合同管理流程及审批模板详解

合同管理流程及审批模板详解一、适用业务场景本流程及模板适用于企业各类经济合同的规范管理，包括但不限于：对外采购合同（如原材料、服务采购）、销售合同（如产品销售、技术服务）、合作开发合同、租赁合同、委托加工合同等。通过标准化流程，保证合同签订合规、权责清晰、风险可控，适用于企业内部各部门（如采购部、销售部、项目部、行政部等）的合同审批与管理工作。二、全流程操作步骤详解（一）合同发起与资料准备发起主体：由业务部门（如采购部、销售部）根据合作需求发起，填写《合同审批单》（模板见第三部分）。资料准备：拟定合同文本（需明确双方主体信息、合同标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等核心条款）；对方主体资质文件（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等，需加盖对方公章）；与合同相关的附件（如技术参数表、验收标准、招投标文件等）；特殊合同需补充行业主管部门要求的审批文件（如建设工程施工许可证、医疗器械经营许可证等）。（二）初审环节审核主体：法务部门或指定合规专员（如无专职法务，可由行政部门兼任）。审核内容：合同主体是否合法（对方企业是否存续、经营范围是否涵盖合同内容、授权委托是否有效）；合同条款是否完整（核心要素是否缺失，如违约责任、争议解决方式）；法律风险点排查（如格式条款是否公平、知识产权归属是否明确、保密条款是否合规）；与公司现行制度的冲突（如采购流程是否符合内控规定、付款方式是否符合财务制度）。输出结果：若审核通过，签署初审意见，流转至下一环节；若存在需修改内容，标注具体问题并退回业务部门修订，修订后重新提交初审。（三）会签环节（根据合同类型选择是否触发）会签主体：根据合同性质，由相关部门联合审核，常见会签部门包括：财务部：审核付款方式、税费承担、发票类型、资金支付计划是否符合财务规范；技术部/项目部：审核技术参数、验收标准、履约周期是否可行，技术支持是否到位；人力资源部：涉及劳动合同、服务外包合同时审核用工合规性、社保责任划分等。会签内容：各部门从专业角度审核合同条款，签署明确意见（“同意”“需修改具体条款”“不同意并说明理由”）。注意事项：会签需在2个工作日内完成，紧急合同可缩短至1个工作日，避免流程延误。（四）终审与批准审批层级：根据合同金额及重要性划分审批权限（示例）：金额≤5万元：部门负责人审批；5万元＜金额≤50万元：分管副总审批；金额＞50万元：总经理审批；涉及重大战略合作或金额＞100万元：提交总经理办公会集体审议。审批重点：终审人重点审核合同的商业合理性、资源匹配度、风险可控性及是否符合公司整体战略目标。输出结果：签署最终审批意见，明确“同意签署”“附条件同意”（如补充条款后签署）或“不同意终止流程”。（五）合同签署与用印签署授权：由法定代表人或其授权代表签署（需提供《授权委托书》，明确签署权限、范围、期限）。用印管理：审批通过的合同，由行政部门（或指定印章管理员）核对审批资料与合同文本一致性后，加盖公司公章或合同专用章；严禁在空白合同、审批不齐全的合同上用印，用印需登记《合同用印登记表》（记录合同编号、用印日期、用印人、份数等信息）。（六）合同履行与归档履行跟踪：业务部门作为合同履行主体，负责跟踪合同执行进度（如交付时间、质量验收、付款节点），及时向法务、财务部门反馈履行情况，异常情况需24小时内上报。归档管理：合同签署原件（含附件、审批单、会签意见等）由行政部门统一归档，电子版同步至公司合同管理系统；归档要求：一合同一档，按合同编号分类存放，保管期限一般为合同终止后10年（特殊类型合同按行业规定延长）。三、合同审批单模板示例合同基本信息合同名称（例如：公司采购办公设备合同）合同编号（按年份-部门-流水号格式，如2024-采-001）甲方（我方）公司全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式乙方（对方）公司全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式合同标的（例如：品牌型号为的笔记本电脑20台）合同金额（大写：人民币万元整；小写：¥,X.）履行期限（例如：自合同签署之日起30日内交付，交付后10日内验收合格）付款方式（例如：交付验收合格后支付90%，质保期满无质量问题支付10%）拟定部门（例如：采购部）拟定人（员工姓名*）联系方式（内部分机号，避免泄露个人隐私）附件清单（□合同草案□对方营业执照□授权委托书□技术参数表□其他：______）审核流程意见初审（法务/合规）□同意□需修改：______________________________________审核人：______日期：______会签部门（财务/技术等）□同意□需修改：______________________________________会签人：______日期：______会签部门（财务/技术等）□同意□需修改：______________________________________会签人：______日期：______终审（负责人/领导）□同意□附条件同意：______________________________________审批人：______日期：______备注（其他需说明事项，如特殊谈判条件、风险提示等）四、关键操作要点提醒主体资质审核：签约前务必核实对方营业执照、授权委托书等文件，保证签约人有权代表对方签订合同，避免因主体不适格导致合同无效。条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，数量、金额、时间需明确；违约责任应与权利义务对等，争议解决方式优先约定由公司所在地法院管辖。审批流程合规：严禁“先签批后补流程”或“跳过环节审批”，紧急情况可启动“绿色通道”，但需由终审人书面说明原因并存档备查。用印安全：合同用印前需再次核对审批单与合同文本内容一致性，防止用印文本