可灵活地设置各级档案类别及属性字段,并
可根据各个字段进行灵活的档案查询、检索、排
序。支持对案卷的管理,包括组卷、拆卷、合卷、
移卷等。支持对多媒体数据的管理和检索。可灵
活设置打印模板,实现对档案目录、案卷封面、
案卷脊背等各种文件的打印。具有灵活的权限设
)功能,可灵活地分配档案管理、使用的权限。
4)知识管理:建立多级、结构化的文档库,实
现对各类文档的结构化管理和综合查询。
5)行政事务:实现会议管理(会议室管理、会
议安排预约、会议通知、会议确认等)、车辆管
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理(车辆资料、驾驶员资料、保养记录、车辆预
约、车辆使用记录等)、合同管理(合同申请审
批、合同查询、合同收付费、合同关联、合同执
行计划等)、签报管理(签报的申请审批)等行
政事务的管理。
6)个人协同:提供协作日历(便于安排自己及
工作组的日程)、项目计划(在线管理项目进程,
通过甘特图了解项目进度)、文档共享(拥有个
人的“网络硬盘,,,并可在公共的文档空间中查看
共享文件)、个人任务等功能。
7)信息发布:发布公司的通知、公告、新闻、
消息等。可灵活地建立信息档目。
8)财务管理:管理预算、报销、各种费用的申
请审批流程。
9)人力资源:在线考勤及考勤状态查询统计、
请假申请审批流程、出差管理流程、各种休假的
申请审批流程等,并建立人力资源档案库,管理
敏感的人事资料。
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10)客户关系:管理客户、合作伙伴、供应商的
资料,包括其公司信息、联系人、销售机会、市
场活动、合同及订单、服务记录、财务记录、通
讯记录等。
管理定制工具
智能OA是成熟的通用软件套件,通过定制,可
以满足不同用户的个性化需求。这些定制功能包
括:
1)组织机构管理:建立部门、人员、职位体系、
角色,并通过角色分配权限。
2)工作流管理工具:通过图形化、可视化的界
面,直观地设计流程、表单,以及各种流程条件,
满足各类行政办公管理流程。它甚至能够与多种
业务数据库集成,实现各种业务流程的处理。
3)应用数据集成工具:连接多种数据库,实现
数据的交换和集成。
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2)内容管理工具:实现信息栏目定制、信
息发布、内容搜索。
应用架构平台
应用架构平台为所有上述功能的实现提供了坚
实的基础,它是一套由分布式组件和服务程序构
成的应用服务体系,主要包括:
1)内容服务:内容的定制、发布、管理。
2)工作流服务:驱动流程的运转,并进行有效
的监控。
3)安全认证服务:满足安全登录、统一登录和
目录集成的要求。
4)统一通讯服务:提供多种通讯手段,包括邮
件、短信、即时消息等,服务于各个应用模块。
5)数据集成服务:提供同步和异步的数据集成
服务,连接多种数据库系统,实现数据的交换和
集成。
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2.2应用系统平台
智能OA首先为用户提供了应用系统平台,然而
才在该平台的基础上建立了办公自动化系统。应
用系统平台提供企业IT应用中的公共组件,可
以服务于包括办公自动化系统在内的各种应用
系统,帮助用户实现整合、集成、一体化的IT
架构。
矢口含BAAAT+T台匕
门户
智能OA提供的“门户”功能,包括用户桌面、
个性化定制、内容管理等,实现集成化的信息入
□o当用户登录到系统后,可在“门户”上看到
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来自各个系统的最新和最常用的信息。
门户的特点是:
>可定制
»可扩展
>与工作流集成
>与数据中心集成
>与通讯中心集成
工作流引擎
智能OA的工作流引擎是一个以过程为中心的、
满足管理型工作流和生产型工作流双重需要的、
完全基于Web的工作流管理系统。它实现了工
作流的设计、运行和监控,并提供了与业务数据
库连接和交换数据的手段。
智能OA工作流引擎的主要特点:
>图形化流程设计和建模
»方便直观的使用、管理界面
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>业务数据集成
>可编程的系统扩展方法
数据中心
“数据中心”提供了完整的企业数据集成解决方
案。
“数据中心”的结构包括:
»数据提取、处理中间件
>数据视图定义
»数据展现
A数据交换
统一安全平台
统一安全平台为各个应用系统提供用户帐户管
理、统一登录验证、统一权限管理等功能,使用
户只需登录一次,就能够以适当的权限访问各个
系统,并使系统管理更加简洁、有效,有助于建
立更安全、更具有管理策略的应用系统。
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通讯中心
智能OA通讯中心集成了电子邮件、手机短信、
即时消息等多种通讯方式,为各种应用系统提供
统一的通讯解决方案。
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3.产品介绍
3.1界面风格和使用方式
智能OA具有友好的界面和易于使用的设计。
用户登录和权限认证
智能OA可完全通过浏览器(InternetExplorer
5.5及以上版本)访问和使用。户登录后,可进
入系统使用各项功能。用户只能使用被授予使用
权限的功能。如果用户企图访问超越其权限的功
能,将被禁止。
“快速启动”
登录后,可通过“快速启动”看到系统的主要功
能模块。它很类似于Windows系统中的“开始”
菜单。无论用户正在使用任何功能,用户都可以
通过“开始菜单”跳转到其它功能模块。
“快速启动”可以根据用户的要求进行定制,添
加新的菜单项,或修改和删除已有的菜单项。甚
至可以将其它应用系统的功能放置到“开始菜
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单”上,并建立相应的链接,从而实现从统一的
目录访问多个应用系统。
通过多层目录浏览和访问功能
从“开始菜单”进入到任何一项功能模块,将在
一个多层目录上看到模块中的功能。只要简单地
点击,即可进入该项功能的页面。例如,“协同
工作”的目录如下:
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B同工作
»同I作■HI作
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今日日再
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3.2系统功能一览
1-桌面信息显示
桌面(内部网信息门户三一.・桌面内容定制
•桌面风格定制
信息
政
行
织
数据组个人•消息自动提醒
公
办
资源
作
构
工
中心机事务
管理
理
管
处理子邮件
集中显示名】丞Iti-
个
便
人至
类业务数据,个
记
人事
本
清单个
日
人历
公
文处
理
日
常事
务
处
理
理
管
领
导办
公
机构
设置
资源
预约•协作日程管理
置
员设
人
理
档
案管•计划任务管理
理
事管
人
理
资
产管•共享文档管理
理
勒管
考
理
会
议管•公共讨论组管理
3.3系统功能介绍
桌面
“桌面”是用户登录到系统后进入的首要界面。
在“桌面”上,显示出最新和最常用的信息,以
及对当前用户的提醒,如最近的新闻、未读的邮
件、未处理的文件、今日的日程和任务等。
“桌面”上的内容可以由用户根据自己的工作性
质和个人喜好进行安排。
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系统员东说搐念幺系线了八一1♦中间余力
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今日日盯
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图:可订制的“桌面”
•显示每个用户不同的个性化的桌面;
•在桌面上可显示快捷信息窗口,包括:
新闻、日程、项目任务、个人备忘录、工作
流收文、论坛(可选择多项)、文档(可选
择多项)、电子邮件、头条新闻、个人工具
箱等;
•自动提示最新信息,如新到邮件、新到
待处理流程等;
•显示当前在线人数和人员清单;
•提供即时消息服务;
•桌面内容可由用户自行定制。
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组织机构管理
“组织机构管理”记录企业的部门、人员结构信
息,设置人员角色和权限,提供与部门人员、用
户、权限相关的服务功能。“组织机构管理”是
智能OA的基础模块。
智能OA的组织机构管理具有支持多级机构、多
级授权的特点,能够满足集团型组织单位(如集
团公司、大型政府机关)的分级管理要求。
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•部门/多级部门的建立、修改、删除;
•人员的添加、修改、删除(离职);
•通过设定条件检索人员;
•人员职位的添加、修改、删除,可设1
职位的级别;
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•支持一人多职设置;
•自动按人员职位排序;
•建立和删除用户,并建立用户与人员之
间的联系;
•在线进行考勤记录;
•考勤报表查询;
•上下班时间设置;
•人员角色的设置、修改;
•角色的定义、角色功能的指派;
•可建立部门的快捷视图;
•快速查看“我的部门”的信息;
•密码修改;
•查看系统具有的功能清单。
通讯中心
.1电子邮件系统
“电子邮件系统”提供了最基本的信息沟通工
具,能够满足企业内部人员、内部人员与外部人
员之间的电子邮件往来需要。
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B右耳♦•戚>•美于曲则。的《发了修剑中I1丽日ie12s
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B西Q2ll25ZMg5G»3—.立■爱仃・乐N克主寺当於1#11月2汨350。
□西20121125W50W17e«M5edt14...上!!!。出左即出UI”1!行用2014”的日3613
B(9«<X门为主书电美崛《118搐曲一手加赃―毋11用出»05»
•邮件服务器
■与OA系统的用户账户紧密集成;
■大容量和高可靠性支持;
■支持多个服务器集群和自动负载均
衡;
■提供SMTP和POP3服务;
■接收和发送内部电子邮件;
■接收和发送Internet电子邮件;
■自动过滤垃圾邮件;
■自动收取其它POP3邮箱信件;
•邮件客户端
■支持丰富的文本格式;
■可设置多个POP3邮件账户;
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陕西集思科技有限公司
■个人文件夹管理;
■自动检查新邮件;
■邮件送达提醒;
■多种方式排序;
■邮件地址智能匹配;
■群发邮件。
.2个人通讯簿
在“个人通讯簿”中,用户可以管理自己的联系
人的资料,建立人员档案,并可以在电子邮件系
统中向这些联系人发送电子邮件。
•联系人资料录入、修改、删除;
•按指定条件检索联系人;
•联系人类别的增加、修改、删除;
•与Outlook联系人进行数据交换。
.3通讯组
用户可在系统中建立自己的、或公共的通讯组。
每个通讯组包含多个人员或地址项,可用来群发
邮件、群发手机短信。
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陕西集思科技有限公司
.4手机短信
用户可在系统中快速发送手机短信。既可发送到
特定的手机号码,也可发送到通讯组,即群发短
信。
.5即时消息
用户可以向系统的其他用户发送即时消息、。通过
对
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