企业股东大会会议记录模板

企业股东大会会议记录模板股东大会作为企业最高权力机构的决策载体，其会议记录的规范性直接影响公司治理合规性与股东权益保障。依据《中华人民共和国公司法》及企业章程要求，一份完整的股东大会会议记录需兼顾法律严谨性与实操指导性，以下从核心要素、模板示例及优化建议三方面展开说明。一、会议记录的核心要素（需覆盖全流程关键信息）（一）会议基本信息层会议标识：记录会议届次（如“XX股份有限公司第X次股东大会”）、召开形式（现场/线上/混合）、召开日期（含具体时段）、地点（线下会场地址或线上会议平台名称）。召集与主持：明确会议召集人（董事会/监事会/符合条件的股东）、主持人（董事长/副董事长/推选的董事等），若存在主持人变更需备注原因。参会人员统计：出席方：区分股东（含自然人、法人）、股东代理人（需附授权委托书摘要），统计出席股东的持股总数、占总股本比例（保留两位小数）；列席方：公司董事、监事、高管，以及法律顾问、保荐代表人等关联人员；缺席方：注明主要缺席股东及持股情况（可选，视章程要求）。（二）议程与决议事项层议程概览：按“序号+议案名称+提案人”格式罗列会议议程，如“1.《关于审议202X年度财务决算报告的议案》（提案人：董事会）”。议案详情记录：对每个议案需包含三部分内容：提案说明：简要概括议案核心内容（如财务决算的关键数据、利润分配方案的具体比例）；审议过程：记录股东提问、辩论焦点（如对某笔关联交易的合规性质疑）、董事/高管的回应要点；表决结果：明确表决方式（记名投票/网络投票/举手表决）、同意/反对/弃权的票数及对应比例，若涉及关联股东回避表决需单独标注。（三）股东意见与特殊事项层异议股东声明：若部分股东对决议持保留意见，需记录其姓名（或单位名称）、持股比例及反对/弃权的理由（如“股东A（持股1.2%）认为分红比例过低，建议调整为X%”）。临时动议与答疑：记录会议中临时提出的议案（含提案人、是否列入本次议程的决议），以及管理层对股东疑问的答复要点（如“针对股东B关于研发投入的提问，总经理答复：202X年研发费用占比将提升至X%”）。（四）记录签署与存档层签署要求：会议记录需由主持人、出席董事（或记录人）签字确认，若为线上会议，需明确电子签署的合规方式（如通过平台存证）。存档管理：说明记录的保管主体（董事会秘书办公室）、存档形式（纸质+电子备份）、查阅权限（股东依法申请查阅的流程）。二、股东大会会议记录模板示例（以XX科技公司202X年年度股东大会为例）（一）会议基本信息项目详情-------------------------------------------------------------------------------------会议届次第三届第二次股东大会召开时间202X年X月X日9:00-11:30召开地点线下：XX市XX区XX路XX号公司会议室；线上：XX会议平台（会议号XXX）召集人公司董事会主持人董事长张XX出席股东自然人股东12人、法人股东8家，合计持股XX万股，占总股本XX%（其中：控股股东XX集团持股XX万股，占比XX%）列席人员董事5人、监事3人、财务总监李XX、法律顾问王XX（二）会议议程及决议议程序号议案名称提案人审议情况摘要表决结果（同意/反对/弃权）关联股东回避情况----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1202X年度董事会工作报告董事会股东提问：“新业务线的市场投入回报周期？”董事回应：“预计202X年Q3实现盈亏平衡。”同意XX万股（XX%）/反对X万股（X%）/弃权X万股（X%）无2202X年度利润分配预案董事会股东建议：“提高现金分红比例至X%。”董事会说明：“需平衡分红与研发投入，暂维持X%。”同意XX万股（XX%）/反对X万股（X%）/弃权X万股（X%）控股股东回避（三）特殊事项记录异议股东：股东C（持股0.8%）对议案2弃权，理由为“分红政策未充分考虑中小股东利益”。临时动议：股东D提议“增补独立董事候选人”，经主持人询问，因未提前书面提交，本次会议不予审议，将按章程要求在下次会议前征集提案。三、记录规范与实操建议（一）记录质量把控要点1.客观性：避免主观评价，如将“股东激烈反对”改为“股东A对议案提出三项质疑，具体为……”；2.完整性：需覆盖“会议通知→议案审议→表决计票→决议宣读”全流程，遗漏临时动议或答疑环节可能引发股东纠纷；3.准确性：票数统计需与股权登记日的持股数据核对，术语需符合《公司法》（如“股东大会”而非“股东会议”）。（二）常见问题与优化方案问题场景优化建议---------------------------------------------------------------------------------------------------股东意见记录不完整会前培训记录人员，用“谁提出+问题/建议内容+回应主体+回应要点”的结构记录表决统计失误安排两名计票人交叉核对，线上会议需导出平台投票数据作为附件存档不规范建立“年度-届次-议案”三级文件夹，电子记录采用PDF加密存储，纸质版加盖公章四、法律与合规提示根据《公司法》第三十七条，股东大会会议记录需“由出席会议的董事签名”，且“股东大会的会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存”。企业需结合《上市公司股东大会规则》（若适用）及自身章程，细化记录要求，避免因记录瑕