销售订单处理及发货流程标准模板

销售订单处理及发货流程标准模板适用范围与应用场景全流程操作步骤详解第一步：订单接收与信息登记操作人：销售专员*操作内容：接收客户订单：通过邮件、系统对接或线下提交方式获取客户订单，确认订单包含核心要素（客户名称、联系方式、产品名称/型号、规格参数、数量、单价、总金额、付款方式、收货地址、要求发货日期、特殊需求等）。初步信息核对：检查订单信息是否完整（如缺失收货地址或联系方式，需1小时内与客户*确认补全）；产品型号/规格是否与公司产品目录一致，避免模糊表述（如“常规款”需明确具体型号）。录入订单系统：将订单信息录入公司销售管理系统（如CRM/ERP），唯一订单编号（格式：年份+月份+流水号，如202405-001），同步标记订单状态为“待审核”。关键点：保证订单信息与客户需求一致，避免因信息错误导致后续流程反复。第二步：订单审核与确认操作人：销售主管*操作内容：审核订单合规性：客户信用核查：通过系统查询客户的历史回款记录，若存在逾期未付款且未达信用额度，需暂停审核并联系财务沟通；价格与政策核对：确认订单单价是否符合公司价格体系（如促销价、批量折扣），特殊价格需附审批单（由销售经理*签字）；交期可行性评估：结合要求发货日期与当前产能/库存，判断是否能按时交付，若无法满足需提前与客户*协商调整交期。审核通过：在销售管理系统“审核通过”，同步更新订单状态为“待库存确认”，通知仓库管理员；审核不通过需注明原因（如“库存不足”“价格异常”），退回销售专员与客户沟通修改。关键点：信用、价格、交期为审核核心，需保证三者合规且可执行。第三步：库存确认与备货指令操作人：仓库管理员*操作内容：实时库存查询：根据订单产品型号/规格，在库存管理系统（WMS）中查询当前库存数量（区分可用库存、预留库存、在途库存）。库存状态反馈：若库存充足：在系统中锁定库存（数量=订单数量），“备货指令单”，通知拣货员*开始备货；若库存不足：立即反馈销售专员，同步查询预计到货时间（如采购物料需生产，同步通知生产计划排产），与客户*协商是否分批发货或调整订单，确认后更新订单状态。拣货与复核：拣货员按备货指令单到库位拣货，完成后由复核员二次核对（产品型号、数量、批次号），保证无误后贴好发货标签（包含订单编号、收货地址、产品信息）。关键点：库存数据需实时更新，避免超卖或错发；拣货复核双人操作，降低差错率。第四步：发货准备与物流对接操作人：物流专员*操作内容：打印单据：审核通过的备货指令单、发货清单（含产品明细、数量、批次号）、质检单（如需）等单据，随货同行。包装与称重：按产品特性选择包装材料（如防震、防潮），保证包装牢固；称重后录入物流系统，获取物流费用（若客户已付款，由财务*确认到账后安排发货；若未付款，需先收款再发货）。物流对接：选择物流方式：根据客户要求（如顺丰、通达系）或订单金额（如满额包邮）选择物流商，在系统中创建物流订单，获取物流单号；物流信息：将物流单号同步至销售管理系统，更新订单状态为“已发货”，通过短信/邮件通知客户*查看物流轨迹。关键点：单据随货齐全，物流信息及时同步，保证客户可实时跟进。第五步：客户签收与售后跟进操作人：销售专员、客服专员操作内容：签收确认：客户签收后，物流商将签收信息回传至系统，客服专员在24小时内联系客户*，确认产品数量、外观是否完好，询问使用体验。异常处理：若出现破损/少货：客户需在签收后48小时内提供照片/视频证据，客服专员核实后，协调仓库补发或退货退款，流程需在3个工作日内启动；若产品使用问题：转技术支持处理，跟踪解决进度并同步客户。订单闭环：客户确认无误后，销售专员在系统中更新订单状态为“已完成”，同步财务开具销售凭证（如收据/发货单），整理订单档案（电子+纸质）存档。关键点：签收后24小时内跟进，异常问题快速响应，保证客户满意度。核心流程表格模板表1：销售订单信息表订单编号客户名称联系人联系方式产品名称/型号规格参数数量单价（元）总金额（元）付款方式要求发货日期收货地址订单状态202405-001A公司张*5678-2024型电脑i7/16G/512G10550055000转账2024-05-20北京市区路号已完成表2：库存确认与备货表订单编号产品名称/型号可用库存订单数量库存状态备货指令单号拣货员复核员备注202405-001-2024型电脑1510充足BH20240500101李*王*无表3：发货通知单物流单号订单编号发货日期收货人联系方式收货地址产品明细数量物流商预计到达日期SF0202405-0012024-05-19张*5678北京市区路号-2024型电脑10顺丰2024-05-20表4：客户签收确认表订单编号签收日期签收人签收状态（正常/异常）异常描述（如有）客户反馈客服跟进人处理结果202405-0012024-05-20张*正常无产品完好，满意赵*无关键控制点与风险提示信息准确性控制：订单录入时需双人复核（销售专员与销售主管），保证客户信息、产品型号、数量等关键要素无误；发货前由物流专员与仓库管理员再次核对单据与实物，避免错发、漏发。时效性管理：订单审核需在2个工作日内完成，库存确认1小时内响应，发货后24小时内同步物流信息；紧急订单（如标注“加急”）需优先处理，销售主管*协调资源保证按时交付。异常处理机制：库存不足：需在确认后1小时内通知销售专员，由销售专员与客户*沟通，避免客户等待超时；物流异常：物流专员需每日监控在途订单，若出现延迟（如天气、交通原因），提前2小时通知客户并提供解决方案（如改派、补偿）。客户沟通规范：所有与客户*的沟通需使用统一话