技术文档编写与修订规范

通用技术文档编写与修订规范一、适用场景与目标对象本规范适用于各类技术文档的创建、更新及全生命周期管理，涵盖但不限于以下场景：新产品技术方案设计、系统架构文档编写、接口说明文档维护、用户操作手册编制、故障排查指南修订等。目标对象包括技术文档工程师、研发团队成员、产品经理、测试人员及项目相关方，旨在通过标准化流程保证技术文档的准确性、一致性和可维护性，为技术开发、知识传递及问题排查提供可靠依据。二、文档编写与修订全流程操作步骤（一）文档规划与立项明确文档类型与目标根据项目需求确定文档类型（如技术方案、接口文档、部署手册等），清晰界定文档目标读者（如开发人员、运维人员、终端用户等），避免文档内容与读者需求脱节。定义文档范围与边界列出文档需涵盖的核心内容模块（如功能描述、技术架构、操作步骤等），明确文档不包含的内容（如未实现功能、非核心技术细节等），避免范围蔓延。分配职责与时间节点指定文档编写负责人（如工、工）及协作人员（如技术专家工、产品负责人工），制定文档编写计划，明确初稿完成时间、评审时间及发布时间。（二）文档内容编写结构规范封面：包含文档名称、版本号、编写人、审核人、发布日期、密级（如公开、内部、秘密）等信息。目录：自动目录，层级清晰（如1.1→1.1.1），页码准确对应。按逻辑模块划分（如“1引言”“2技术架构”“3接口说明”等），每部分设置明确标题，避免无标题段落。附录：补充说明（如术语表、缩略语、配置示例等），非必需内容不纳入。内容规范术语统一：使用行业通用术语或项目自定义术语（需在附录中说明），避免同一概念使用多种表述（如“用户端”与“客户端”统一为“客户端”）。逻辑清晰：采用“总-分”结构，先概述后细节；技术描述按“背景-原理-实现-结果”顺序展开，避免逻辑跳跃。数据准确：引用数据（如功能指标、版本号、配置参数）需经测试或核实，保证与实际一致；图表需标注编号（如图1、表1）及标题，内容与文字描述对应。可操作性：操作类文档（如部署手册）需包含具体步骤（如“执行命令npminstall”）、预期结果及异常处理提示，避免模糊描述（如“大概完成配置”）。格式规范字体：使用宋体/微软雅黑五号，标题加粗（一级标题三号，二级标题四号，三级标题五号）。段落：行间距1.5倍，段前段后间距0.5行，首行缩进2字符。图表：图片分辨率不低于300dpi，表格采用三线表，无竖线。（三）文档评审内部评审编写完成后，由文档负责人组织内部评审，邀请2-3名技术专家（如架构师工、开发负责人工）参与，重点评审：内容完整性：是否覆盖文档规划的所有模块；技术准确性：技术描述、参数、命令等是否与实际一致；可读性：语言是否简洁易懂，逻辑是否顺畅；格式规范性：是否符合本规范的格式要求。评审后形成《评审意见表》（见模板表格），编写人需逐条修改并记录处理结果。跨部门评审涉及多部门协作的文档（如系统架构设计、核心接口文档），需组织跨部门评审（如产品、测试、运维、市场等），保证文档满足各部门需求，评审通过后由各部门负责人签字确认。（四）文档修订与版本管理修订触发条件当出现以下情况时，需启动文档修订流程：技术方案变更（如架构调整、接口参数修改）；需求调整（如功能增删、流程优化）；文档内容错误（如描述偏差、数据错误）；用户反馈文档不适用（如操作步骤复杂、术语晦涩）。修订流程提出修订申请：由需求提出人填写《修订申请表》，说明修订原因、内容及影响范围；审批修订：文档负责人审核修订必要性，确认后分配修订任务；执行修订：编写人根据申请内容修改文档，重点标注修订部分（如使用红色字体或批注）；评审修订：修订后需重新进行评审（内部评审或跨部门评审，根据修订影响范围确定）；版本更新：评审通过后，更新文档版本号（如V1.0→V1.1），在修订记录中详细说明修订内容、修订人及修订日期。版本号规则采用“主版本号.次版本号.修订号”格式，例如：V1.0.0：初始发布版本；V1.1.0：次版本号变更（功能模块调整，不影响整体架构）；V1.0.1：修订号变更（错误修正、细节优化）；V2.0.0：主版本号变更（架构重大调整，不兼容旧版本）。（五）文档发布与归档发布审核文档发布前需经项目经理或文档负责人最终审核，确认内容准确、格式规范、评审记录完整。发布方式根据文档密级选择发布渠道：公开文档：发布至公司知识库（如Confluence）或产品官网；内部文档：发布至内部文档管理系统（如SharePoint），设置访问权限（仅项目组成员可见）；秘密文档：加密存储，仅限授权人员查阅，禁止外传。归档管理文档发布后，将文档各版本、评审记录、修订记录统一归档，归档内容包括：文档最终版（PDF及可编辑格式）；《评审意见表》《修订申请表》《修订记录表》；相关附件（如原始数据图表、测试报告）。归档时需注明归档日期、归档人及文档密级，定期（如每季度）检查归档完整性，保证文档可追溯。三、核心工具模板表格（一）文档编写计划表文档名称文档类型目标读者文档范围（核心模块）编写负责人计划完成时间评审人评审日期状态（编写中/评审中/已发布）系统接口文档技术文档开发人员接口定义、请求参数、返回示例*工2024-03-15工、工2024-03-18编写中用户操作手册用户文档终端用户账号注册、功能使用、故障排查*工2024-03-20工、工2024-03-22评审中（二）技术文档评审意见表文档名称版本号评审阶段评审人评审日期评审维度意见描述处理结果（已修改/待修改/不采纳）确认人系统接口文档V1.0.0内部评审*工2024-03-18技术准确性3.2节接口返回示例中“status”字段描述与实际返回不一致，需修改为“success/fail”已修改*工用户操作手册V1.0.0跨部门评审*工2024-03-22可读性4.1节“密码重置”步骤未说明验证码有效期，需补充“验证码有效期为5分钟”待修改*工（三）文档修订记录表文档名称版本号修订日期修订人修订原因修订内容摘要影响范围（局部/整体）审核人新版本号系统接口文档V1.0.02024-03-25*工接口参数调整修改3.1节“user_id”参数类型为“string”原为“int”；补充4.0节“分页接口”说明局部*工V1.0.1用户操作手册V1.0.02024-03-28*工用户反馈操作步骤复杂简化5.2节“数据导出”步骤，增加截图说明；在附录添加“快捷键对照表”局部*工V1.1.0四、关键注意事项与风险规避（一）术语统一性与规范性建立项目术语库（如使用Excel或专业术语管理工具），统一技术术语、缩略语及符号含义，避免文档内出现“一词多义”或“多词一义”情况。例如统一“API”为“应用程序接口”，不混用“应用编程接口”。外部术语（如行业标准术语）需注明来源，内部自定义术语需在附录中解释说明。（二）内容准确性与时效性技术描述（如架构图、算法流程）需与实际实现一致，重要参数（如接口超时时间、数据库版本）需经开发人员测试确认，避免“纸上谈兵”。文档需定期review（如每季度或每次版本迭代后），对于已变更的技术内容（如系统架构升级），需及时更新文档，标注“最新更新日期”，避免用户使用过时信息。（三）版本管理与追溯性严禁直接覆盖旧版本文档，修订时必须更新版本号并记录《修订记录表》，保证每个版本的修改内容、修改人及修改日期可追溯。对于重要文档（如系统架构设计），需保留历史版本（至少保留最近3个版本），便于回溯问题或对比变更。（四）保密与权限控制根据文档内容敏感度设置密级（如公开、内部、秘密），秘密文档需加密存储，访问权限仅授予项目核心成员，严禁通过非官方渠道（如个人邮箱、）传输涉密文档。文档发布前需脱敏处理，删除或隐藏敏感信息（如用户隐私数据、核心算法代码片段、内部测试账号密码等）。（五）可读性与用户体验避免堆砌专业术语，必要时添加通俗解释（如“RESTfulAPI（一种