机关单位文档档案管理规范手册

机关单位文档档案管理规范手册一、总则为规范机关单位文档档案管理工作，提升档案资源利用效能，保障档案的完整与安全，更好服务机关履职与历史研究，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际工作需求，制定本管理规范手册。本规范适用于本机关及所属单位的文书、业务、声像、实物等各类档案的管理工作，涵盖档案的收集、整理、保管、利用、安全保密等全流程管理。档案管理工作应遵循集中管理、分级负责、规范有序、安全保密、便于利用的基本原则，确保档案资源真实、完整、可用、安全。二、管理职责（一）档案管理部门职责档案管理部门作为档案工作的统筹机构，主要履行以下职责：结合机关职能与业务特点，制定档案管理制度、工作流程及分类方案，指导各部门开展档案工作；监督、检查各业务部门文档的收集、整理、预归档质量，定期开展业务培训与技术指导；负责档案的集中保管、鉴定、统计、编研及开发利用，建立完善的档案检索体系，提升档案利用效率；组织档案数字化转换、电子档案接收与管理，推进档案资源的信息化共享与长期保存；协调处理档案管理中的疑难问题，参与重大活动档案的全程管理，确保档案资源完整归集。（二）业务部门职责各业务部门是文档形成的责任主体，需履行以下职责：指定专人负责本部门文档管理，按要求收集、整理职责范围内形成的各类文档（含纸质、电子、声像等），确保内容真实、手续完备、载体合规；按规定时间向档案管理部门移交归档文档，移交前对文档的完整性、准确性负责，配合完成档案交接手续；参与档案鉴定、利用、编研等工作，提供业务背景说明，协助完善档案内容的准确性与关联性；建立本部门文档管理台账，跟踪文档流转情况，及时发现并整改管理中的问题。（三）档案管理人员职责档案管理人员是档案工作的直接执行者，应具备以下能力与职责：具备档案专业知识或经过系统培训，熟悉档案法律法规与管理规范，按要求持证上岗（如执行《档案专业人员职务试行条例》相关要求）；严格执行档案管理制度，做好文档的接收、整理、保管、利用等日常工作，及时更新档案管理系统数据，确保账实一致；保守档案秘密，对涉密档案的借阅、复制等环节严格把关，发现档案安全隐患（如霉变、虫蛀、载体损坏）及时报告并处置；参与档案鉴定、编研及数字化工作，提出专业意见，结合业务需求优化档案管理流程，提升档案服务效能。三、文档收集与整理（一）收集范围机关单位形成的各类文档，凡对国家、社会或单位具有保存价值的，均应纳入收集范围，主要包括：文书类：收文（含上级来文、同级函件）、发文（含请示、报告、通知、纪要等）、会议材料（议程、记录、纪要、讲话稿）、工作计划与总结、合同协议、调研成果、统计报表等；业务类：项目审批材料（立项、验收、评审）、业务台账、执法文书、监管记录、对外合作材料等；声像类：公务活动照片（含数码照片及说明）、录音录像（会议、活动、调研等）、电子文件（邮件、数据库、多媒体文件、网页快照）；实物类：荣誉奖牌、证书、奖杯，停用的印章、牌匾，公务活动中接收的有保存价值的礼品、纪念品等（需附文字说明，注明来源、时间、事由）。（二）收集要求时效性：年度形成的文档，应在次年第一季度前完成收集；专项工作（如项目、调研）结束后1个月内完成收集；涉密文档随办随归，确保及时归档。完整性：文档及附件、签批手续、配套材料（如电子文件、说明材料）需齐全，电子文档与纸质版内容、格式一致，无缺页、漏项。准确性：文档内容真实反映工作实际，字迹清晰（禁用铅笔、圆珠笔书写，需用蓝黑或黑色墨水），载体无破损、污染，电子文档命名规范（含时间、主题、类型，如“____党组会议纪要.docx”）。（三）整理规范整理工作应遵循“遵循文件形成规律、保持文件之间有机联系、区分不同价值、便于保管利用”的原则，具体要求如下：1.分类采用“年度—机构（或问题）—保管期限”分类法：年度：以文档形成的公历年度划分（跨年度的工作，按办结年度归类）；机构（或问题）：按形成部门或业务主题（如“办公室”“财务科”“党建工作”“项目管理”）划分；保管期限：依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，分为永久（无期限）、30年、10年。2.编号按归档顺序编制档号，规则为：全宗号（单位代码）+年度（四位数字）+机构代码（或问题代码，两位字母/数字）+保管期限代码（Y永久、L30年、S10年）+件号（流水号）。示例：`JGDW-____-Y-001`（全宗号JGDW，2024年，办公室，永久，第1件）。3.装订与装盒纸质文档：去除金属物（订书钉、回形针），采用线装或胶装，保持页面平整；同一事由的文档装订为一件（或一卷），附《归档文件目录》（含档号、文号、标题、日期、页数、备注）。电子文档：按格式（PDF、DOC、JPG、MP4等）分类存储于专用载体（如移动硬盘、光盘），载体标注档号、密级、保管期限，与纸质档案同步编目。装盒：将整理好的文档装入档案盒，盒脊标注档号、年度、机构、保管期限，盒内放置备考表（说明文档数量、缺损情况、整理人、日期）。四、档案保管与利用（一）保管要求1.场所管理档案库房应独立设置，具备防盗、防火、防潮、防光、防虫、防鼠功能：安装门禁、监控、消防系统（如烟感报警器、灭火器），非档案管理人员禁止入内；配备温湿度调控设备，保持库房温度14-24℃、湿度45-60%，定期（每周）记录温湿度，超标时及时调整；库房内禁止存放易燃、易爆、易潮物品，定期通风、清洁，放置防虫药剂（如樟脑丸，定期更换）。2.装具与存放采用标准档案柜（铁皮柜或密集架），不同保管期限、密级的档案分区存放（如永久档案与10年档案分柜，涉密档案单独存放）；档案柜内按档号顺序排列档案盒，柜外张贴标识（含年度、机构、保管期限），便于快速检索。3.保管期限与鉴定保管期限划分：永久（如章程、年度总结、重要合同）、30年（如项目审批材料、人事任免文件）、10年（如一般性文件、会议记录），具体参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。鉴定与销毁：每5年成立鉴定小组（由档案、业务、保密部门人员组成），对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，报单位领导审批；销毁档案需编制《档案销毁清册》，由2人以上监销，涉密档案按保密规定销毁（禁止出售或转送无关单位）。（二）利用服务1.借阅流程内部人员：填写《档案借阅申请表》（注明事由、档案编号、归还时间），经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续；借阅期限一般不超过15个工作日，如需续借，提前2个工作日申请。外部人员：持单位介绍信及有效证件（如身份证、工作证），经分管领导审批后，在档案管理部门指定场所查阅（原则上不提供原件借阅）。2.利用方式对破损、珍贵或高频利用的档案，优先提供复制件或数字化版本，减少原件损耗。3.利用限制涉密档案仅限在指定场所查阅，复制、摘抄需经保密部门审批，利用后及时归还、核对；未经批准，禁止对档案进行涂改、标注、抽取、拆散，禁止拍摄涉密档案内容。五、安全与保密管理（一）保密制度1.档案定密依据《中华人民共和国保守国家秘密法》，对文档进行密级划分（绝密、机密、秘密），标注密级和保密期限（如“机密★5年”）；定密工作由文档形成部门或指定人员负责，档案管理部门审核。2.解密管理定期（每3年）审核涉密档案，符合解密条件的（如保密期限届满、工作不再需要保密），按程序解密，调整保管方式（如从涉密库房移至普通库房）。（二）安全措施1.实体安全档案出入库需登记（含编号、借阅人、时间、状态），定期（每月）清点核对，确保账实一致；库房钥匙由专人保管，非工作时间锁闭库房，监控系统24小时运行，录像保存不少于90天。2.电子档案安全电子档案采用加密存储（如AES加密），存储载体（硬盘、光盘）标注密级与保管期限，定期（每季度）进行异地备份（与原件分开存放，如存于单位另一办公楼或云端）；档案管理系统设置多级访问权限（如管理员、部门负责人、普通用户），操作人员使用个人账号登录，禁止使用弱密码，系统日志记录所有操作（便于追溯）；严禁在连接互联网的计算机中存储、处理涉密电子档案，涉密电子档案的传输需使用专用加密通道或介质（如涉密U盘）。3.人员管理档案人员签订《保密责任书》，定期（每年）开展保密培训，熟悉保密规定与应急处置流程；档案人员离职时，需办理档案交接手续，清退涉密载体（如U盘、光盘），签订《离岗保密承诺书》。六、监督与考核（一）监督检查档案管理部门每半年对各部门文档管理情况进行抽查，重点检查：文档收集的完整性（应归档文件归档率≥98%）、整理的规范性（分类、编号、装订是否合规）、保管的安全性（库房环境、档案完好度）；每年开展一次全面自查，形成《档案工作自查报告》，报单位分管领导审阅；针对发现的问题，制定整改方案（明确期限、责任人），跟踪整改落实情况。（二）考核奖惩将档案管理工作纳入部门年度绩效考核，考核指标包括：文档归档率