采购申请审批流程表线上化操作简化版

采购申请审批流程线上化操作指南（简化版）一、适用范围与常见应用场景本指南适用于企业内部各类采购申请的线上审批流程，旨在简化传统纸质审批环节，提升审批效率与数据可追溯性。常见应用场景包括：日常办公物资采购：如文具、打印耗材、办公设备等；生产/运营物资采购：如原材料、零部件、设备维修配件等；服务类采购：如咨询、培训、保洁、IT支持等服务；低值易耗品批量采购：如劳保用品、实验用品等。适用于各部门员工发起申请，部门负责人、分管领导、财务及采购部门协同审批，适用于中小金额采购（可根据企业实际调整金额分级标准）。二、线上化操作流程详解整体流程：发起申请→填写信息→提交审批→审批流转→结果反馈→归档存档1.发起申请入口：登录企业OA系统或采购管理系统，在“采购管理”模块“新建采购申请”；前提：确认采购需求已明确，且预算额度充足（可通过系统实时查询部门剩余预算）；操作：选择申请类型（如“办公用品采购”“生产物资采购”），系统自动唯一申请编号（格式：CG-YYYYMMDD-X，如CG20240501-001）。2.填写申请信息需完整填写以下字段（带*为必填项）：基础信息：申请人、所属部门、联系方式、申请日期、期望到货日期*；采购明细：物资/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预算金额（数量×单价，系统自动汇总总金额）；供应商信息：首选供应商*（名称、联系人、电话，需为合格供应商名录内企业，如无供应商需先填写“待选”并说明原因）、备选供应商（可选）；附件：支持PDF/JPG/PNG格式文件，如：报价单、技术参数要求、比价记录（3家以上供应商报价截图）、历史采购合同模板（如适用）等，单个附件不超过10MB，总附件不超过50MB；备注：其他需说明事项（如紧急程度、特殊质量要求等）。3.提交审批检查：确认所有必填项无遗漏、附件齐全后，“提交申请”；审批路径配置：系统根据采购金额自动匹配审批层级（示例）：金额≤5000元：部门经理*审批→采购部审核；5000元＜金额≤20000元：部门经理→分管副总→采购部审核；金额＞20000元：部门经理→分管副总→总经理*→采购部审核→财务部复核；提交后：系统自动将申请推送到首个审批人待办事项，申请人可实时查看审批进度。4.审批流转审批人操作：登录系统查看待办申请，支持以下操作：通过：填写审批意见（如“同意采购，请采购部跟进”），“提交”流转至下一节点；驳回：填写驳回理由（如“预算超标，请重新核算”“供应商资质不全，需补充3C认证”），申请退回至申请人，状态变更为“已驳回”，申请人修改后可重新提交；补充材料：要求申请人补充附件（如“需提供设备检测报告”），申请人后审批人继续审批；时限要求：各级审批人需在收到申请后1-2个工作日内完成审批（紧急申请可勾选“加急”，审批时限缩短至4小时），超时系统自动提醒；审批进度查询：申请人可在“我的申请”中查看当前状态（如“审批中”“已通过”“已驳回”），审批记录全程可追溯。5.结果反馈通过：采购部在收到最终审批通过通知后，2个工作日内联系供应商下单，订单信息同步至申请人；驳回：系统自动向申请人发送驳回通知，包含驳回原因及修改建议，申请人根据意见修改后重新提交；特殊情况：若审批过程中需调整采购内容（如增减数量、更换供应商），申请人需发起“变更申请”，经原审批路径重新审批。6.归档存档自动归档：审批完成后，系统自动将申请表、审批记录、附件等资料归档至“采购档案库”，按申请编号分类存储；查阅权限：申请人、部门负责人、采购部及财务部可按权限查阅历史申请，支持关键词搜索（如“申请日期”“物资名称”）。三、采购申请审批表（线上化模板）字段类别字段名称填写要求示例基础信息申请编号系统自动CG20240501-001申请人必填，真实姓名张*所属部门必填，选择部门行政部联系方式必填，手机号/分机号138/8888申请日期必填，系统自动获取2024-05-01期望到货日期必填，格式YYYY-MM-DD2024-05-10采购明细物资名称必填，具体名称A4复印纸规格型号必填，如“70gA4”70g白色A4单位必填，如“包”“台”“项”包数量必填，正整数10预估单价（元）必填，保留两位小数25.00预算金额（元）必填，系统自动计算（数量×单价）250.00供应商信息首选供应商必填，从供应商库选择或手动填写（需资质）办公用品有限公司供应商联系人必填李*供应商电话必填139备选供应商可选YY文化用品公司附件附件清单支持多文件，需命名清晰1.公司报价单.pdf2.A4纸检测报告.jpg备注其他说明可选，如“紧急申请”“需定制logo”紧急申请，请优先处理审批记录部门经理审批意见审批人填写同意，按流程采购分管副总审批意见审批人填写（如涉及）预算内，同意采购部审核意见审批人填写供应商资质合格，已下单四、操作要点与常见问题提示1.信息填写规范采购明细：名称、规格需具体，避免模糊表述（如“办公用品”应写明“A4复印纸70g白色”）；数量需与实际需求匹配，不得虚报；预算金额不得高于同类市场价（系统可设置价格预警）；供应商信息：首选供应商必须在企业《合格供应商名录》内，新供应商需提前由采购部审核资质后再填写，避免采购无资质供应商产品；附件要求：报价单需包含物资名称、规格、单价、数量、总价、供应商盖章等信息，比价记录需至少3家供应商报价截图（紧急采购可提供2家）。2.审批注意事项审批人职责：需认真核对申请内容的合理性、预算准确性及供应商资质，不得随意通过或驳回；驳回时需明确理由，便于申请人修改；紧急申请处理：勾选“加急”后，审批人需优先处理，审批时限缩短至4小时；若审批流程中遇审批人外出，可委托同岗位人员代审（需在系统中设置代理人）。3.常见问题解决申请提交后无法修改：若申请已进入审批流程，需联系当前审批人“驳回”后修改，或发起“变更申请”；审批进度卡顿：可查看系统“审批日志”，确认是否某审批人超时未处理，联系系统管理员或审批人催办；预算不足：系统会自动拦截超预算申请，需联系财务部申请预算调整后重新提交；附件失败：检查文件格式（仅支持PDF/JPG/PN