会议记录及行动项跟进模板

适用场景：哪些会议需要它？无论是项目启动会、部门周例会、跨部门协作会，还是问题复盘会、客户需求对接会，只要涉及多方讨论、需要明确责任分工或跟踪任务进展，均可使用本模板。尤其适合需要保证“讨论有结论、行动有责任人、结果有反馈”的会议场景，避免议而不决、决而不行的情况。操作指南：从会前到跟进的全流程一、会前准备：让会议更高效明确会议目标：提前与主持人确认会议核心议题（如“确定Q3产品上线计划”“解决客户投诉响应流程问题”），避免讨论偏离方向。收集前置资料：若议题需数据或背景支持，提前向参会人收集相关材料（如项目进度表、客户反馈汇总），随会议通知一同发送，减少现场重复说明。准备基础信息：提前在模板中填写会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、预计时长等基础信息，节省会中记录时间。二、会中记录：关键信息不遗漏记录议程与讨论要点：按会议议程顺序，逐项记录讨论内容，重点标注分歧点、共识结论（如“一致同意：优先处理A类客户投诉”“分歧：需进一步调研B方案可行性”）。明确行动项：对需要落地执行的任务，单独记录“行动项”，必须包含：任务描述（做什么）、负责人（谁来做）、截止时间（何时完成）、交付标准（做成什么样）。例如：“【行动项1】整理客户投诉TOP3问题清单，负责人：*小明，截止时间：2023年10月20日，交付标准：包含问题现象、涉及客户数、当前处理状态”。标注待办事项：对需进一步确认或后续跟进的事项，记为“待办”，注明“待确认人”“待办内容”，避免会后遗忘。三、会后整理：24小时内完成闭环核对与补充：会后2小时内，根据会议录音或笔记补充遗漏信息，重点核对行动项的负责人、截止时间是否准确，与参会人（尤其是负责人）确认无误。发送确认邮件：整理完成后，将会议记录及行动项表单发送至所有参会人，邮件标题注明“【会议记录确认】+会议主题+日期”，附上模板文件，要求24小时内反馈修改意见。归档与同步：确认无误后，将记录表归档至共享文件夹（如企业网盘/项目管理工具），并抄送给相关领导或协作部门，保证信息同步。四、跟进管理：让行动落地生根定期提醒：在行动项截止时间前1-3天，通过即时通讯工具或邮件提醒负责人（如“*小华，您负责的‘竞品分析报告’截止时间为10月25日，请按时提交”）。更新状态：负责人提交成果后，记录人需在“行动项状态”栏更新（如“进行中→已完成”“未完成→延期”，延期需注明新截止时间）。闭环复盘：所有行动项完成后，组织简短复盘会（或在线文档反馈），总结未完成原因及改进措施，形成“记录-行动-反馈”的完整闭环。模板工具：会议记录与行动项表单一、会议基本信息项目内容会议主题（例：Q3产品上线进度同步会）会议时间（例：2023年10月10日14:00-15:30）会议地点/形式（例：3号会议室/腾讯会议）主持人（例：*经理）记录人（例：*助理）参会人员（例：经理、主管、专员、助理）缺席人员及原因（例：*工程师——因客户现场支持）二、会议议程与讨论记录序号议程主题讨论要点关键结论/决议1产品进度汇报工程师：前端开发完成80%，后端接口联调延迟；专员：测试用例编写完成60%决议：后端团队优先联调核心接口，10月12日前提交测试；测试团队同步准备测试环境2客户需求调整客户要求增加“数据导出Excel”功能，原计划排期至Q4共识：紧急评估开发量，若≤3人日，本次迭代上线；否则纳入Q4计划，10月15日前反馈客户3资源协调设计师当前支持2个项目，人力紧张决议：*主管协调设计师优先支持本项目的UI优化，其他需求暂缓，10月11日反馈具体排期三、行动项跟踪表序号行动项描述负责人截止时间交付标准/成果当前状态备注（如延期原因）1评估“数据导出Excel”开发量*工程师2023-10-15开发工时评估报告进行中2完成核心接口联调*后端2023-10-12联调通过的接口文档进行中需测试团队配合验收3反馈客户需求调整方案*经理2023-10-16邮件/会议纪要确认客户意见未开始等待开发量评估结果四、参会人员签字角色姓名签字日期主持人*经理2023-10-10记录人*助理2023-10-10参会人*主管2023-10-10关键提醒：使用时需注意什么？记录客观简洁：避免主观评价，用“谁提出什么观点”“多数人同意什么”等客观表述，减少冗余信息，重点保留“结论”和“行动项”。行动项可执行：任务描述需具体（如“整理客户反馈”改为“整理10月客户投诉TOP3问题清单”），避免“尽快”“尽快处理”等模糊表述，明确交付标准（如“PPT页数≤10页”“表格包含3列数据”）。跟进有节奏：根据行动项紧急程度设置提醒频率（如紧急任务每日提醒，普通任务每周提醒），避免“只记录不跟进”，导致模板流于形式。保密与共享：涉及敏感信息（如未