催发货函格式及写作范例

在商务合作中，当订单确认后供应商或合作方未按约定时间发货时，催发货函作为正式的书面沟通工具，既能清晰传递诉求、督促对方履约，也能留存沟通凭证、维护合作关系的专业性。以下从格式规范、写作要点及不同场景的范例展开说明，为实务操作提供参考。一、催发货函的基本格式催发货函需兼顾“正式性”与“实用性”，核心结构包含标题、称谓、正文、结尾、落款五部分，各环节需精准表达诉求：1.标题：明确函件目的标题需简洁点明主题，可直接使用“催发货函”，或结合订单/合同信息细化，如：“催发货函”“关于ORD-____号订单的催发货函”“催请发货函（XX产品采购项目）”2.称谓：指向清晰，礼貌得体写明对方公司全称或具体对接人（需确认姓名及职务），示例：“XX供应链有限公司：”“尊敬的XX经理：”3.正文：逻辑清晰，诉求明确正文是核心，需包含以下要素，且表述需“有理有据、态度平和”：订单背景：简述合同/订单签订时间、编号、约定的发货时间、货物明细（如型号、数量），确保对方快速定位订单。催发原因：说明当前发货状态（如“截至今日，我司尚未收到贵司发货通知/货物”），可补充自身需求的紧迫性（如“我司下游客户交货期临近”“生产线待料”）。要求与期限：明确要求对方在XX日期前完成发货，并提供物流单号/发货凭证；若需协商，可提出“请于X月X日前反馈发货计划及延误原因”。协商态度：适当表达对对方的理解（如“若存在特殊情况，烦请及时沟通”），避免语气强硬引发抵触。4.结尾：礼貌收尾，留沟通空间用商务礼貌用语收尾，示例：“盼复为荷！顺祝商祺！”“望贵司重视并妥善处理，如有疑问请随时联系。”5.落款：信息完整，便于反馈需包含：发函方全称（加盖公章，电子版可注明“（公章）”）；发函日期（需与诉求中的时间逻辑一致）；联系人及方式（优先邮箱、固定电话，避免手机号；若留电话，数字不超过4位，如“010-XXXX”）。二、写作要点：精准、得体、留余地撰写催发货函时，需避免“指责式”表达，把握以下原则：1.信息准确：订单编号、货物明细、约定时间需与合同/订单完全一致，避免歧义。2.语气得体：用“请”“盼”“烦请”等礼貌词，将“要求”转化为“协商式诉求”（如“恳请贵司于X日前安排发货”而非“必须X日前发货”）。3.逻辑清晰：先“陈述事实”（订单约定、当前状态），再“提出诉求”（发货时间、凭证），最后“留协商空间”（如“如有困难请沟通”）。4.留有余地：若对方确有客观困难（如物流延误、原材料问题），函件中可预留协商弹性（如“若需调整发货计划，烦请于X日前书面反馈”）。三、不同场景的催发货函范例范例1：常规催发（订单逾期3日，无特殊情况）背景：XX商贸有限公司向XX电器厂采购50台空调（订单号ORD-____），约定2023年10月10日发货，截至10月13日未收到发货通知。---催发货函关于ORD-____号空调采购订单的催发货函XX电器厂：您好！我司于2023年9月20日与贵司签订的ORD-____号采购合同，约定采购KFR-35GW型空调50台，发货日期为2023年10月10日。截至今日（10月13日），我司尚未收到贵司的发货通知或物流信息。因我司下游客户（XX连锁超市）的门店装修已进入收尾阶段，急需该批空调完成安装调试，恳请贵司于2023年10月15日前安排发货，并同步提供物流单号及预计到货时间。盼复为荷！顺祝商祺！XX商贸有限公司（公章）2023年10月13日范例2：逾期较久（订单逾期15日，需明确责任）背景：XX建筑公司向XX建材厂采购一批钢材（订单号CON-____），约定9月25日发货，截至10月10日仍未发货，且对方未主动沟通。---催发货函催请发货函（CON-____号钢材采购项目）XX建材厂：根据我司与贵司2023年9月5日签订的CON-____号采购合同，贵司应于2023年9月25日前向我司XX工地（地址：XX市XX区XX路）发货HRB400EΦ25mm钢材300吨。截至2023年10月10日，我司未收到货物，且贵司未就发货延误情况进行说明。该批钢材为我司XX住宅楼项目的关键材料，延误发货已导致工地钢筋班组停工3日，产生人工、机械窝工损失。现正式函告贵司：1.请于2023年10月12日前完成全部货物的发货，并提供完整的物流单据；2.请于2023年10月13日前书面反馈延误原因及后续保障措施；3.若因贵司延误导致我司进一步损失，我司将依据合同约定追究相关责任。望贵司高度重视，妥善处理此事宜，以免影响双方后续合作。XX建筑公司（公章）2023年10月10日范例3：急需货物（强调紧迫性，协商加急）背景：XX医疗科技公司向XX仪器厂采购一批检测设备（订单号MED-____），约定10月5日发货，因客户突发订单，需提前至9月30日到货。---催发货函关于MED-____号检测设备的加急催发货函XX仪器厂：我司于2023年9月10日与贵司签订的MED-____号采购合同，约定采购3台XX型检测设备，原发货日期为2023年10月5日。现因我司接到XX医院的紧急采购订单，需于2023年9月30日前将设备送达其指定地点（XX市XX区XX医院）。恳请贵司支持我司紧急需求，将发货时间提前至2023年9月28日（本周四），并优先安排顺丰/京东等加急物流。我司愿意承担因加急产生的额外物流费用（具体金额可协商）。若贵司生产进度允许，烦请于今日16:00前反馈是否可满足加急需求；若存在困难，也请同步说明当前生产进度及预计发货时间，我司将与客户协商调整方案。感谢贵司的理解与支持！期待您的回复。XX医疗科技公司（公章）2023年9月26日四、注意事项：保障沟通效果与风险防控1.提前核对订单：发函前再次确认合同/订单的发货时间、货物明细、违约责任条款，确保诉求“于法于约有据”。2.沟通方式组合：发函前可先电话沟通，了解对方延误原因；函件发出后，通过邮件、企业微信等同步提醒，避免对方“未查收”。3.跟进反馈：函件发出后，需主动跟进对方回复，若对方无反馈，可在3-5日后再次发函或升级沟通（如抄送对方上级）。4.留存凭证：函件需通过企业邮箱