行政机关档案管理制度

行政机关档案管理制度行政机关档案承载着政策执行、政务运行、公共服务的关键信息，是历史沿革的鲜活见证、决策治理的重要依据。科学规范的档案管理制度，既是依法行政的基础保障，也是提升治理效能、传承行政文化的核心支撑。结合行政机关工作实际，现构建涵盖全流程、全要素的档案管理制度，以实现档案资源的安全保管、高效利用与规范传承。一、管理职责体系档案管理需明确“部门协同、责任到人”的职责分工，形成闭环管理机制：（一）档案管理部门职责档案管理部门（如办公室或专职档案机构）统筹全局档案工作，负责制度制定与修订、业务指导与培训、档案资源整合与开发；牵头开展档案安全检查、鉴定销毁等专项工作，对接上级档案主管部门的监督指导，确保档案管理与机关治理同频共振。（二）业务部门职责各业务部门为档案形成的责任主体，需指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、初审与移交，确保档案内容真实、手续完备；在业务活动中同步开展档案整理，配合档案管理部门完成归档、利用及专项检查工作，实现“业务开展到哪里，档案管理就延伸到哪里”。（三）档案管理人员职责专（兼）职档案员需熟悉档案业务规范，严格执行归档要求，对档案的完整性、准确性负责；定期参与业务培训，提升数字化管理、保密防护等技能，及时反馈档案管理中的问题与建议，成为档案“全生命周期”的守护者。二、归档范围与分类行政机关档案以“来源可靠、内容相关、价值突出”为归档原则，涵盖以下类别（结合职能动态调整）：（一）文书档案包括机关制发的命令、决定、通知、报告、请示等公文（含电子公文），上级来文及批示，人大政协提案及答复，会议纪要、工作简报、年度总结与计划，干部任免、考核、培训材料，以及涉及行政管理、公共服务的合同协议、调研成果等，全面反映机关政务运行轨迹。（二）业务档案根据机关职能形成的专项档案，如行政审批案卷、执法检查记录、信访处理台账、公共服务事项登记（如社保、民政业务档案）、项目管理文档（如招投标文件、验收报告）等，需按业务流程或项目周期整理归档，确保业务链条可追溯。（三）科技档案涉及机关基建工程（如办公楼建设、修缮图纸）、设备仪器（如办公系统、专用设备的技术说明书、维修记录）的设计图纸、技术文件、验收材料，需按项目或设备编号组卷，为设施运维、改造提供技术支撑。（四）声像档案重要会议、活动的照片（含数码照片及元数据）、视频录像，领导调研、对外交流的影像资料，需标注时间、地点、事由、人物等要素，配套文字说明一并归档，生动还原历史场景。（五）电子档案通过办公自动化系统、业务系统生成的电子文件（如PDF、XML格式公文，数据库备份文件），需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》，确保元数据完整、可读性长期有效，实现“电子文件即电子档案”的一体化管理。三、档案整理与编目档案整理遵循“分类—组卷—编号—编目”的流程，确保检索便捷、管理规范：（一）收集与初审业务部门在文件材料形成后1个月内完成收集，兼职档案员对材料的完整性（如签字、盖章、附件齐全）、准确性（内容与业务活动一致）进行初审，涉密文件单独标识并登记，从源头把控档案质量。（二）分类与组卷按“年度—门类—保管期限”分类（如2023年—文书档案—永久），同一事由或项目的文件材料组为一卷（或一件），卷内文件按时间或重要程度排序，剔除重复、失效材料，实现“一类一档、一卷一事”。（三）编号与装订采用“全宗号—年度—门类—案卷号（或件号）”的编号规则，纸质档案以卷（件）为单位装订，破损文件需修复后装订；电子档案按存储路径与元数据编号，确保与纸质档案“一一对应、双向检索”。（四）编目与著录编制案卷目录（或文件目录），著录项包括档号、题名、责任者、日期、页数（或字节数）、保管期限、密级等，电子目录需与纸质目录同步更新，支持全文检索的数字化档案需标注关键词，提升利用效率。四、保管与利用规范档案保管需兼顾“安全防护”与“高效利用”，实现从“藏起来”到“用起来”的转变：（一）保管条件档案库房需符合“八防”要求（防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温、防尘、防磁），配备恒温恒湿设备、消防设施、监控系统；电子档案存储于专用服务器，定期备份（异地备份），采用加密技术防护，筑牢安全防线。（二）保管期限档案保管期限分为永久、定期（如30年、10年，具体按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行，涉密档案保管期限从其密级规定）。定期档案到期前6个月，由档案管理部门牵头组织鉴定，避免“重保管、轻鉴定”。（三）利用流程1.内部利用：工作人员凭有效证件（或审批单）查阅档案，填写《档案利用登记表》，如需复制，需经部门负责人审批，涉密档案复制需额外履行保密审批手续，确保“按需提供、全程留痕”。2.外部利用：公民、法人需查阅非涉密档案，需持单位介绍信或有效证件，说明利用目的，经档案管理部门审核后提供查阅，原则上不提供原件，可出具证明或复制件（加盖档案专用章），兼顾公共服务与风险防控。3.数字化利用：已数字化的档案通过内部局域网或专用平台提供在线查阅，设置访问权限，确保信息安全的同时，让档案“触手可及”。五、安全与保密管理档案安全是底线，保密管理是红线，需构建“人防+技防+制度防”的立体防护体系：（一）涉密档案管理涉密档案（含纸质、电子）实行“双人双锁”保管，借阅需经分管领导审批，仅限在指定场所查阅，严禁携带出机关；电子涉密档案存储于涉密计算机或加密存储设备，严禁接入互联网，从物理和技术层面筑牢保密防线。（二）安全防护措施定期开展档案安全检查（每季度不少于1次），检查内容包括库房环境、设备运行、档案完好性；制定应急预案，针对火灾、水灾、失窃等突发事件，明确应急处置流程（如档案抢救、数据恢复），提升风险应对能力。（三）人员保密要求档案管理人员需签订保密责任书，离职时履行档案交接与保密脱密手续；严禁泄露档案内容，对违规查阅、复制、传播档案的行为，依法依规追究责任，让保密意识“内化于心、外化于行”。六、鉴定与销毁流程档案鉴定销毁是“去伪存真、去粗取精”的过程，需严格规范、全程留痕：（一）鉴定小组组成由档案管理部门、业务部门、法律顾问（或纪检人员）组成鉴定小组，负责定期档案的价值鉴定，提出销毁或延长保管期限的建议，确保鉴定结果客观公正。（二）鉴定与审批鉴定小组每5年（或按保管期限到期前）对定期档案进行鉴定，形成《档案鉴定意见书》，列明需销毁的档案清单，经单位分管领导审批后，报上级档案主管部门备案（涉密档案销毁需报保密部门审批），杜绝“随意销毁、违规留存”。（三）销毁实施销毁档案需在指定场所进行，纸质档案采用碎纸或焚毁方式，电子档案彻底删除并销毁存储介质，由2名以上监销人全程监督，填写《档案销毁清册》并签字存档，确保“销毁有据、责任可溯”。七、监督与考核机制制度的生命力在于执行，需通过监督考核推动责任落地：（一）内部监督档案管理部门每半年开展一次自查，检查归档率（要求≥98%）、完整率（要求≥95%）、利用效率（响应时间≤2个工作日）等指标；每年组织一次专项检查，通报问题并限期整改，形成“以查促改、以改促优”的良性循环。（二）考核与奖惩将档案管理工作纳入部门绩效考核，对归档及时、管理规范、利用成效突出的部门和个人予以表彰；对归档拖延、档案损毁、泄密的责任主体，视情节给予批评教育、绩效扣分，直至党纪政纪处分，让“干好干坏不一样”成为鲜明导向。