商务写作风格统一协议

商务写作风格统一协议本协议由以下双方于______年______月______日在______签订：甲方：[甲方公司全称]法定代表人：[甲方公司法定代表人姓名]注册地址：[甲方公司注册地址]联系地址：[甲方公司主要办公地址]联系电话：[甲方公司联系电话]电子邮箱：[甲方公司官方邮箱]乙方：[乙方公司全称]法定代表人：[乙方公司法定代表人姓名]注册地址：[乙方公司注册地址]联系地址：[乙方公司主要办公地址]联系电话：[乙方公司联系电话]电子邮箱：[乙方公司官方邮箱]鉴于：1.甲方和乙方均为在中华人民共和国境内合法注册并有效存续的独立法人实体，并具备签署和履行本协议所需的完全民事行为能力。2.双方在平等、自愿、公平和诚实信用的基础上，就统一商务写作风格相关事宜达成共识，特订立本协议，以资共同遵守。第一条协议目的本协议旨在明确约定双方在商务活动中，就统一商务写作风格所达成的共识与具体要求。通过本协议的签订与执行，双方致力于提升沟通效率，塑造专业形象，确保信息传递的一致性与准确性，并降低因风格不统一可能引发的理解偏差与沟通障碍。第二条适用范围本协议适用于双方在以下场景下产生的商务文书写作：1.对外正式文书：包括但不限于商务函件、报价单、合同、协议、订单、通知、公告、新闻稿、宣传材料、产品手册、年报、季报等。2.对内工作文书：包括但不限于工作计划、总结报告、会议纪要、内部通知、规章制度、邮件沟通（涉及对外或重要内部事务）等。3.数字化平台内容：包括但不限于双方官方网站、微信公众号、企业博客、合作平台发布的内容等，涉及上述文书内容的电子版本。4.口头沟通确认：双方确认，对于重要事项，在书面文件正式发出前，可能通过口头沟通进行确认，但最终以符合本协议风格的书面文件为准。第三条核心风格原则为达成统一风格，双方确认并遵循以下核心原则：1.专业性：使用规范、严谨、专业的语言，避免口语化、非正式或带有强烈个人情感的表达。称谓需正式，语气需客观。2.一致性：在全范围适用文书中，保持术语、定义、格式、语气和语态的高度一致。关键术语首次出现时应定义，并在后续使用中保持统一。3.清晰性：文字表达应准确、简洁、清晰，避免使用模糊不清或容易引起歧义的词语、句式或表达方式。4.准确性：确保所有信息（如数据、事实、日期、名称等）的准确性。引用法律法规或政策时，应注明来源或确保内容准确。5.规范性：遵循国家及行业通用的商务文书格式规范。如无特定格式要求，应采用简洁、专业、易于阅读的版式设计。6.品牌形象契合（如适用）：如双方存在品牌形象规范，商务写作风格应与相关品牌形象保持一致。第四条具体执行要求双方承诺在上述适用范围内，具体执行以下要求：1.语言文字：*使用标准现代汉语书面语。*优先使用规范化的专业术语。*避免使用网络流行语、缩写、俚语或过于生僻的词汇。*正确使用标点符号，确保句子结构完整、语法正确。2.格式与排版：*字体：中文建议使用宋体、黑体等标准公文字体；英文建议使用TimesNewRoman、Arial等。*字号：标题与正文字号应有明确区分，符合阅读习惯。*段落：行间距、段落间距应统一，便于阅读。*页眉页脚：根据需要设置统一的页眉页脚，包含公司名称、文件标题、页码等必要信息。*排版：整体排版应整齐、美观，留白适度。3.称谓与署名：*对外文书称谓需根据对方身份和场合选择规范称谓（如：尊敬的XX总、XX公司采购部等）。*内部文书使用标准职务称谓。*署名需清晰完整，包含公司全称、部门（如适用）、姓名、职务、联系方式等。4.数字与日期：*数字使用阿拉伯数字，特殊情况（如法律条文编号）按相关规定执行。*日期使用中文数字或阿拉伯数字，格式统一（如：2023年10月26日）。5.邮件沟通规范（如适用）：*邮件主题应清晰概括内容。*邮件正文开头应有问候语（如：您好）。*结尾应有结束语（如：顺祝商祺、此致敬礼）和署名。*重要邮件建议使用公司官方邮箱。第五条管理与监督1.责任部门：双方各指定[甲方指定部门/人员]和[乙方指定部门/人员]作为本协议在各自组织的执行与管理接口人。2.定期审阅：双方承诺定期（建议每季度或每半年）审阅本协议的执行情况，检查是否存在风格不统一的问题，并根据实际情况修订完善本协议。3.风格指南（可选）：双方可共同制定或参考通用的商务写作风格指南作为具体执行细则，并作为本协议的补充依据。4.反馈机制：任何一方在审阅或日常沟通中发现对方文书风格不符合本协议要求时，应及时通过接口人向对方提出，双方应友好协商解决。第六条协议生效与变更1.本协议自双方授权代表签字并加盖公司公章（或合同专用章）之日起生效。2.本协议的任何修改或补充，均需经双方书面同意，并以书面形式确认。第七条争议解决因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向[选择仲裁机构，如：XX仲裁委员会]申请仲裁，或向[选择法院，如：甲方/乙方所在地有管辖权的人民法院]提起诉讼。第八条协议期限本协议有效期自生效之日起为[具体年限，如：三年]，期满前[具体时间，如：三个月]，如双方无书面提出异